Эксперт: Трудовые книжки - зачем они нам?
Один из важных документов для работающего гражданина - трудовая книжка. Но мало кто знает, почему она важна и для чего необходима. Как правило, работники видят трудовую книжку только после увольнения и перед последующим трудоустройством. Об этом в материале, присланном порталу "Нефть России" партнерами из компании HeadHunte, пишет Лилия Миронова, независимый консультант по кадровому администрированию.
Прошлое
Трудовая книжка является основным документом, отражающим трудовой стаж работника в течение его профессиональной деятельности. Впервые вопрос о ее введении встал в период становления советской власти в 1918 году, а в своем постоянном статусе она была утверждена постановлением СНК СССР от 20.12.1938 года «О введении трудовых книжек» единого образца для рабочих и служащих всех государственных и кооперативных предприятий и учреждений. А постановлением Экономического Совета при СНК СССР № 733 от 28.05.1940 года был утвержден вкладыш в трудовую книжку.
На протяжении всего времени бланк трудовой книжки и практика применения претерпевали изменения. В настоящее время трудовая книжка нового образца 2003 года и действующие положения регламентируется Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
Введение трудовых книжек нового образца 2003 года не отменяет действие старых трудовых книжек образца выпуска 1938 и 1974 годов выпуска. Таким образом, на территории современной России юридическую силу имеют три образца бланков трудовых книжек. Все они обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат (п. 1 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Однако оформление, переоформление трудовых книжек и вкладышей к ним с 01.01.2004 года осуществляется только с использованием бланков нового образца.
Настоящее
Юридическое право трудовой книжки на существование закреплено основным документом, регламентирующим трудовые права и обязанности работника – Трудовым кодексом Российской Федерации.
В соответствии со ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора поступающие на работу должны предъявить работодателю следующие документы:
- паспорт,
- страховое свидетельство,
- документы воинского учета,
- документ об образовании,
- трудовую книжку.
В случае если у поступающего на работу трудовая книжка отсутствует в связи с утратой, повреждением или иной причиной, работодатель по письменному заявлению работника обязан оформить новую трудовую книжку. Если человек устраивается на работу впервые, работодатель также, по письменному заявлению работника, обязан оформить этот документ. В любом случае трудовая книжка должна быть оформлена работодателем в течение пяти дней с момента начала трудовой деятельности. При этом в соответствии со ст. 66 ТК РФ работнику бланк трудовой книжки должен быть предоставлен работодателем.
Статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации определяет также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей. Производителем бланков трудовых книжек является Московская печатная фабрика «Госзнак», заключающая договор на изготовление бланков с организациями, которые могут обеспечить должную охрану документам. На сегодняшний день на распространение трудовых книжек уполномочены ООО «СпецБланк», ГУП «Главснаб Правительства Москвы» и ЗАО «Разносбыт».
Для приобретения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним работодателю необходимо оформить официальное письмо-заявку в адрес организации-распространителя. Согласно пункту 46 Правил и пункту 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, утвержденному приказом Минфина от 22.12.2003 г. № 117н, работодатель приобретает трудовые книжки и вкладыши в них на договорной основе за плату.
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель имеет право удержать с работника их стоимость в размере расходов на их приобретение. Работодатель может не взимать с работника деньги за бланк трудовой книжки в случае, если это условие закреплено локальным нормативно-правовым актом организации (Правилами внутреннего трудового распорядка) или приказом руководителя организации.
Важным условием является часть 3 статьи 66 ТК РФ, закрепляющая обязанность работодателя вне зависимости от организационно-правовой формы вести трудовые книжки работников. Новая редакция Трудового кодекса РФ от 06.10.2006 года содержала значимое изменение в правилах ведения трудовых книжек, касающееся индивидуальных предпринимателей. В соответствии с ним «Работодатель (за исключением работодателей-физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной».
Введение права на оформление и внесение записей в трудовую книжку для индивидуальных предпринимателей носит радикальный характер, так как данный запрет существовал довольно давно. Еще до принятия Трудового кодекса РФ в письме Минтруда и социального развития от 04.02.1997 года № 28-6 содержалось разъяснение, что трудовой стаж лиц, работающих у индивидуальных предпринимателей, подтверждается письменным трудовым договором, зарегистрированным в органах местного самоуправления, справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы, справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ.
