Иерархическая струтура работ - важный инструмент коммуникации участников проекта

Иерархическая структура работ – инструмент для разбиения всего проекта на более управляемые элементы путем декомпозиции результатов проекта на составляющие либо временные результаты поставки. ИСР отображается в виде иерархической диаграммы, где на первом уровне находится один элемент, это обычно название проекта, а нижние уровни представляют собой все необходимые компоненты либо работы, которые нужны для получения результатов проекта.

Второй уровень ИСР может быть разбит либо на крупные составные компоненты и работы проекта, имеющие продукто-ориентированную природу (например, в проектах внедрения ERP-систем второй уровень можно разбить на модули системы – планирование, производство, складской учет и пр.), либо на фазы жизненного цикла проекта (анализ, дизайн, разработка, интеграция, установка, сопровождение). Также не исключен вариант совмещения продукто-ориентированного подхода и жизненного цикла.

Важно понимать, что в ИСР должны входить абсолютно все результаты и работы проекта, даже те, которые будут выполняться сторонними организациями (подрядчиками). Также, где это актуально, должны быть включены административные работы (поддержание офиса, закупка канцтоваров, обслуживание техники и пр.).

На практике, в зависимости от размера проекта, может быть разработано и больше уровней. При этом не следует переусердствовать с детализацией, так как излишне детализированная ИСР приведет к непродуктивному увеличению усилий руководителя проекта по контролю за всеми элементами. Количество уровней в каждой ветке ИСР может быть различным, таким образом абсолютно не обязательно достигать одинакового уровня детализации для каждой ветки диаграммы.

За каждым элементом ИСР должно быть закреплено одно ответственное лицо, которое отвечает за достижение результата, определенного по этому элементу.

При разработке ИСР важно соблюсти 2 основных принципа построения ИСР:

Правило 100%. Оно говорит о том, что в ИСР должны быть включены все результаты, продукты и работы, которые должны быть выполнены по проекту, вне зависимости от того это внешние, внутренние результаты или переданные для выполнения 3-м лицам. Данное правило также применяется ко всем нижестоящим компонентам.

Взаимоисключаемость элементов. Данный принцип говорит о том, что в ИСР не может быть 2 элементов с одинаковым содержанием. Т.е. не может быть 2-х одинаковых элементов в разных ветках ИСР. Если это допустить, вас ожидает дублирование работы и непонимание командой проекта своих работ.

Для того чтобы вовремя остановиться в декомпозиции ИСР и не допустить излишней детализации, можно воспользоваться следующими эмпирическими правилами при определении самых нижних элементов ИСР:

Трудозатраты должны составлять не менее 8 часов и не более 80 часов;

Длительность должна быть не более 1 отчетного периода по проекту. Например, вы готовите отчет о прогрессе выполнения проекта для спонсора и клиента 1 раз в 2 недели. В данной ситуации длительность разработки минимального элемента ИСР должна быть не более 2-х недель. В этом случае даже лучше, чтобы длительность была не более 1 недели. Такой подход позволяет выдавать в каждом следующем отчете обновленный статус по выполненным частям проекта, а не показывать все время те же самые элементы “in progress”.

Правило здравого смысла. Нет смысла декомпозировать производство велосипедного колеса на обод и 36 спиц.

Пакеты работ

Самый минимальный элемент ИСР называется пакет работ. Пакет работ должен обладать следующими характеристиками:

Может быть реалистично оценен;

Производит измеримый результат;

Может быть выполнен без прерывания (получения дополнительной информации для дальнейшего выполнения);

Может быть передан подрядчику для выполнения;

В дальнейшем пакет работ разбивается на операции, которые необходимо выполнить для получения результата, определенного в пакете работ, но это тема для другой статьи, посвященной разработке расписания проекта, так как операции не являются элементами ИСР.

Словарь ИСР

Для того чтобы команда проекта, а также остальные заинтересованные стороны однозначно понимали, что значит каждый элемент ИСР используется так называемый словарь ИСР. Словарь ИСР составляется параллельно с разработкой ИСР и представляет собой мини-инструкцию по каждому элементу. В словаре указывается: номер элемента ИСР в структуре работ, его название, длительность, затраты, допущения, стоимость, предшественник и последователь элемента, результаты, ответственный и пр. Самое важное то, что словарь ИСР позволяет руководителю проекта определить рамки для исполнителей, чтобы не допустить появления дополнительных работ, либо наоборот недовыполнения работ.

Ниже представлен пример словаря ИСР.

Зачем нужна ИСР?

ИСР имеет большое значение в проекте и является одним из важных факторов успешного достижения проектом своих целей. Чем больше масштаб проекта, тем в большей степени влияет корректно разработанная ИСР на достижение его целей.

Полное структурированное содержания проекта.

В качественно разработанной и хорошо структурированной ИСР с большей вероятностью будут учтены все результаты и работы, которые необходимо получить в рамках проекта. Это позволит в дальнейшем значительно уменьшить появление дополнительных работ и изменение содержания проекта. Известно, что сроки проекта увеличиваются не больше от того, что неверно проведена оценка работ, а от того, что нужные работы просто не были изначально включены в план работ и начинают “всплывать” в ходе выполнения проекта.

Основа для планирования проекта.

После того как собраны требования к проекту и его продукту, данную информацию необходимо обработать, систематизировать и сгруппировать в результаты проекта, получение которых в конце проекта поможет нам удовлетворить собранные требования.

