Хищения на складе и борьба с ним

Возможность украсть создает вора.

(Фрэнсис Бэкон)

Хищения и кражи, к сожалению, постоянные спутники любого склада. Это общая головная боль и управляющего складом, и руководства службы безопасности, и специалистов по подбору кадров, и бухгалтеров, отвечающих за учет. Известно много попыток раз и навсегда покончить с воровством на складах с применением самых разных методов и способов, но, к сожалению, ни один из них не дает стопроцентного результата. Даже если обнести весь склад высоким забором с колючей проволокой и обеспечить полный досмотр персонала. Ведь основная проблема, которая не позволяет раз и навсегда покончить с воровством и хищениями, заключается в том, что в 95% случаев преступником, совершающим кражу, является работник фирмы в процессе своей трудовой деятельности. И лишь малые 5% хищений остаются на долю тех, кто проникает в склад, когда там никого нет. То есть воруют в основном «изнутри».

Убытки, которые при этом несет компания, могут варьироваться в довольно большом диапазоне. Ведь объектом кражи может быть как бутылка воды, стоимостью 20 рублей, так и дорогостоящие медицинские препараты или же сложная вычислительная техника, бытовая аппаратура и техника стоимостью несколько тысяч долларов.

В данной статье описаны основные типичные схемы воровства на складах, а также способы контроля за товарно-материальными ценностями с целью снижения случаев краж. Именно снижения, ведь полностью искоренить воровство практически невозможно (разве что оставить на складах одних только роботов, которыми будет управлять сам хозяин бизнеса) и каждый раз преступники будут выдумывать все новые и новые способы обойти систему безопасности. Однако задача каждого управляющего складом видеть проблему и быть на шаг впереди.

Почему и зачем воруют?

О причинах воровства можно рассказывать бесконечно. Перед написанием статьи данный вопрос был детально изучен на многочисленных ресурсах Интернета. И вот что было выявлено в глобальной паутине благодаря обмену опытом, психологическому анализу экспертов, а также показанию самих преступников – воруют потому что:

*маленькая зарплата, не доплачивают;

*не хватает на жизнь;

*хочется повысить свой социальный уровень;

*привычка;

*зависимость от алкоголя, наркотиков или азартных игр;

*есть обида на руководителя/отдел /фирму;

*человек психологически неуравновешен;

*недостаточно развиты нравственные представления и воля.

И это лишь малая часть всех причин. Но в итоге все это сводится к следующему образу мыслей – почему бы и не украсть, если

А – есть возможность,

Б – никто не узнает.

Таким образом, уровень краж и хищений значительно уменьшается, если снизить саму возможность воровства за счет четко прописанных и, что самое главное, четко исполняемых технологий работы склада с материальными ценностями, а также дать понять человеку, что о его преступлении все равно узнают, и он понесет неотвратимое и заслуженное наказание. Многие руководители считают, что не столько важна проблема воровства, сколько система компенсации ущерба компании за утраченные ценности.

В основу логики таких руководителей положен тезис о «самоликвидации» воровства при введении материальной ответственности работников склада за выявленные утраты материальных ценностей, т.е. считается, что в условиях материальной ответственности воровство становится экономически не выгодным. Ведь «сколько пропало со склада, столько и вычтут из зарплаты». Как показывает практика, организаторы хищений на складах – это сильные и волевые личности, зачастую теневые лидеры в коллективе, ворующие без утайки от своих коллег, а те, чтобы не иметь «проблем» малодушно выплачивают из своей зарплаты свою долю материальной ответственности. Воруют единицы, а за похищенное платят все. И пока сумма «дани» за чужие грехи не превышает психологически комфортный для человека уровень – он молчит. А когда превышает- то, как то ни странно, стремится либо компенсировать «вычеты» хищениями, либо меняет работу.

Где и как воруют?