Однозначно введение данной нормы позволило людям, работающим у индивидуальных предпринимателей, получить все права и гарантии в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Ранее эти права носили ограниченный характер, так как наличие трудовой деятельности не было подтверждено, а значит, доставляло работникам проблемы при подтверждении трудового стажа у нового работодателя, включая страховой стаж, необходимый для выплат пособий по государственному социальному страхованию.
Правила ведения, хранения и учета трудовых книжек имеют строго регламентированный характер, закрепленный Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
Необходимо учитывать, что видов учета трудовых книжек и вкладышей в них два – бухгалтерский и кадровый. В пункте 42 Правил (Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках») содержится указание на то, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Организация обязана вести Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации, однако на практике данная операция может быть закреплена и за кадровой службой. В книге указывают сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием приобретенных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовых книжек и вкладышей в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Кадровой службой организации ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В нее вносятся сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилия, имя и отчество, серия и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы. Хранение трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется в сейфе или специально оборудованных картотеках.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Также в трудовую книжку по месту работы вносятся записи о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах, о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Все записи, вносимые в трудовую книжку, делаются работодателем по основному месту работы. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника также могут быть внесены по месту основной работы на основании подтверждающего документа.
Будущее
Что удивительно, в последнее время часто поднимается вопрос об отмене трудовых книжек. Еще в октябре 2006 года глава комитета по труду и социальной политике Госдумы Андрей Исаев сообщил о том, что в Трудовой кодекс собираются вносить соответствующие поправки. Заменой этому документу, как предлагал Исаев, станут паспорт, диплом об образовании и рекомендации от бывших работодателей. По словам депутата, трудовая книжка потеряла свое значение при расчете стажа, поскольку вся требующаяся для начисления пенсии информация находится в пенсионном свидетельстве, а непрерывный стаж, который был необходим для начисления больничных, отменен. Однако помимо функции чисто расчетной, трудовая книжка имеет гораздо более глубокое значение. Это и основания увольнения, и добросовестность работы, и дополнительная гарантия подтверждения трудовой деятельности при возникновении спорных вопросов с государственными органами, в частности, с фондом социального страхования и пенсионным фондом.
Как мы видим, трудовая книжка и по сей день является актуальным документом, позволяющим и работнику, и работодателю решать трудовые отношения закрепленные нормами Трудового кодекса РФ. Для работодателя трудовая книжка является гарантийным документом, позволяющим подтвердить:
- общий трудовой стаж работника,
- страховой стаж работника,
- наличие профессиональной практики,
- опыт работы,
- основания расторжений трудового договора,
- наличие награждений и благодарностей.
Трудовая книжка – это своеобразная гарантия благонадежности работника. Чем «старше» трудовая книжка, тем более ответственным, внимательным, опытным является работник. Это как документ об образовании или паспорт, которые имеют статус не только юридический, но и психологический. Наличие образования говорит о стремлении работника к профессиональному росту и саморазвитию, наличие паспорта – о гражданской позиции и ответственности. А психологическая основа трудовой книжки для целеустремленного работника – отражение его достижений в документе о трудовой деятельности. С юридической же точки зрения, трудовая книжка позволяет работодателю оказывать административное воздействие при нарушении работником трудовой дисциплины и степеней персональной ответственности, закрепленной Трудовым кодексом РФ (например, материальная ответственность).
Трудовая книжка является личным документом работника, который на период трудовой деятельности в организации передает ее работодателю на «хранение». Немаловажную роль трудовой книжке определяет Трудовой кодекс при увольнении работника. Статья 84.1 ТК РФ «Общий порядок оформления прекращения трудового договора» определяет в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 Трудового Кодекса РФ. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Соответственно, трудовая книжка является гарантом и для работника. Гарантом учета трудового стажа, расчета при увольнении, ответственности работодателя перед работником в случае прекращения трудовых отношений.
Возникает вопрос, зачем отменять документ, практика применения которого имеет четко спланированную основу? Да, модернизация необходима. Например, введение разделов «Образование и повышение квалификации» и «Наказания и взыскания». Расширить статус раздела «Поощрения». Ввести в практику работы использование трудовой книжки как элемента нематериальной мотивации работника. Да и вообще вспомнить все хорошо забытое старое.
