Процессы управления проектами

Существуют десять групп процессов управления проектом. Первая группа представляет процесс установления стратегии, который узаконивает проект и дает ему направление. Вторая группа охватывает управление взаимосвязями процессов. Остальные восемь групп — это процессы, связанные с проектным заданием, сроками, затратами, ресурсами, кадрами, информационными потоками, риском и материально-техническим снабжением.

1. Процесс выработки стратегии. Этот процесс предусматривает установление направления, согласно которому организуется и ведется реализация других процессов проекта.

При установлении направления проекта следует руководствоваться следующими концепциями, которые существенны для достижения качества в управлении проектом:

высшая цель — удовлетворение заявленных и подразумеваемых потребностей заказчика и других участников;

выполнение проекта как набора запланированных и взаимоувязанных процессов;

сфокусированность на качестве процессов и продукта — необходимое условие соответствия целям проекта;

ответственность руководителей за создание благоприятной среды в отношении качества;

ответственность руководителей за непрерывное улучшение.

Достижение качества в процессе выработки стратегии зависит от гарантии того, что упомянутые концепции учтены во всех процессах.

2. Процессы управления взаимосвязями. Проекты состоят из процессов, и действия в одном из них обычно влияют на другие процессы. Общее управление взаимосвязями процессов проекта лежит на менеджере проекта. К процессам управления взаимосвязями относятся:

учреждение проекта и разработка плана проекта: оценивание требований заказчика и других участников, подготовка плана проекта и инициирование других процессов;

менеджмент взаимодействия: управление взаимодействием на протяжении всего проекта;

менеджмент изменений и конфигурации: предвидение изменений и управление ими в ходе всех процессов;

закрытие проекта: завершение процессов и получение обратной связи.

3. Процессы, связанные с проектным заданием. Проектное задание включает описание продукта проекта, его характеристики и то, как они должны измеряться или оцениваться. Назначение этих процессов:

перевести требования заказчика и других участников на язык работ, которые надо выполнять, чтобы достичь целей проекта, и организовать эти работы;

гарантировать, что при реализации упомянутых работ люди работают в рамках проектного задания;

обеспечить, чтобы работы, выполняемые по проекту, удовлетворяли требованиям, описанным в проектном задании.

С проектным заданием связаны следующие процессы:

разработка концепции: определение в общих чертах, что должен делать проектируемый продукт;

разработка самого проектного задания и требований по контролю: документирование характеристик проектируемого продукта в измеряемых параметрах и ведение контроля за ними;

определение работ: выявление и документирование работ и этапов, необходимых для достижения целей проекта;

контроль за выполнением работ: проведение проверок реально выполненной в рамках проекта работы.

4. Процессы, связанные со сроками. Назначение этих процессов — определить соподчиненность и длительность работ, а также гарантировать своевременное завершение проекта. Эти процессы включают:

планирование соподчиненности работ: выявление взаимосвязей и логических взаимодействий, а также соподчиненности работ по проекту;

оценку длительности: оценивание длительности каждой работы, исходя из конкретных условий и требуемых ресурсов;

разработку календарного графика выполнения проекта: взаимоувязку сроков проекта, соподчиненности работ и их длительности с тем, чтобы получить основу для разработки детализированных календарных графиков;

контроль за выполнением графиков: проведение контроля за реализацией работ по проекту с целью убедиться, что график выдерживается, или принятие адекватных мер для ликвидации отставания.

5. Процессы, связанные с затратами. Назначение этих процессов — прогнозировать и управлять затратами на проект, а также гарантировать завершение проекта в пределах бюджетных ограничений. Эти процессы включают:

оценивание затрат: определение оценок затрат на проект;

составление бюджета: использование результатов оценивания затрат для подготовки бюджета (сметы) проекта;

контроль за затратами: проведение контроля затрат и отклонений от бюджета проекта.

6. Процессы, связанные с ресурсами. Их назначение — планировать и контролировать ресурсы. Они помогают выявить любые возможные проблемы, связанные с ресурсами. Примеры ресурсов: программное обеспечение, оборудование, производственные мощности, финансы, информационные системы, материалы, кадры, услуги и помещение.