Как говорят следователи, чтобы поймать преступника, надо думать как преступник. Поэтому перед тем как рассматривать системы предупреждения воровства, необходимо проанализировать, каким образом возможна кража со склада.

Преступление можно совершить в одиночку, либо в сговоре с сотрудниками компании. При этом способов кражи в одиночку не так много и все они довольно примитивны. Вор-одиночка – это типичный «несун». Он «берет то, что плохо лежит», выносит товар на себе, если речь идет, например, о складе с одеждой или обувью или «в себе», если «трудится» на складе продовольствия или фармацевтики. Здесь фантазия порой превосходит все ожидания – зачастую такие расхитители используют для маскировки своей деятельности «легальные» товарные излишки. Например, если в компании установлены, нормы «естественной убыли», то «кладовщик-несун» проявит недюжие способности по бережливому хранению товара, а в нужный момент на списание «под естественную убыль» пойдет совершенно кондиционная продукция.

«Несун-одиночка» может подменить товар на выдаче или в зоне упаковки, т.е. искусственно создать «недовложение» или «пересортицу», отводя подозрение на наборщика или контролера. Для выноса товара со склада «несун» использует тайные карманы в одежде. Например, однажды мне довелось увидеть у сотрудника склада-холодильника «дизайнерскую» куртку с пристроченными к спине карманами по всей длине одежды для выноса мороженой рыбы и мяса. Другой расхититель умудрялся сворачивать текстильные изделия в небольшие мячи размером с теннисные и проносил такие заготовки под мышками, смело подвергая себя поверхностному досмотру. В качестве контейнеров для выноса похищенного несуны используют не только тайники в одежде, но и корпуса от мобильных телефонов и коммуникаторов.

Однако все эти способы, как уже было сказано, в своей основе довольно просты и способы их пресечения также не отличаются особой сложностью, а требуют методичности в работе от службы безопасности и менеджеров склада. В отличие от «несунов», хищения, совершенные в сговоре, зачастую имеют довольно сложную организацию и высокотехнологичную систему исполнения.

Наиболее типичными являются следующие преступные цепочки сговора:

*«водитель поставщика – приемщик товара»;

*«приемщик товара – работник зоны хранения»;

*«наборщик – контролер»;

*«экспедитор – водитель доставки».

В более криминализированных случаях цепочки удлиняются и могут пронизывать весь технологический процесс от приема до выдачи товара с участием сотрудников охраны склады. Как же действуют такие «бандформирования» на складе? Наименее рискованным для расхитителей является участок отгрузки товара (для собственных товаропотоков) или выдачи его клиентам (для складов ответственного хранения). Отгрузка/выдача товара клиенту является завершающей в цепочке склада, и риск разоблачения хищения в момент его совершения минимален. Наиболее типичным является совершение крупных хищений по следующей схеме.

Пример 1.

Оператор погрузочной техники получает задание на вывоз товара в зону контроля. По факту в зону контроля вывозится товара больше, чем указано в документе на перемещение. Контролер просчитывает товар и «не замечает» излишка. Экспедитор принимает товар «по правильному счету» и вывозит излишки. В зависимости от технологии работы склада в схему могут быть вовлечены сотрудники отдела охраны, контролирующие загрузку автотранспорта и кладовщик зоны хранения товара. Описанная схема является базовой и варьируется в зависимости от изобретательности и криминального таланта исполнителей.

Например, если в технологии используется контроль перемещений ценностей по штрих-коду (штрих-код одинаковый для товаров одного наименования), то участники преступной группы вместо того, чтобы сканировать каждую коробку (паллету или единицу товара), могут сканировать только единственную товарную единицу нужное количество раз. Кстати, такой способ мошенничества используют недобросовестные кассиры в супермаркетах, сканируя упаковку товара большее количество раз. Покупатель оплачивает лишний товар, а задача расхитителей по «списку кассы» вывезти оплаченный товар со склада магазина.

