Оптимизация бизнес-процессов

Как повысить эффективность бизнеса с помощью отладки рабочих процессов?

Бизнес-процессом называют определённую последовательность действий, алгоритм, с помощью которого создаётся услуга или продукт. Оптимизацией называют работу по улучшению этих процессов, чтобы бизнес был более эффективным. И крупная корпорация, и индивидуальные предприниматели нуждаются в анализе и оптимизации бизнеса, разница заключается лишь в масштабе работы.

Достаточно часто слово «оптимизация» воспринимается, как сокращение штата сотрудников. В действительности - это лишь один из способов улучшить эффективность бизнеса, и совершенно не обязательно, что именно он будет применён в конкретном случае. Иногда, наоборот, требуется расширение производства и штата специалистов, чтобы увеличить масштабы бизнеса и, соответственно, прибыль.

Когда требуется оптимизация?

К оптимизации прибегают, когда что-то идёт не так – появляются сбои, ошибки, увеличивается штат и количество задач, но не растёт прибыль. Бизнес создан и действует, рабочие процессы налажены, но со временем требуется улучшение.

Признаки, которые помогут определить необходимость оптимизации:

1. Ухудшение качества услуг или продуктов. Из-за этого появляется брак на производстве, недовольные клиенты, плохие отзывы.
2. Отсутствие слаженной работы между отделами. Даже если каждый отдел в бизнесе работает хорошо, несвязанная работа между ними может задержать производственные работы.
3. Отсутствие распределения обязанностей между сотрудниками. Если нет чёткого понимания кто и за что отвечает, в бизнесе начинается хаос.
4. Увеличение времени на принятие решений. Загруженность руководства компании или отсутствие структуры управления, множественные согласования существенно увеличивают сроки производства, что приведёт к недовольству или потере клиента.

Чтобы выявить слабые стороны в бизнесе и найти подходящее решение по оптимизации, можно использовать SWOT-анализ.

Методы и принципы оптимизации

Если бизнесу нужна оптимизация, важно соблюдать следующие принципы:

- сотрудники компании должны понимать, в чём состоит суть и причина изменений;

- если изменения ведут к ущербу, нужно от них отказаться;

- начать лучше с базовых шагов и только после этого переходить к оптимизации всей системы;

- все предстоящие изменения должны быть зафиксированы документально.

Выбор метода оптимизации зависит от состояния бизнеса в целом и поставленных целей.

Наиболее популярные методики:

 - Инжиниринг: когда требуется внести незначительные правки в бизнес-процессы для увеличения эффективности.

- Реинжиниринг: когда требуется полностью пересмотреть и перестроить бизнес-процессы для того, чтобы спасти бизнес от банкротства и убытков.

- CPI (Continuous Process Improvement): когда компания непрерывно совершенствуется, опираясь на отзывы клиентов, проведённые опросы, мнение сотрудников.

Пошаговый план оптимизации

В больших компаниях оптимизацией занимаются менеджеры по бизнес-процессам. Небольшие компании и предприниматели могут улучшить эффективность бизнеса своими силами.

Общий план оптимизации:

1. Постановка цели. Что можно улучшить в компании? Какую проблему нужно решить? Необходимы конкретные показатели, которые помогут понять, была ли достигнута поставленная цель.
2. Описание процессов. Как компания работает сейчас? Важно зафиксировать все процессы для выявления и устранения недочетов.
3. Моделирование новой схемы работы. Как внесённые изменения повлияют на эффективность бизнеса? Необходимо подробно прописать все планируемые перемены.
4. Внедрение изменений. Нужно составить график действий и постепенно менять бизнес-процессы, фиксируя результаты.
5. Оценка изменений. Завершающий этап оптимизации, где сравниваются текущие показатели и поставленные цели.

Частые ошибки в оптимизации

Недостаточно чётко описаны процессы. В этом случае сотрудники будут действовать неправильно.

Неверно поставлена цель. Есть риск нарушить те бизнес-процессы, которые были успешными.

Оптимизация главных процессов. Резкие изменения ключевых процессов могут привести к ошибкам, которые скажутся на эффективности всего бизнеса.

Глобальный подход. Изменить всё и сразу не получится, необходимо действовать по этапам.

Итоги:

1. Оптимизация – улучшение алгоритмов работы бизнеса.
2. Оптимизация не всегда говорит о сокращении сотрудников для уменьшения затрат, иногда, наоборот, требуются дополнительные вложения.
3. Все бизнес-процессы требуют максимально точного описания текстом или схемами.
4. Необходимо поэтапное внедрение изменений, а также уведомление сотрудников о сути и цели предстоящих перемен.