Центр обслуживания бизнеса, как способ оптимизации процессов внутри многопрофильного холдинга

Есть два подхода к построению общего центра облуживания – создание самостоятельного подразделения внутри компании и выведение его вовне. Мы решили пойти вторым путем. Такая модель показалась нам наиболее адекватной, поскольку позволила более эффективно структурировать взаимоотношения с другими компаниями группы (а их около 40). Это юридическое лицо обеспечивает не только ведение бухгалтерского и налогового учета, но и подготовку отчетности для всех предприятий группы.

Кроме общей централизации учетной системы и электронного архива, у нас централизованы и данные по всем предприятиям холдинга. Для каждого из них в рамках единой системы созданы своя учетная система и свой электронный архив.

С переходом на новую учетную систему у нас изменилась политика формирования документов. Если раньше существенную часть первичных документов вносила в учетную систему бухгалтерия предприятия, то сейчас документ формируется специалистами предприятий в месте возникновения операции сразу в системе. Другими словами – действие должно завершаться оформлением документа, для чего все линейные менеджеры стали пользователями системы и владельцами тех или иных операций. Это помогло нам повысить прозрачность деятельности и существенно упростило процедуры.

Пожалуй, это единственное существенное изменение, которое сотрудники функциональных подразделений зачастую отторгают. Именно в силу того, что теперь они вынуждены выполнять, по их мнению, лишнюю, не входящую в их обязанности работу.

Остальная работа с документами упростилась. Собственные документы формируются сразу в системе с уникальным штрихкодом (он проставляется на свободном месте в документе), для каждого создается электронная карточка, дальше он распечатывается, подписывается и через оперативный отдел ОЦО, располагаемый на предприятии, попадает обратно в систему в виде отсканированного образа. На входящую документацию штрихкод наклеивается функциональными подразделениями, после чего в автоматизированном режиме они сканируются в оперативном отделе ОЦО и попадают в систему.

Мы приняли решение использовать штрихкодирование только для идентификации документа, чтобы потом в электронном архиве его было легко искать. В нашей информационной системе уже был соответствующий модуль. Мы лишь придумали штрихкод, определили его уникальность и привязали к каждому предприятию собственный. А каждая операция сопровождается изменением в штрихкоде цифр. В результате мы получили возможность формировать качественную структурированную базу данных первичных документов.

Как я уже отметил, по каждому документу создается карточка, в которой прописывается совокупность его параметров. От кого он поступил (предприятие группы или контрагент), период, тип операции и, конечно, сам штрихкод. По этим признакам, или лишь вбив штрихкод, мы можем легко найти все, что нам нужно – подобрать, допустим, все счета-фактуры по конкретному контрагенту за определенный период. Это одно из существенных преимуществ нашей системы. Кроме того мы очень быстро можем формировать пакеты документов и в автоматизированном режиме их распечатывать.

Приведу пример.Раньше, когда приходил запрос из налоговой инспекции на проверку с просьбой предоставить какие-то документы, бухгалтер шел в архив, поднимал бесконечные папки и сканировал вручную каждую бумажку. На это, в зависимости от объема запроса, могла уйти неделя. Сейчас благодаря штрихкоду, групповая выборка формируется довольно быстро, система нужные документы находит автоматически и выкладывает в отдельную папку на жестком диске. Дальше все просто – либо они отправляются на печать, либо сохраняются на съемный носитель.

Хочу обратить внимание еще на один из ключевых механизмов электронного архива – это система гибкой маршрутизации обработки сканированных образов первичных бухгалтерских документов. С помощью соответствующих настроек, поступившие на обработку в ОЦО сканированные образы распределяются между отделами по видам первичных документов. Таким образом каждый отдел у себя на рабочем столе видит только те документы, которые относятся непосредственно к нему.

Внедрение механизма гибкой маршрутизации позволило существенно повысить скорость обработки первичных документов отделами ОЦО и снизить уровень ошибочных ситуаций, возникающих при поступлении документов не на соответствующие им участки учета.

В то же время в том огромном потоке документов, который проходит в месяц через сотрудников центра и операционных блоков, не может не всплыть человеческий фактор. По крупным предприятиям мы обрабатываем порядка 17000 документов в месяц. Поэтому, конечно, бывают ошибки. Исходя из нашей практики, когда предприятие только начинает с нами работать, процент отклоняемых по той или иной причине документов может составлять до 11%. Далее, после обучения и стабилизации процессов, уровень отклоняемых документов находится на уровне порядка 2,7%.

Для улучшения качества работы в рамках центра обслуживания бизнеса было создано подразделение внутреннего контроля. Его задача – на выборочной основе смотреть операции, проводить их анализ и идти вглубь бизнес-процессов предприятия. Делается это все не ради критики, а для понимания того, каким образом и где можно улучшить работу. Поэтому консультантами (так можно назвать сотрудников отдела внутреннего контроля) формируются замечания, которые перетекают в план мероприятий по улучшению.