В том случае, если охрана склада контролирует выдачу товара по количеству, то воры могут использовать замену этикетки штрих-кода (или других атрибутов товара) с более дорого на более дешевый. В этой схеме кладовщик или подборщик заказов производит замену этикетки с дорого товара на более дешевый. «Своему» экспедитору в партии дорого товара вывозится дешевый, охрана пропускает товар по количеству, а клиент склада обращается с претензией поставщику. В итоге, дорогой товар похищен, недостача дешевого товара покрывается «коллективной материальной безответственностью».

На складах, где работа с товаром проводится по бумажной технологии, т.е. все задания на перемещение товара и его набор сотрудники получают в печатном виде внутрискладского документа, возможно изготовление расхитителями поддельных накладных, которые они сами «рисуют» при помощи компьютера, текстового редактора и программы рисования. Товар вывозится по поддельной накладной, происхождение которой потом невозможно объяснить.

Организованные группы расхитителей как и несуны-одиночки часто используют и более примитивные схемы, основанные на сокрытии товара:

*Товар вывозится со склада, в пустой таре, или с отходами.

*Товар прячется в технических помещениях, межкоммуникационных пространствах, а впоследствии, разными способами выносится с территории склада, зачастую уже после списания.

*Блуждающая паллета (или коробка). Товар, который планируют похить тайно переставляют «мимо» учетной системы с надлежащего места хранения на любое другое свободное. В случае , если WMS дает задание на размещение на таком месте нового товара, то оператор погрузочно-разгрузочной техники или кладовщик, участвующие в схеме хищения, снова переставляют укрываемый товар на свободное место. В удобный момент товар вывозится со склада, чаще всего по схеме добавления этого короба к партии товара, «своего» экспедитора.

*Мелкий но ценный товар, укрывается в более крупногабаритном., так называемая «матрешка».

Это далеко не полный список способов совершения кражи со склада, который, увы, может продолжить каждый читатель статьи , имеющий опыт работы на складе. К сожалению, сколько не описывай способов воровства и хищений, вс е равно изобретаются новые. Согласитесь, что гораздо важнее пресечь саму возможность совершения преступления или , как минимум, затруднить действия расхитителей.

Как бороться с воровством?

Самый первый шаг специалиста по подбору кадров и руководителя склада подготовить так называемые «профили кандидата», включающие необходимые требования не только с позиций профессиональных, но личностных качеств. На этапе собеседования важно выявить и отсечь от работы с материальными ценностями кандидатов, для которых мотивация поиска/смены работы – это поиск новых мест для реализации своего криминального таланта. Необходимо тщательно изучать «трудовой» путь каждого кандидата с получением соответствующих рекомендаций с прежних мест работы. Управляющий складом и HR-специалист должны периодически проводить мониторинг психологического климата в коллективе, чувствовать настроение людей, сплачивать коллектив и правильно его мотивировать.

Мотивация сотрудников склада

Прежде всего, у каждого сотрудника склада должно формироваться ясное понимание неотвратимости раскрытия любого хищения. Сотрудник должен пройти через собеседование с представителями службы безопасности компании, которые разъясняют положения действующего законодательства (административного и уголовного) в отношении лиц, совершивших кражу или хищение. Работник должен понимать, что укрывание фактов воровства и хищений делает его соучастником преступления. Работник склада должен чувствовать свою защищенность и без опаски контактировать с руководством склада, представителями службы безопасности и отдала кадров. Необходимо предусмотреть и материальные формы мотивации- такие как премии и ценные подарки за добросовестный труд, внесение предложений, повышающих «кражеуствойчивость» технологий.

Коллективная материальная ответственность, по мнению авторов статьи, не является эффективным мотиватором, по соображениям которые описаны выше. Переходите от «коллективной» ответственности к «индивидуальной». Установите KPI по каждой «менеджерской» должности склада и мотивируйте руководителей по системе показателей отклонений от товарного учета и технологическим ошибкам.

