Как грубо: секрет умного вмешательства

В лучшие времена конференц-связь сопровождалась различными препятствиями, начиная от парня, у которого слышно шум в туалете, и заканчивая опоздавшими, которые присоединяются в середине разговора и задают вопросы, на которые уже ответили. Еще есть люди, которые покинули беседу, что сопровождается неприятным пищащим  звуком.

Но, пожалуй, самая сложная часть любой конференции – вставить свою реплику. Здесь нет ни языка тела, чтобы проявить свое желание высказаться, ни визуального контакта. В условиях большого количества говорящих прерывание реплик становится нормой. Итак, как вы можете вставить слово, не будучи грубым?

Имейте свое слово

Сильвен Барретт, канадец французского происхождения, который работает в сфере управления активами во Франкфурте, адаптирует свою культуру и говорит, что нет никакого пути кроме прерывания реплик. "Вы просто должны это сделать".

Тем не менее, на протяжении многих лет он развивал свои собственные методы. Например, Барретт считает, что легче прервать французов, чем немцев, потому что у французов " присутствует определенный уровень хаоса в любом случае", - говорит он.

"У французов все говорят одновременно. Для нас почти нормально перебивать друг друга. Что касается немцев, то вы должны ждать глагола в конце предложения. Это очень невежливо прерывать немцев, особенно при разговоре на немецком языке, - говорит Барретт. - В конце концов, важно быть вежливым."

Во-первых, убедитесь, что у вас есть веские основания для прерывания, говорит Ричи Фримен, который ведет блоги под именем Modern Manners Guy и является автором REPLY ALL... And Other Ways to Tank Your Career. "Причиной может быть необходимость подтолкнуть людей к принятию решения, подведение итогов или смещение определенных тем для обсуждения в рамках будущих вызовов, - говорит он. - Далее прозондируйте почву, чтобы найти правильный способ прерывания реплик людей из разных культур и разных уровней иерархии. Послушайте сначала как люди из другой культуры делают это. Или спросите совета у людей с конкретным культурным опытом".

Не будьте застенчивыми

"После того, как вы прервали разговор, у вас есть сцена, - говорит он, - так что не разочаруйте".

Вы убеждаете всех, что вы пришли с чем-то существенным, а не просто говорите: "Да, я согласен с Дейвом". "Если прерывание является конструктивным, то оно будет лучше воспринято", - говорит Фримен.

Быть конструктивным не так просто. Вы можете лишь подкатывать глаза на другом конце линии, когда кто-то думает вслух, повторяет одно и тоже или рассказывает всем остальным о своей общей позиции.

"Я ненавижу, когда кто-то говорит: "Давайте сворачиваться"... Это уменьшает авторитет этого человека", - говорит Фримен. Если вы подразумеваете, что вклад не был ценным, то это в конечном итоге выглядит плохо.

Чтобы избежать подобной ситуации прерывайте мягко, поблагодарив оратора и игнорируя тот факт, что был достигнут лишь незначительный прогресс. Затем Фримен быстро повернет разговор так, что бедняга не будет иметь шанса возобновить все сначала. Он скажет: "Это действительно хороший момент, и то над чем мы могли бы подумать в следующий раз, поскольку у нас слишком мало времени."

Будьте ясными и краткими

Катарина Барта, эксперт по дизайнерским инновациям в программе Space Creator в BASF в Людвигсхафене, возглавляла часть глобального проекта в прошлом году, который имеет шесть базовых точек по всему миру. Она говорит, что она провела большую часть своего времени в процессе глобальной конференции, некоторые начинались в 6:00 или в 20:00.

"Прерывание является неотъемлемой частью телефонных конференций, - говорит она, - и оно облегчает работу, потому что команде потребовалось бы много времени, чтобы определить четкие роли и обязанности". Когда вызовы носили ознакомительный характер, Барта использовала подход более открытой связи. Но, по мере приближения сроков выполнения проекта, она была в большей степени готова прерывать.

Часто она прервала реплику, когда чувствовала, что услышала достаточно аргументов за или против какого-то момента по которому необходимо принять решение. Это было время для того, чтобы убрать болтовню и поставить вопрос на голосование. "Иногда вам действительно нужно прерывать. Это единственный способ возвращения к повестке дня", - говорит Барта.

По телефону было более трудно прерывать выступление, так как она не могла поднять руку или наклониться вперед. "Техническая задержка на телефонной линии все усложнила. В большой группе есть только один голос говорящего, а другие приглушены. Как правило, приходится ждать реального перерыва в выступлении. В телефонном режиме вы должны быть немного настойчивее, чем при личных встречах".

Попробуйте отказ от ответственности

Иногда самое лучшее время, чтобы быть напористым это тот момент, когда все говорят или когда все смеются или когда воцарилось молчание, говорит Фримен. "Вы не можете быть обвинены в попытке что-то сказать, когда есть тишина."

И помните, что не каждый перерыв должен быть в одном и том же стиле. Вы можете сказать: "Извините, но". Но если говорить это часто, то это утомляет. Если вы не уверены в себе, то поищите другие фразы. Некоторые люди прокашливаются, а вы говорите скажем, да, да, да, и переходите к дальнейшему обсуждению.

Если вы чувствуете, что люди, возможно, устали от ваших перерывов, то вы всегда можете попытаться смягчить удар в начале вызова, дружелюбно предупреждая, что вы собираетесь прервать, если люди от темы.

Или сделайте это как Барта: "Я делаю заявление об отказе от обсуждения ситуации. Если я чувствую, что мы можем обсудить это позже, то я прерываю выступающего и говорю: "Может мы обсудим это в следующий раз?" Отказ от ответственности помогает людям понять какое поведение приветствуется и что менее подходит для данной ситуации".

Она добавляет: "С переносом обсуждения люди чувствуют себя более защищенными о разговоре".