Результаты проекта, которые сначала определяются в описании содержания проекта, представляют собой те элементы, на которые можно разбить проект на верхнем уровне. На основании эти элементов верхнего уровня, а также собранных требований, происходит разработка ИСР до необходимой степени детализации. Фактически, путем разработки ИСР мы достигаем детального понимания того, как мы сможем получить результаты проекта.

Далее ИСР выступает базисом для дальнейшего планирование операций, ресурсов, бюджета, рисков, расписания проекта, качества и пр. Не имея качественно разработанной ИСР, дальнейшее планирование проекта может быть непродуктивным и принесет много «сюрпризов» в виде незапланированных работ в процессе выполнения.

Графическое отображение структуры работ и результатов.

Для того, чтобы понять насколько большую эффективность приносит графическое отображение ИСР по сравнению со списком (например, списком задач) давайте рассмотрим какими могут быть недостатки списка по сравнению с диаграммой. Ниже приведены эти два варианта отображения:

Недостатки списка:

В списке могут быть перечислены не все результаты или промежуточные продукты проекта. Напротив, в графическом отображении ИСР с большой вероятностью будут включены все продукты, результаты, работы, так как диаграмма изначально настраивает на структурное мышление.

Список не побуждает к творческому мышлению. Присутствие любых графиков, схем, диаграмм в коллективном обсуждении всегда имеет значительно больший эффект нежели списки, ряды цифр и просто текст на слайде презентации. Такие элементы вызывают интерес и побуждают к творческому процессу, заставляют человека креативно мыслить. В этом случае разработка куда более сложных ИСР (разработка программного обеспечения, внедрение ERP, разработка нового продукта и пр.) происходит легко, плодотворно и полноценно, так как при таком подходе вероятность упустить какую-либо работу, либо нужный компонент результата – минимальна.

В списке не видна связь между элементами списка. Напротив в графическом отображении ИСР можно увидеть полную иерархию проекта и понять связь между различными результатами и продуктами проекта.

Список составляется одним человеком и не подходит для коллективной работы команды проекта.

При помощи списка практически невозможно добиться понимания от команды всего проекта и того, чтобы каждый член команды ощущал себя важной частью проекта.

Мотивация и вовлеченность команды.

В процессе разработки ИСР, в котором принимают участие члены команды проекта, происходит осознание каждым участником проекта значимости своей работы и понимание проекта в целом. Фактически люди видят себя как часть целого, что значительно повышает эффективность их работы и мотивацию. Делая непосредственный вклад в описание содержания проекта и принимая участие в разработке ИСР, члены команды будут чувствовать себя вовлеченными и ответственными за что, что должно быть сделано. Никто не сможет сказать: “А я не планировал этого, вы все это сами разработали вы и делайте…”

Инструмент коммуникации.

ИСР наглядно представляет то, каким образом будет выполняться проект и расшифровывает для заказчика, спонсора, менеджмента и прочих заинтересованных сторон «черный ящик» проекта. Таки образом, эти участники проекта будут понимать, что происходит в проекте и доверять руководителю проекта и его команде. Доверие дает мощный стимул проекту и устраняет большое количество барьеров.

Эффективный инструмент контроля и мониторинга.

Чем больше детализирован проект (результаты и работы), тем легче им управлять и контролировать проект в целом. ИСР может быть использована в качестве инструмента отчетности перед заказчиком, спонсором, менеджментом и другими участниками проекта. Это позволит видеть какие части проекта уже завершены, какие еще не начаты, а какие находятся в процессе выполнения.

Четкие назначения работ и ответственности.

За каждый элемент ИСР должен нести ответственность один человек. Это дает четкое распределение ролей и ответственности за результаты и работы проекта. Особенно в этом помогает словарь ИСР.

Обоснование стоимости и ресурсов.

При помощи ИСР вы сможете ДОКАЗАТЬ и наглядно продемонстрировать спонсору, заказчику и менеджменту необходимость в деньгах и ресурсах для проекта. Демонстрация ИСР этим участникам проекта снимет большое количество вопросов, связанных с обоснованием стоимости проекта и того количества ресурсов, которое вы требуете для проекта.

И наконец, Совместная разработка ИСР может быть очень веселым занятием и является одним из инструментов построения команды.

Программные средства для создания ИСР.

Разработка сложных ИСР требует быстрое добавления новых элементов и последующей их корректировки. В добавок к этому нужно обеспечить интерактивную работу с командой проекта в процессе создания диаграммы.

После того как составлена ИСР, ее элементы необходимо перенести в программу для составления расписания проекта.

Для составления ИСР могут быть использованы различные программные продукты, начиная от Excel и заканчивая всевозможными графическими редакторами. Но на мой взгляд, здесь важно обеспечить скорость добавления новых элементов с автоматическим их выравниванием, а также поддержание связи между элементами ИСР и расписанием проекта.

На сегодня существуют программные продукты, которые в себе уже содержат и инструменты для создания ИСР и инструменты для составления расписания проекта. В этом случае связь между ИСР и расписание проекта – очевидна. Но такая возможность существует в дорогих комплексных системах для управления проектами.

Заключение.

Использование ИСР в любом проекте неоспоримо является одним из важных факторов, которые влияют на успех проекта. Этот инструмент является обязательным шагом в планировании проекта и позволяет разложить проект, что называется “по полочкам”. Корректно разработанная ИСР может значительно уменьшить риск неожиданного появления в середине проекта дополнительных работ, которые были упущены при планировании проекта, а также повысит мотивацию команды и доверие заказчика и спонсора.