Обязанности службы безопасности

Служба безопасности должна выполнять более широкие функции, чем просто «охрана объекта». Рекомендуем в составе такого подразделения проводить работы по следующим направлениям:

*Анализ и обобщение опыта раскрытия краж и хищений.

*Оценка технологической защищенности процессов склада в отношении воровства на основе анализа применяемых криминальных схем.

*Мониторинг рынков и стихийных барахолок на предмет выявления товаров, находящихся на хранении на складе.

*Взаимодействие с МВД и прокуратурой по вопросам профилактики хищений и противодействию расхитителям.

В качестве «классических» зон ответственности службы безопасности упомянем:

*Входной контроль персонала и посетителей склада, в том числе через КПП склада;

*Проверка помещений склада и сотрудников на предмет сокрытия товара;

*Контроль доступом в помещения склада, включая систему хранения ключей;

*Контроль всех служебных и запасных входов;

*Контроль выноса мусора и отходов;

*Прослеживание мест перехода складской зоны в офисную и т.д.;

*Личный досмотр сотрудников;

*Участие в комиссиях по списанию товара, проведению инвентаризаций.

Успешная и эффективная работа службы безопасности немыслима без современных технических средств контроля и мониторинга.

Технические средства на борьбе с хищениями

Наиболее распространенным техническим средством контроля на складах является система видеонаблюдения в составе камер слежения и датчиков управления камерами, обычно на движение. Основными задачами такой системы является контроль охраняемой зоны склада, выявление несанкционируемых проникновений персонала и/или посторонних лиц в охраняемую зону и, что особенно важно, достоверная идентификация лиц, находящихся в зоне. Как известно большинство складских помещений не обладают достаточной освещенностью, позволяющей однозначно идентифицировать человека по его лицу, да еще часто камеры наблюдения расположены в верхних точках склада, дающими «картинку» под ракурсами, затрудняющими установку сотрудника.

Чтобы облегчить задачу распознавания рекомендуем на спецодежду персонала нашить личные номера из светоотражающей ткани, по аналогии номеров футболистов, которые будут ярков выделяться на мониторе даже при минимальном освещении зоны. В технологию работы склада вноситься положение об обязательном ношении номерной спецодежды на территории склада и идентификации сотрудника по его личному номеру на мониторе видеонаблюдения. Для обеспечения выборочного наблюдения и контроля, например, за особо ценными товарами, возможно установка камер наблюдения с датчиками движения.

При фиксации датчиком движущего объекта вблизи охраняемого груза происходит автоматическое включение камеры и запись происходящего. Камера может быть установлена в скрытом режиме и обеспечивать съемку лица крупным планом. Расхитители активно выявляют камеры слежения, тестируют их чувствительность и зоны контроля различными способами. Жизнь расхитителя затруднит установка камер-муляжей, при условии постоянной ротации активных камер и бутафории. Такие камеры создают ощущение непрерывного контроля и усиливают психологический барьер, препятствующий совершению кражи. При этом, даже если сотрудники знают что больше половины камер – муляжи, то мысль что «именно эта камера» настоящая – вс е равно не будет покидать работника, а, следовательно, страх будет сковывать его намеренья.

Если склад работает не круглосуточно, то на ночное время более рационально устанавливать тандем видеокамеры и датчика движения, дабы не расходовать электроэнергию и ресурсы компьютера. При этом видеокамера будет включаться каждый раз, как только на складе произойдет какое либо движение. Датчиков движения на сегодняшний момент на рынке превеликое множество, инфракрасные, ультразвуковые, микроволновые и т.д. Записи камер наблюдения должны архивироваться и храниться разумное время, обеспечивающее анализ всей цепочки движения товара в случае проводимого расследования. Стремительно удешевление средств хранения данных позволило снять острую проблему длительного хранения видеоархивов.