Прошлое
Трудовая книжка является основным документом, отражающим трудовой стаж работника в течение его профессиональной деятельности. Впервые вопрос о ее введении встал в период становления советской власти в 1918 году, а в своем постоянном статусе она была утверждена постановлением СНК СССР от 20.12.1938 года «О введении трудовых книжек» единого образца для рабочих и служащих всех государственных и кооперативных предприятий и учреждений. А постановлением Экономического Совета при СНК СССР № 733 от 28.05.1940 года был утвержден вкладыш в трудовую книжку.
На протяжении всего времени бланк трудовой книжки и практика применения претерпевали изменения. В настоящее время трудовая книжка нового образца 2003 года и действующие положения регламентируется Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
Введение трудовых книжек нового образца 2003 года не отменяет действие старых трудовых книжек образца выпуска 1938 и 1974 годов выпуска. Таким образом, на территории современной России юридическую силу имеют три образца бланков трудовых книжек. Все они обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат (п. 1 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Однако оформление, переоформление трудовых книжек и вкладышей к ним с 01.01.2004 года осуществляется только с использованием бланков нового образца.
Настоящее
Юридическое право трудовой книжки на существование закреплено основным документом, регламентирующим трудовые права и обязанности работника – Трудовым кодексом Российской Федерации.
В соответствии со ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора поступающие на работу должны предъявить работодателю следующие документы:
- паспорт,
- страховое свидетельство,
- документы воинского учета,
- документ об образовании,
- трудовую книжку.
В случае если у поступающего на работу трудовая книжка отсутствует в связи с утратой, повреждением или иной причиной, работодатель по письменному заявлению работника обязан оформить новую трудовую книжку. Если человек устраивается на работу впервые, работодатель также, по письменному заявлению работника, обязан оформить этот документ. В любом случае трудовая книжка должна быть оформлена работодателем в течение пяти дней с момента начала трудовой деятельности. При этом в соответствии со ст. 66 ТК РФ работнику бланк трудовой книжки должен быть предоставлен работодателем.
Статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации определяет также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей. Производителем бланков трудовых книжек является Московская печатная фабрика «Госзнак», заключающая договор на изготовление бланков с организациями, которые могут обеспечить должную охрану документам. На сегодняшний день на распространение трудовых книжек уполномочены ООО «СпецБланк», ГУП «Главснаб Правительства Москвы» и ЗАО «Разносбыт».
Для приобретения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним работодателю необходимо оформить официальное письмо-заявку в адрес организации-распространителя. Согласно пункту 46 Правил и пункту 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее, утвержденному приказом Минфина от 22.12.2003 г. № 117н, работодатель приобретает трудовые книжки и вкладыши в них на договорной основе за плату.
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель имеет право удержать с работника их стоимость в размере расходов на их приобретение. Работодатель может не взимать с работника деньги за бланк трудовой книжки в случае, если это условие закреплено локальным нормативно-правовым актом организации (Правилами внутреннего трудового распорядка) или приказом руководителя организации.
Важным условием является часть 3 статьи 66 ТК РФ, закрепляющая обязанность работодателя вне зависимости от организационно-правовой формы вести трудовые книжки работников. Новая редакция Трудового кодекса РФ от 06.10.2006 года содержала значимое изменение в правилах ведения трудовых книжек, касающееся индивидуальных предпринимателей. В соответствии с ним «Работодатель (за исключением работодателей-физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной».
Введение права на оформление и внесение записей в трудовую книжку для индивидуальных предпринимателей носит радикальный характер, так как данный запрет существовал довольно давно. Еще до принятия Трудового кодекса РФ в письме Минтруда и социального развития от 04.02.1997 года № 28-6 содержалось разъяснение, что трудовой стаж лиц, работающих у индивидуальных предпринимателей, подтверждается письменным трудовым договором, зарегистрированным в органах местного самоуправления, справками, расчетными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы, справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РФ.
