Нет ничего дороже дешевого бухгалтера, или как избежать проблем с налоговой

Одно дело, когда налоговый инспектор слишком суров и всякий факт толкует как злоумышленное уклонение от уплаты налогов - как защищаться от подобных «наездов», уже много сказано и пересказано. Однако существуют слабые места внутри компании, которые также могут заметно подорвать финансовое положение вашего бизнеса.

Работа над ошибками

Неприятно работать с бухгалтером, который постоянно твердит «нельзя» - то ему сделка не нравится, то подарки клиентам проводить отказывается... Куда лучше было бы видеть полное и безоговорочное согласие, когда любое пожелание исполняется, даже по уже завершенным операциям: бухгалтер просто переписывает документы, еще раз переписывает документы, и еще, и еще... Поставщики тоже по нескольку раз переделывают прошлогодний договор, накладные и счета-фактуры, путаясь в собственных банковских счетах, ответственных лицах и прочих деталях, если у них с того времени произошли какие-то изменения в этой части.

Или же часть имеющихся документов помечается стикерами, карандашными надписями, галочками, передается в юротдел и т.п. На этой стадии все замирает до неизвестного часа - когда юрист свяжется с аудиторами, когда приедет представитель контрагента, или когда рак свистнет.

По причине такого «соглашательства» любая проверка становится экстремальной: свести все воедино и разгрести завалы в считанные дни весьма затруднительно.

Чтобы этого не случилось, необходимо все «работы над ошибками» проводить безотлагательно, с установлением жестких сроков выполнения задачи и назначением ответственных лиц. За просрочку устанавливаются санкции. Важно контролировать объем бухгалтерской работы на одного сотрудника и своевременно перераспределять обязанности во избежание слишком высоких нагрузок. Внезапная проверка «боевой» готовности документов - отличная профилактическая процедура, закаливает дух и укрепляет документооборот. Но лучше все-таки предупреждать возможные налоговые проблемы, чем потом пытаться их решить «задним числом»: все предстоящие сделки целесообразно проанализировать, найти оптимальный вариант и согласовать налоговые аспекты заранее. Такое налоговое планирование можно проводить теперь не только с аудиторами и консультантами, но и с госорганами - направляя официальный запрос о правомерности предполагаемых расчетов с бюджетом. А любые забытые пометки непосредственно в документах полезны только налоговым инспекторам.

Ошибки бухгалтера, которые дорого обходятся

Для небольшой компании как правило не нужен супер-профессионал, вполне подойдет человек с дипломом и опытом работы. К сожалению, руководителю достаточно сложно определить уровень компетентности бухгалтера или финансиста, если только сам он не является аттестованным аудитором. Чаще всего это приводит к тому, что отбор кадров происходит по принципу «не переплати!»

При таком подходе есть риск нанять человека с купленным дипломом. Или диплом будет настоящий, да специалист никакой. Купил курсовой, купил экзамен - вот и готов магистр. Наличие опыта тоже не всегда гарантирует от промашки: за иных главбухов годами пишут отчеты нижестоящие сотрудники или вообще неизвестные работодателю «приходящие» личности. Любая некомпетентность финансового работника может привести к серьезным проблемам.

Не жалейте времени на тщательную проверку претендентов на вакансию - собеседование должно включать обязательное тестирование, набор сотрудников проводиться с помощью рекрутинговых агентств. Кроме того, неоценимо значение периодической аттестации работника (соответствия квалификации и занимаемой должности). В части мотивации сотрудников необходимо уделять внимание поддержанию лояльности сотрудников по отношению к компании. Не стоит недооценивать также режим конфиденциальности в компании (каждый знает только то, что ему положено знать в рамках служебных обязанностей) и специальные тренинги по подготовке ответственных лиц к ответам на «неудобные» вопросы. В некоторых случаях стоит подумать об обучении и повышении квалификации сотрудников.

Опасные взносы

Иногда каким-то необъяснимым образом уволенные сотрудники продолжают ежемесячно получать аванс, после продолжительной болезни ценных работников давно оплаченные больничные листки оказываются поддельными... Если налоговая поймает вас на этом, на нерадивого бухгалтера могут наложить административный штраф в 2000 — 3000 руб. по ст. 15.11 КоАП РФ, но владельцу бизнеса гораздо важнее грозящие в таком случае доначисления по страховым взносам во все внебюджетные фонды, иногда еще и влекущие непременный перерасчет налогов.