В качестве дополнительных средств могут применяться контактные датчики, срабатывающие в случае несанкционируемого снятия товара с места хранения, специальные средства маркирующие расхитителя несмываемой краской в случае попытки проникновения внутрь короба или паллеты.

Не будем раскрывать всех секретов использования технических средств, но заметим, что разработку такой системы для склада необходимо доверить соответствующим профессионалам.

Компьютерная безопасность

Широкое распространение электронных систем документооборота совмещенных с WMS-решениями предоставляет преступникам потенциальную возможность скрыть факт хищения за счет внесения не санкционируемых изменений в базы данных и/или электронные документы. В этой связи рекомендуется выносить серверные помещения за пределы зон доступа персонала склада, а если это невозможно обеспечить доступ к серверным только на основе авторизации и полного контроля.

Часто расхитители для внесения корректировок используют чужие пароли авторизации в учетно-складских системах. Необходимо ввести в практику работы склада частую и непрогнозируемую систему смены паролей авторизации, естественно, исключив хранение личных паролей на стикерах, прикрепленных к мониторам и клавиатуре. Еще лучше, если это возможно, обеспечить каждого сотрудника смарт-картой авторизации не только компьютерных транзакций, но и перемещений по охраняемым зонам склада.

Технологии борьбы с воровством

Все вышеописанные способы противодействия и выявления хищений позволяют взять ситуацию под контроль за счет формирования осознания неотвратимости разоблачения и наказания: «украду-поймают-посадят». Однако не менее важно, как говорилось ранее исключить или, по крайне мере, существенно снизить, саму возможность воровства. Речь идет о комплексном подходе в разработке адаптивных бизнес процессов работы склада.

Необходимо соблюдать несколько простых, но эффективных правил:

* Персонал без конкретного задания на работу с товаром не должен находиться в зоне хранения товара.

* Персонал склада удаляется с охраняемой зоны в случае общих перерывов на обед и/или «перекуров».

* Используйте, если возможно, динамическую систему адресного хранения, т.е. не «привязывайте» конкретный товар к постоянному месту хранения – так расхитителям его легко найти и отследить.

* Используйте динамический штрих-код идентификации товара на складе. Это защитит от хищений путем замены этикетки и, так называемой, «ошибки кассира».

* Применяйте, при возможности, контроль весо-габаритных характеристик товара при выдаче и приемке. Хищение по способу «матрешка» - сокрытие товара в более крупной таре и подмена товара становятся затруднительными.

* Предусмотрите статистические методы анализа расхождений в складском учете и случаев претензий ваших клиентов и/или коллег по фактам недовложений и пересортицы в отгрузках. Статистический контроль эффективно позволяет выявить преступные цепочки и определить уровень случайных и намеренных ошибок.

* Введите систему KPI с мотивацией на соблюдение технологий работы склада и точности выполнения операций.

* Разработайте систему контроля соблюдения технологий работы склада, используйте метод «фотографии рабочего дня» для детального планирования деятельности каждого сотрудника.

* Замените ежегодную инвентаризацию непрерывной. Опыт показывает, что в процессе непрерывной инвентаризации склада проверяется несколько раз за год, а время выявления отклонений от учета резко снижается, что позволяет эффективно противодействовать расхитителям.

* Введите правило перемещение некондиционного, неопознанного и/или списанного товара в специальные зоны хранения с контролем доступа.

* Используйте внешних аудиторов для проведения инвентаризации склада.

В заключении, хотелось бы отметить, что защита товара от хищений должна носить системный характер и включать в себя комплексную совместную разработку технологий:

Подбора и управления персоналом минимизирующих риски появления расхитителей.

Приема, хранения, комиссионирования контроля и выдачи товара с возможностью анализа исторической ретроспективы и авторизации каждого действия.

Личной ответственности руководителей по сбалансированным KPI.

Охраны объекта с мониторингом помещений и идентификацией персонала.

Информационных технологий, защищенных от несанкционированного вмешательства.