Система сводных рапортов, как база для принятия эффективных управленческих решений

При проведении анализа финансово-экономического состояния предприятия в реальном режиме времени предполагается, что имеется особый инструментарий, который позволяет давать текущую оценку финансовой устойчивости:

обобщенный баланс предприятия на основе аналитической финансовой таблицы;

баланс образования, распределения и использования добавленной стоимости;

баланс обменных, распределительных и финансовых операций;

унифицированный формат баланса в статике и динамике;

шкала финансовой устойчивости;

сводная плановая калькуляция;

баланс движения денежных средств (платежный баланс) в разрезе статей и с разбивкой по календарным датам (график поступлений и расходований).

Основная задача этих документов — получить наглядную и объективную картину финансово-экономического состояния предприятия за определенный период, а приводимая информация должна быть читабельна, понятна и доступна. При этом составление указанных таблиц, балансов и графиков целесообразно проводить не реже 2-3 раз в месяц для текущего контроля, анализа и принятия управленческих решений.

Оперативное управление предприятием в целом и финансовой устойчивостью в частности тесно связано с бухгалтерским, финансовым и управленческим учетом, поскольку через систему сводных рапортов наиболее наглядно проявляется взаимосвязь между бюджетированием, учетом, анализом и контролем, с одной стороны, и движением материальных, финансовых и документарных потоков, с другой стороны. Тем самым, на основе разработанных форм отчетности создается мощный информационный блок, который вбирает в себя всю оперативную информацию о:

остатках ТМЦ на складе сырья и материалов, в основном производстве, на складе готовой продукции;

поступлении и оплате ТМЦ;

отпуске ТМЦ в производство;

выпуске готовой продукции, ее отгрузке, реализации и оплате;

движении денежных средств;

задолженности отдельных дебиторов и кредиторов, материально-ответственных и подотчетных лиц;

общем финансово-экономическом состоянии предприятия.

Отсюда видно, что информативность этих рапортов полностью зависит от поступления исходной информации и ее обработки сотрудниками соответствующих подразделений финансово-экономической службы предприятия — банковских выписок, приходно-расходных ордеров, счетов-фактур, актов выполненных работ, накладных на внутреннее перемещение и других документов, а также наличия сетевой бухгалтерии и технических средств приема-передачи информации.

Следовательно, чем быстрее вносится исходная информация с мест в общую базу данных, тем наполнение аналитических документов внутренней отчетности значительно возрастает. Если учесть, что в обязательном порядке осуществляется контроль и натуральных, и стоимостных показателей, то объективность такой информации также повышается. Вследствие этого ускоряется и сам процесс принятия управленческих решений.

Принимая во внимание, что сводные рапорта составляются нарастающим итогом с начала периода, содержат натуральные и стоимостные показатели, включают информацию по каждой службе и подразделению, то появляется возможность получить общую информацию о выполнении запланированных показателей, возникших отклонениях, достаточности или недостаточности собственных средств, необходимости привлечения заемных средств, состоянии платежеспособности и других.

В свою очередь, вся сводная информация легко разбивается:

на виды и направления деятельности;

по самостоятельным бизнес-единицам и проектам;

отдельным службам и подразделениям, центрам затрат и прибыли.

Понятно, что такой учет исходной информации, ее обработка и представление возможны только лишь в том случае, когда средства бухгалтерского учета приспособлены для проведения экономического учета — когда план счетов бухгалтерского учета подготовлен для проведения анализа финансово-экономического состояния предприятия. В противном случае очевидна недостаточность глубины анализа.

Таким образом, особенность приводимых ниже рапортов заключается в том, что в них собирается вся необходимая информация:

по факту и месту возникновения какой-либо хозяйственной операции;

с учетом временного разреза (нарастающим итогом);

в разбивке по видам ТМЦ и услуг, контрагентам, материально-ответственным и подотчетным лицам, а также отдельным договорам и проектам;

в соответствии с достигнутым уровнем аналитики и детализации;

для принятия управленческих решений конкретным руководителем (директор и его заместители по направлениям, руководители служб и подразделений, крупные акционеры и инвесторы).

В результате на базе бухгалтерской, финансовой и управленческой информации может быть создана серия взаимосвязанных рапортов, в которых отражаются натурально-вещественные, стоимостные и финансовые показатели, а их подготовка, обработка и анализ проводятся исключительно в финансово-экономической службе предприятия. В этих целях можно предложить следующий перечень рекомендуемых рапортов, которые предназначены для директора предприятия и руководителя финансово-экономической службы. Эти рапорта составляются в монопольном режиме (для достижения единства данных), в любой момент времени по желанию или определенному графику.