Эти процессы включают:

планирование ресурсов: выявление необходимости в ресурсах; оценивание, составление календарных графиков и выделение соответствующих ресурсов;

контроль за ресурсами: сравнение реального расхода с планами выделения ресурсов и принятие соответствующих мер, если это необходимо.

7. Процессы, связанные с персоналом. Люди определяют качество и успех проекта. Процессы, связанные с персоналом, призваны создавать такую атмосферу, где люди могут вносить в проект свой вклад рационально и эффективно. Эти процессы включают:

определение организационной структуры проекта. В ходе этого процесса организационная структура «выкраивается» в соответствии с потребностями конкретного проекта; выявляются «роли» по проекту и определяются полномочия и обязанности;

выделение штата: отбор и назначение в достаточном количестве персонала, обладающего надлежащей квалификацией, способной удовлетворить потребности проекта;

развитие командной работы: развитие индивидуальных и коллективных навыков и способностей, направленное на улучшение характеристик проекта.

8. Процессы, связанные с распространением информации. Назначение этих процессов — облегчить обмен необходимой для выполнения проекта информацией. Они обеспечивают своевременные и надлежащие создание, сбор, распространение, хранение и конечное изъятие информации по проекту. Это следующие процессы:

планирование информационных потоков: планирование систем информации и связи по проекту;

управление информацией: предоставление необходимой информации членам проектной организации и другим участникам;

контроль за распространением информации: проведение контроля в соответствии с запланированной системой связи.

9. Процессы, связанные с рисками. Управление рисками проекта имеет дело с неопределенностями по всему проекту и требует структурированного подхода. Назначение связанных с рисками процессов — минимизировать воздействие потенциальных негативных событий и полностью использовать положительные возможности для улучшения. В настоящем международном стандарте термин «риск» охватывает оба этих аспекта. Риски сопряжены либо с процессами проекта, либо с продуктом проекта. К процессам, связанным с рисками, относятся:

выявление рисков — определение рисков в проекте;

оценка рисков — оценивание вероятности появления рисковых событий и их воздействия на проект;

развитие реакции на риски — разработка планов реагирования на риски;

контроль за рисками — реализация и обновление рисковых планов.

Особенно важно, чтобы эти процессы и их выходные данные были задокументированы.

Следует выявлять риски в проекте и продукте, а также средства, позволяющие определить, когда приемлемые уровни рисков превышены. Следует использовать опыт и накопленные данные в прежних проектах. Выявление риска должно производиться при открытии проекта, на этапах оценок хода выполнения проекта и в других случаях, когда принимаются значимые решения.

При идентификации риска следует рассматривать риски не только по затратам, срокам и продукту, но и в таких областях, как защищенность, надежность, профессиональная ответственность, информационная технология, безопасность, здоровье и окружающая среда, учитывая требования соответствующих действующих и ожидаемых постановлений государственных или регулирующих органов.

После выявления риска и установления необходимости иметь план мероприятий на случай наступления рискового события следует удостовериться в том, что реализация плана не вызовет никаких нежелательных эффектов. Сознательно принятые риски должны быть расписаны в документах вместе с обоснованием причин их принятия.

10. Процессы, связанные с материально-техническим снабжением. Эти процессы имеют дело с закупкой, приобретением или поставкой продукта для проекта. Со снабжением связаны следующие процессы:

планирование закупок и контроль: выявление того, что и когда нужно закупить, и введение контроля за этим;

документирование требований: сведение воедино коммерческих условий и технических требований;

оценка субподрядчиков: оценивание субподрядчиков и определение тех из них, которых следует пригласить к тендеру (на торги);

заключение субподрядов: рассылка приглашений на торги, оценка результатов торгов, переговоры, подготовка и размещение субподряда;

контроль за выполнением контракта: обеспечение уверенности в том, что показатели работы субподрядчиков отвечают контрактным требованиям.