Бухгалтерия на аутсорсинге: как сохранить рычаги контроля

Руководство для руководителей

• Как передать бухгалтерский учет внешней бухгалтерии и не потерять рычаги контроля?

• Как избежать рисков потери документов и ошибок в учете?

• Как построить схему взаимодействия с внешней бухгалтерией?

Передача непрофильных функций на аутсорсинг — серьезная управленческая задача, которая подразумевает инфраструктурные изменения бизнеса, корректировку привычного образа действий управленцев, а иногда даже их менталитета.

В среде управленцев и предпринимателей часто возникают дискуссии о целесообразности передачи на аутсорсинг непрофильных функций. И несмотря на кажущуюся очевидность выбора, аутсорсинг в России принимают не все, особенно если это касается передачи бухгалтерского учета.

Часто это вина поставщиков аутсорсинговых услуг, которые не могут обеспечить качество, необходимое руководителю и/или владельцу бизнеса. Но нужно отметить, что не все заказчики аутсорсинга могут определить критерии контроля и преобразовать их в требования к исполнителю (исполнителем понимается фирма, предоставляющая услуги внешней бухгалтерии).

Настоящая статья содержит рекомендации для руководителей, которые уже приняли решение избавиться от непрофильных для бизнеса функций, передав их внешнему исполнителю. Мы не будем обсуждать целесообразность этого шага, рекламировать аутсорсинг или излагать аргументы против. Мы лишь дадим несколько конкретных рекомендаций тем, кто уже принял (или почти принял) решение в пользу аутсорсинга. В качестве примера мы рассмотрим передачу функций по ведению бухгалтерского учета сторонней организации.

1. Полная или частичная передача учета? Какие участки бухгалтерского учета можно передать сторонней организации? Возможные варианты: заработная плата, учет отдельных операций, сдача отчетности, весь учет полностью. Универсальные советы вряд ли возможны. Все зависит от специфики и масштаба бизнеса. При принятии решения важно помнить об основной цели аутсорсинга: не заниматься непрофильной деятельностью и тем самым избавиться от связанных с этим затрат. Важно, чтобы компания не утратила гибкость и оперативность в связи с нахождением учетных функций на стороне, для этого необходимо выстроить процессы взаимодействия заказчика и исполнителя до подписания договора.

2. Назначаем координаторов. Назначьте должностное лицо, которое будет отвечать за управление процессом предоставления услуг вашей компании. Определите круг лиц из числа ваших сотрудников, которые уполномочены контактировать с исполнителем и запрашивать информацию. Зафиксируйте фамилии этих сотрудников и объем получаемой информации в договоре. Со стороны исполнителя также должен быть назначен координатор, отвечающий за работу с вашей фирмой. Если вам удобнее работать с одним человеком, а не со всеми сотрудниками, причастными к ведению учета вашей организации, требуйте от исполнителя назначения должностного лица, ответственного за все взаимодействия с вашей компанией.

3. Схема работы. Вместе с исполнителем утвердите схему его взаимодействия с координаторами из вашей организации. Пропишите схему бизнес-процесса и утвердите ее как приложение к договору. Приложением к договору необходимо оформить и график документооборота. При плохой организации документооборота существует возможность потери первичных учетных документов. Обеспечить сохранность документов, передаваемых к учету, – ваша задача. Обеспечить сохранность принятых к учету документов – задача исполнителя.

4. Ответственность сторон. За организацию и ведение бухгалтерского учета, за соблюдение при этом законодательства отвечает руководитель предприятия. Поэтому в ваших интересах запросить у исполнителя перечень требований к вам (как к заказчику!) до заключения договора. Все требования исполнителя должны быть понятны и вам, и вашим сотрудникам, вовлеченным в процесс. Например, одним из требований исполнителя может стать «предоставление надлежащим образом оформленных первичных документов». Потребуйте от исполнителя образцы основных первичных документов, оформленных «надлежащим образом», то есть так, как они будут приняты к учету. В ваших интересах потребовать от исполнителя организации семинара для тех сотрудников, которые будут отвечать за предоставление документов к учету. Это позволит избежать непродуктивного расходования времени на возврат неправильно оформленных документов, поиск лиц, ответственных за это, и т. д.

5. Нарушение обязательств. В соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации налогоплательщику – организации, доверившей вести бухгалтерский учет сторонней организации, в случае обнаружения нарушений придется платить штрафы и пени. Поэтому включите в договор пункт о том, что все пени и штрафы, начисленные налоговой инспекцией за несвоевременную подачу налоговых деклараций, неправильное исчисление сумм налогов и проч., компенсируются исполнителем.

Однако помните, что это возможно только в том случае, если причиной ненадлежащего исполнения обязательств не является несвоевременное предоставление вами первичной бухгалтерской документации исполнителю, а также предоставление недостоверной информации для целей налогообложения. Поэтому организовать своевременное предоставление надлежащим образом оформленной документации – ваша задача. Но дело даже не в этом. Вы ведь передаете непрофильные функции для того, чтобы избавиться от ненужных затрат (в том числе и временных). Сама процедура поиска виноватых и взыскания с них займет много времени, поэтому лучше позаботиться о профилактике подобных ситуаций. Документы от вашей организации должны быть не только предоставлены исполнителю в срок, но и оформлены надлежащим образом.

Обсудите с исполнителем и алгоритм действий по фиксации времени предоставления документов, и процедуру проверки документов на возможность принятия их к учету. Ключевой вопрос здесь – кто осуществляет контрольную функцию бухгалтерского учета? Обсудите с исполнителем и выработайте алгоритм взаимодействия в случаях, когда документы не могут быть предоставлены вовремя.

6. Конфиденциальность. Бухгалтерский баланс не может быть отнесен к документам, составляющим коммерческую тайну. Тем не менее опасение утечки конфиденциальной информации, существующее у некоторых руководителей и собственников бизнеса, не преувеличено. Помните, вы имеете право защитить от разглашения ту или иную информацию, которая будет доступна бухгалтерии исполнителя. Для этого подпишите с подрядчиком соглашение о конфиденциальности и включите в него важные для вас моменты. До подписания соглашения о конфиденциальности потребуйте от исполнителя предоставления полной и исчерпывающей информации о том, как будет организовано хранение документов на бумажных и электронных носителях, кто будет отвечать за профилактику утечки информации.

7. Ревизия состояния учета до передачи. Исполнитель может потребовать обязательного проведения экспресс-аудита состояния учета до приема-передачи учетных функций. Сделать это нужно обязательно, несмотря на дополнительные расходы. В ходе экспресс-аудита выявляются упущения в организации и ведении бухгалтерского и налогового учета в предшествующие периоды, при необходимости восстанавливается учет, устраняются недостатки. Если принять учет без предварительной проверки, то не исключены потери в результате несвоевременного выявления ошибок, уплаты штрафов по решениям налоговых органов и др. Помните, вы управляете процессом ведения бухгалтерского учета сторонней организацией. Поэтому вы заинтересованы, чтобы качество ведения было обеспечено надлежащим образом.

8. Коммуникации. Обсудите с исполнителем, как и в какие сроки вы будете встречаться для обмена информацией, анализа затруднительных и спорных ситуаций, которые могут привести к сбоям в работе, улучшения схемы взаимодействия. В первое время после передачи учета это будет вам особенно полезно.

Итак, помните: за организацию ведения бухгалтерского учета отвечает руководитель организации, который не может передать на аутсорсинг свою ответственность. Аутсорсинг — это всего лишь способ выполнения учетных функций. Только управляя процессом ведения учета сторонней организацией, можно получить реальную выгоду от аутсорсинга.