1. Сводный суточный рапорт — остатки по наиболее важным счетам бухгалтерского учета и расчетные коэффициенты. В этом смысле сводный суточный рапорт содержит агрегированную информацию в разбивке по каждому виду деятельности и отдельным подразделениям и включает сведения о состоянии некоторых счетов бухгалтерского учета на конкретную дату и время. Время необходимо указывать потому, что в течение одного и того же дня можно неоднократно получать этот рапорт и видеть происходящие изменения, осуществлять управленческие воздействия, принимать решения и контролировать их выполнение.

В целом директор предприятия, получая такую информацию, имеет в наиболее общем виде представление:

1) об остатках текущих активов:

денежные средства (расчетный и валютный счет, касса рублевая и валютная, деньги в пути);

запасы (склад сырья и материалов, незавершенное производство и склад готовой продукции);

задолженность покупателей (по видам продукции);

авансы выданные (по видам ТМЦ и услуг);

прочие активы;

2) об остатках текущих обязательств:

кредиты банков;

задолженность поставщикам (по видам ТМЦ и услуг);

задолженность по оплате труда и социальным налогам;

задолженность по расчетам с бюджетом (по видам налогов);

прочие пассивы;

3) о величине собственных денежных средств на основе экспресс-анализа финансовой устойчивости предприятия;

4) о размере рабочего капитала (как разница между текущими активами и текущими обязательствами) в целях оценки величины текущих собственных оборотных средств;

5) о расчетных показателях:

выполнение плана по видам бюджетов (закупок, продаж и другие);

рентабельность активов, продаж и собственного капитала;

оборачиваемость запасов, дебиторской и кредиторской задолженности;

уровень оплаты дебиторской и кредиторской задолженности;

средний срок и среднюю сумму дебиторской и кредиторской задолженности.

Из приведенного перечня показателей, составляющих сводный суточный рапорт, видно, что вся информация сжата и представлена исключительно общими итогами. Поэтому каждая строка сводного суточного рапорта может быть далее развернута в самостоятельный баланс — отдельный суточный рапорт, в котором уже содержится динамика, показывается движение материальных и финансовых потоков.

Но все же несмотря на простоту и агрегированность сводного документа, работа с ним требует определенного подготовительного этапа, настройки счетов бухгалтерского учета, установление сроков сдачи документов на обработку. Кроме того, при составлении данного отчета вряд ли можно будет избежать некоторых условностей, вследствие чего неизбежны отдельные допущения и погрешности. Прежде всего, это касается раздельного учета отдельных видов деятельности, а в них — учет денежных средств, финансового результата, основных фондов, уставного капитала и других.

2. Сводный рапорт № 2 — ведомость движения денежных средств. Данный суточный рапорт предназначен для анализа и оценки денежных потоков. Вследствие чего все поступления и расходования разбиваются на отдельные статьи, а сам суточный рапорт составляется по каждому виду деятельности и в целом по предприятию. В состав поступлений денежных средств входят:

внутренние перемещения (с расчетного счета в кассу и наоборот);

выручка и авансы полученные;

кредиты и займы;

возвратные суммы за ТМЦ, авансов выданных и налогов, прочих

начислений и платежей;

внереализационные доходы и прочие поступления,а все

расходования включают:

внутренние перемещения (с расчетного счета в кассу и наоборот);

оплата счетов поставщиков и авансы выданные;

выплата и перечисление оплаты труда и налогов;

накладные расходы и суммы, выданные материально-ответственным и подотчетным лицам;

возврат кредитов и процентов по ним;

внереализационные расходы;

прочие перечисления.

Из приведенной структуры данной ведомости наглядно видны источники поступления денежных средств и направления их использования, а также причины появления положительного или отрицательного остатка денежных средств. Следовательно, появляются возможности для управления денежными потоками, а, значит, и финансовой устойчивостью предприятия. Кроме того, на основании данного платежного баланса легко устанавливается остаток собственных и заемных денежных средств, что необходимо для создания резервов и фондов под предстоящие платежи, оценки платежеспособности предприятия и профицита денежных средств;

3. Сводный рапорт № 3 — ведомость учета поступлений и оплаты ТМЦ, в котором приводится перечень всех ТМЦ, их остатки на начало и конец (текущий день) отчетного периода, поступления и оплату. Основная задача данной формы — выявление остатка задолженности предприятия по тем или иным ТМЦ:

дебетовый, если ТМЦ оплачены, но не оприходованы;

кредитовый, если ТМЦ оприходованы, но не оплачены.

