Как подготовиться к «внезапной» налоговой проверке

Перед налоговым инспектором стоит задача собрать доказательства того, что вами нарушается закон. Однако ещё ничего не доказано. Вам нужно пройти через эту проверку потеряв по минимуму. Следует быть осмотрительным и внимательным, не выдавать ничего лишнего, выяснить какие доказательства были собраны и каким способом. Это поможет в дальнейшем при судебном разбирательстве.

Налоговая инспекция не обязана предупреждать о проверке. На деле всё же предупреждают по телефону и вручают директору в ИФНС решение о проверке. Иногда просто пишут в личном кабинете налогоплательщика. Однако бывает, что инспектор приходит неожиданно, показывает своё удостоверение, вручает решение. Также он должен вручить требование на предъявление документов, которое нужно исполнить не позднее 10 дней. Если документов нужно очень много, то можно написать начальнику налоговой письмо с просьбой продлить этот срок, обосновав причину. Руководитель ИФНС может разрешить, но не обязан этого делать. В любом случае, есть минимум 10 дней, в течение которых нужно подготовиться к проверке.

Даже если в инспекции одного из контрагентов признают «однодневкой», то можно доказать, что сделка с ним была реальной. Вместе с ответственными сотрудниками нужно продумать и выучить всю легенду до деталей: как его нашли, как делали доставку товара, как отгружали на склад. Стоит соблюдать здравый смысл самой сделки, совпадение дат и реальность сроков поставки. Имеет смысл хранить документы и переписку с контрагентами, в том числе электронную. Для проверяющих стоит подготовить только фрагменты и сканы, чтобы не давать им лишнюю информацию. Убедительные доказательства могут повлиять, даже если у контрагента найдут признаки «однодневки».

Важно сообщить о проведении проверки у Вас своим контрагентам, особенно постоянным и подозрительным. Стоит узнать, были ли любые проверки у них. Может, были допросы. Узнавали ли насчёт вашей компании. Получив эту информацию, её нужно учесть в легенде. К ним тоже могут прийти. Постарайтесь, чтобы полностью совпадали по всем параметрам документы у Вас и контрагентов. Если есть факсовые копии, их лучше заменить подлинниками. Нужно подготовить также для инспектора подробную информацию о размещении объектов компании, чтобы он мог их легко найти. И обеспечьте, чтобы там не было непонятных имущества, документов и людей не в курсе дела.

Налоговая проверка всегда тормозит работу предприятия. Поэтому стоит взвесить, где лучше её проводить: в вашем офисе или на рабочем месте инспектора в налоговой. В инспекции однозначно лучше, потому что не будет момента внезапности и появиться время на подготовку документов, ответов на вопросы. Можно общаться сугубо на бумаге: инспектор присылает требование, вы отправляете ответ с приложенными документами. Спешить с этим делом тоже не нужно, ведь у проверки есть чёткий срок проведения. Если она выездная, то можно попросить начальника налоговой перенести её к ним в инспекцию, потому что у Вас мало возможностей её проводить. Как аргумент можно устроить ремонт в вашем офисе, или объявить карантин по болезни работников. Неплохим вариантом также может быть теснота, когда все находятся в одной комнате. Инспектор на месте увидит, что неудобно у Вас проверять и попросит своё начальство провести работу у себя на рабочем месте. Однако если это не удастся, то придётся принимать его у себя.

Офис нужно тщательно подготовить: убрать все вещи, принадлежащие другим предприятиям, даже если они уже ликвидированы. Не стоит давать инспектору повода для лишних мыслей и вопросов. Хотя компьютеры изымают в очень редких случаях, но в таком случае есть риск потерять важную информацию. Лучше сразу сделать резервное копирование ценных данных. Нужно хорошо почистить от ненужного компьютер для работы налоговика. Имеет смысл подчистить и компьютеры сотрудников от сомнительных электронных писем, лишних баз данных. Никогда не стоит усаживать инспектора за личный компьютер и позволять ему там копаться.

Рабочее место лучше обустроить в отдельной комнате или переговорной, чтобы никто не испортил ему настроение случайно. Нужно проявлять в меру внимания: предлагать напитки и закуску. Возможно, кого-то отправлять с ним на обед и подвозить вечером домой. Положительно настроенный инспектор намного лучше негативного. Может статься, что когда его уволят, он сможет стать у вас штатным налоговым консультантом.

Важно назначить от вас ответственного сотрудника, который будет постоянно контактировать с инспектором. Он должен понимать, как проводится проверка, а также разбираться в вашем бизнесе. Именно этот сотрудник будет предоставлять документы в ответ на требования, отвечать на задаваемые вопросы. Также он должен контролировать все дополнительные действия инспектора. Абсолютно необходимо предупредить всех своих сотрудников о том, как реагировать на контакты с налоговиком. Например, если он будет обращаться к ним, то отсылать его к ответственному сотруднику и ничего не отвечать без согласования. Если инспектор обратиться к кому-либо из сотрудников устно или письменно, то сразу же уведомлять об этом координатора на фирме. Очень важно поддерживать с представителем налоговой сугубо деловой тон общения. Не стоит с ним воевать, но и вести душевные беседы в курилке тоже нельзя. Ненадёжных работников на время проверки можно направить на удалённую работу.

Полезно будет на время проверки или в штате иметь консультанта по налогам или юриста. Часто такую помощь оказывают специализированные консалтинговые компании. Лучше всего о такой помощи побеспокоиться заранее, чтобы к моменту проверки был на подхвате свой человек, проконсультирующий по любому проблемному вопросу. Обязательно изучите налоговый кодекс, особенно в части прав и обязанностей налогового инспектора. Это может помочь, если он нарушит какие-то правила, то в жалобе можно будет требовать признать его проверку недействительной. Также стоит привлечь аудиторов на предмет изысканий, были ли у вашей компании за последние три года налоговые переплаты. Если есть нужно настаивать на их включение в расчёт. Таким образом, проверка может закончиться не недоимкой, а возвратом переплаты из бюджета.

Самая опасная из налоговых проверок – именно выездная. Она всегда приносит результаты, используя современные методы мониторинга и отбора. Но если к ней хорошо подготовиться, то всё может быть не так страшно. Главное разобраться и правильно использовать все имеющиеся возможности в защите своих прав. Частенько инспектора делают достаточно ошибок, главное их замечать и использовать в свою пользу. Статистика говорит, что больше половины судебных споров по проверкам выигрывает налоговая. Но ведь меньше половины выигрывают налогоплательщики, а значит это вполне реально.