Однозначно введение данной нормы позволило людям, работающим у индивидуальных предпринимателей, получить все права и гарантии в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Ранее эти права носили ограниченный характер, так как наличие трудовой деятельности не было подтверждено, а значит, доставляло работникам проблемы при подтверждении трудового стажа у нового работодателя, включая страховой стаж, необходимый для выплат пособий по государственному социальному страхованию.
Правила ведения, хранения и учета трудовых книжек имеют строго регламентированный характер, закрепленный Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 10.10.2003 года № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
Необходимо учитывать, что видов учета трудовых книжек и вкладышей в них два – бухгалтерский и кадровый. В пункте 42 Правил (Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках») содержится указание на то, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Организация обязана вести Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией организации, однако на практике данная операция может быть закреплена и за кадровой службой. В книге указывают сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием приобретенных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовых книжек и вкладышей в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Кадровой службой организации ведется Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В нее вносятся сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилия, имя и отчество, серия и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы. Хранение трудовых книжек и вкладышей в них осуществляется в сейфе или специально оборудованных картотеках.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Также в трудовую книжку по месту работы вносятся записи о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», о времени службы в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах, о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Все записи, вносимые в трудовую книжку, делаются работодателем по основному месту работы. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника также могут быть внесены по месту основной работы на основании подтверждающего документа.
Будущее
Что удивительно, в последнее время часто поднимается вопрос об отмене трудовых книжек. Еще в октябре 2006 года глава комитета по труду и социальной политике Госдумы Андрей Исаев сообщил о том, что в Трудовой кодекс собираются вносить соответствующие поправки. Заменой этому документу, как предлагал Исаев, станут паспорт, диплом об образовании и рекомендации от бывших работодателей. По словам депутата, трудовая книжка потеряла свое значение при расчете стажа, поскольку вся требующаяся для начисления пенсии информация находится в пенсионном свидетельстве, а непрерывный стаж, который был необходим для начисления больничных, отменен. Однако помимо функции чисто расчетной, трудовая книжка имеет гораздо более глубокое значение. Это и основания увольнения, и добросовестность работы, и дополнительная гарантия подтверждения трудовой деятельности при возникновении спорных вопросов с государственными органами, в частности, с фондом социального страхования и пенсионным фондом.
Как мы видим, трудовая книжка и по сей день является актуальным документом, позволяющим и работнику, и работодателю решать трудовые отношения закрепленные нормами Трудового кодекса РФ. Для работодателя трудовая книжка является гарантийным документом, позволяющим подтвердить:
- общий трудовой стаж работника,
- страховой стаж работника,
- наличие профессиональной практики,
- опыт работы,
- основания расторжений трудового договора,
- наличие награждений и благодарностей.
Трудовая книжка – это своеобразная гарантия благонадежности работника. Чем «старше» трудовая книжка, тем более ответственным, внимательным, опытным является работник. Это как документ об образовании или паспорт, которые имеют статус не только юридический, но и психологический. Наличие образования говорит о стремлении работника к профессиональному росту и саморазвитию, наличие паспорта – о гражданской позиции и ответственности. А психологическая основа трудовой книжки для целеустремленного работника – отражение его достижений в документе о трудовой деятельности. С юридической же точки зрения, трудовая книжка позволяет работодателю оказывать административное воздействие при нарушении работником трудовой дисциплины и степеней персональной ответственности, закрепленной Трудовым кодексом РФ (например, материальная ответственность).
Трудовая книжка является личным документом работника, который на период трудовой деятельности в организации передает ее работодателю на «хранение». Немаловажную роль трудовой книжке определяет Трудовой кодекс при увольнении работника. Статья 84.1 ТК РФ «Общий порядок оформления прекращения трудового договора» определяет в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 Трудового Кодекса РФ. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Соответственно, трудовая книжка является гарантом и для работника. Гарантом учета трудового стажа, расчета при увольнении, ответственности работодателя перед работником в случае прекращения трудовых отношений.
Возникает вопрос, зачем отменять документ, практика применения которого имеет четко спланированную основу? Да, модернизация необходима. Например, введение разделов «Образование и повышение квалификации» и «Наказания и взыскания». Расширить статус раздела «Поощрения». Ввести в практику работы использование трудовой книжки как элемента нематериальной мотивации работника. Да и вообще вспомнить все хорошо забытое старое.