В целом рассматриваемая ведомость характеризует эффективность работы службы снабжения, поскольку оценивается выполнение бюджета закупок как по номенклатуре ТМЦ, так и по срокам, а также учитывается ценовой фактор, при этом показатели данной таблицы показываются дробью: в числителе — натуральные показатели, а в знаменателе — стоимостные;

4. Сводный рапорт № 4 — ведомость движения ТМЦ по складу сырья и материалов, в котором содержится необходимая информация об остатках ТМЦ на начало и конец отчетного периода, приходу и отпуску ТМЦ, а также приводится весь перечень ТМЦ в разбивке по местам расположения, вследствие чего данная форма оценивает оборачиваемость запасов сырья и материалов;

5. Сводный рапорт № 5 — сводная таблица производства продукции, в которой дается перечень изготовленной в течение отчетного периода продукции, остатки на складе имеющейся продукции, а также объемы производства и отгрузки. Вот почему эта форма внутренней отчетности дает представление о выполнении плана производства и отгрузки, т.е. оценивает работу производства и оборачиваемость запасов в части готовой продукции;

6-7. Сводный рапорт № 6 — сводная таблица отгрузки продукции нацелена на отражение движения дебиторской задолженности и взаимоотношений с покупателями, а сводный рапорт №7 — сводная таблица реализации продукции раскрывает состояние авансов полученных и их движение. На основе анализа этих двух взаимосвязанных рапортов можно сделать выводы об оборачиваемости дебиторской задолженности и авансов полученных;

8-9. Сводный рапорт № 8 — ведомость учета дебиторов и сводный рапорт № 9 — ведомость учета кредиторов необходимы для учета конкретных покупателей в увязке с тем или иным видом продукции (работ, услуг), а также конкретного поставщика в увязке с приобретенными ТМЦ и услугами. В соответствии с данными формами отчетности рассчитывается средний срок и средняя сумма дебиторской и кредиторской задолженности, при этом информация может сгруппирована в разрезе:

отдельного вида продукции (работ, услуг);

отдельного покупателя;

номенклатуры ТМЦ и услуг;

того или иного поставщика;

отклонений фактической оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженности от нормативной;

10. Сводный рапорт № 10 — ведомость поступлений и перечислений денежных средств представляет сведения об организациях-плательщиках и организациях-получателей денежных средств, что необходимо для оценки платежных обязательств как с покупателями, так и с поставщиками;

11. Сводный рапорт № 11 — ведомость учета накладных расходов позволяет видеть движение этих расходов в соответствии с утвержденным бюджетом и судить о возникших отклонениях — перерасходе или экономии, что непосредственно влияет на себестоимость продукции и финансовый результат того или иного подразделения;

12. Сводный рапорт № 12 — ведомость учета материально-ответственных и подотчетных лиц приводит всю сводную информацию о задолженности этих лиц и сроках погашения, что позволяет судить о размерах выданных и просроченных сумм.

Таким образом, приведенные сводные рапорта и построенные на их основе другие производные формы внутренней отчетности дают возможность на практике — ежедневно, а в течение рабочего дня неоднократно — оценивать финансово-экономическое состояние предприятия. Для чего анализу подвергаются материальные, финансовые и документарные потоки, взаимоотношения с покупателями и поставщиками, состояние дебиторской и кредиторской задолженности, оборачиваемость оборотных средств.

Особенность такого анализа заключается в том, что управление финансовой устойчивостью предприятия осуществляется в оперативном режиме, при этом экономическую оценку получают как все предприятие, так и отдельные виды деятельности. Установленные расчетным способом значения остатков денежных средств, величина рабочего капитала и собственного капитала в денежной форме позволяют выявить те виды деятельности, которые являются ведущими и наиболее устойчивыми в финансовом отношении, а, следовательно, и те виды деятельности, которые тормозят развитие предприятия.

Совмещая текущее управление финансовой устойчивостью с оперативным, в финансово-экономической службе предприятия появляется надежный инструментарий анализа, оценки и (контроля финансово-экономического состояния предприятия в реальном режиме времени. В результате директор предприятия получает надежную, полную и объективную информацию, необходимую для принятия управленческих решений, понимания механизма хозяйственных процессов, существующего финансово-экономического состояния, перспектив развития и устойчивого экономического роста в будущем.