Не допустить таких грубых ошибок помогают чисто технические меры - например, действующий список работников для ведомости на перечисление аванса формируется отделом кадров в строгом соответствии с текущим кадровым учетом, а бухгалтер имеет ограниченный доступ к нему, только проставляя суммы каждому сотруднику. Периодические сверки списочного состава с зарплатными ведомостями тоже существенно снижают этот риск.

Мнимые больные нередко словно «заражаются» друг от друга - их листки выписывает один и тот же врач, хотя и в разное время. Особый контроль больничных имеет смысл в период отпусков и вблизи праздничных дат, у обучающихся без отрыва от производства - в период сдачи экзаменов.

Предупредить возникновение подобных рисков позволяют закрепленные в локальных актах бонусы в виде отгулов или дополнительных дней отпуска, тщательное составление графика отпусков, разработка принципов его текущей коррекции. В некоторых случаях эффективным может оказаться перевод сотрудника на свободный или плавающий график работы, на надомную работу.

С особо злостных мошенников можно взыскать неосновательное обогащение, либо воздействовать дисциплинарно, вплоть до увольнения по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ - «за невыход на работу без уважительных причин».

Бумагофобия

Для небольших компаний характерно стремление не плодить «лишних» бумаг, что в общем-то совсем неплохо. Однако иногда это стремление приводит к ослаблению контроля.

В практике был такой показательный случай: предприниматель долгое время умудрялся вести учет выручки и остатка товаров в нескольких магазинах в обычной тетради. При этом в одной из торговых точек периодически обнаруживались недостачи, причем несколько раз - налоговыми инспекторами, проверявшими кассовый аппарат, за что исправно начислялись штрафы.

Происходило это в смены разных продавцов, по накладным на поступление нового товара и по чекам вроде бы все сходилось, кроме двух-трех случаев пропажи товара (думали, кражи покупателей). На самом же деле, виновником этих разниц был продавец, присвоивший приличную часть выручки и товара. Чтобы отвести подозрения, он подделывал сведения об остатках товара, а товарные отчеты предприниматель не ввел в свой документооборот - вот разница и оставалась где-то за рамками имевшихся документов.

Судебная бухгалтерская экспертиза по имевшимся учетным данным за три года скрупулезно подсчитала, что было украдено несколько миллионов рублей!

Профилактика и здесь будет эффективнее запоздалого возмездия, на самых первых этапах становления компании необходимо проработать четкую и показательную систему документооборота, а регулярные планы и отчеты сотрудников, соблюдение предписанного порядка бухучета заметно повышает устойчивость к потерям не только в части налогов. Ежегодные аудиторские проверки или постоянное бухгалтерское обслуживание для многих малых бизнесов оказываются слишком дорогими, курс специального обучения руководителя обойдется дешевле.

Предъявите счет

Бывают ошибки у бухгалтеров, нечаянные или специально созданные, и точно также бывают ошибки у налоговых инспекторов. Ошибку в учете компании можно выявить при помощи аудита, но он не поможет выявить расхождения с теми данными, которые учла на лицевом счете компании налоговая инспекция. Декларации и платежные поручения проходят одни и те же, но они по-разному обрабатываются, что и приводит к разницам в расчетах. На любую недоимку автоматически начисляются пени, чтобы их погасить, нужно указать специальный код в платежном поручении. А что происходит в учете налоговой инспекции, если где-то потеряется и не дойдет декларация, отправленная почтой - астрономические переплаты! И если налогоплательщик не проявит своевременного интереса, то может столкнуться с разного рода неожиданностями, чаще все-таки неприятными.

Обязательные сверки с налоговыми органами по всем налоговым статьям компании дают отличный эффект, особенно если они проводятся регулярно, в идеале - ежеквартально. В одной из компаний, где руководство стремилось привить это правило, была введена специальная премия бухгалтеру, если тот в течение определенного срока после сдачи отчетности предъявит руководству акт сверки с налоговой инспекцией без недоимок (конечно же, варианты с просрочкой платежей не по вине бухгалтера исключались). С развитием прогресса получить справку с лицевого счета можно в считанные секунды по каналам телекоммуникационной связи, добиться необходимых исправлений будет сложнее и дольше. Однако вовремя выявленные отклонения исправляются проще застарелых.