Основные ошибки проведения инвентаризации, и как их избежать

Показатели продаж не являются единственным фактором, который влияет на прибыль компании. Снижение затрат на инвентаризацию так же важно, а вы, возможно, проводите инвентаризацию неправильно. Проверьте, совершаете ли вы эти пять ошибок ведения учета товаров?

1. Нет параметров измерения эффективности работы вашей компании

Предположим, вы узнали о растущих проблемах с производительностью в вашей организации. Как можно их исправить, когда у вас нет отправных точек - не измеряется обслуживание клиентов, оборачиваемость запасов и эффективность складских помещений?

Хорошо  начать с обязательного отслеживания скорости заполнения полок складов и оборачиваемости товаров. На этих двух показателях ваши менеджеры, проводящие инвентаризацию, должны быть сосредоточены все время. Важно следить за скоростью заполнения полок складов ежедневно. Измерение частоты оборачиваемости товаров зависит от продаж вашего бизнеса и производственных циклов. Независимо от того, какой показатель вы считаете лучшим для вашей деятельности, менеджеры должны отслеживать, а также улучшать именно эти параметры.

Брайан Харедж, аналитик по инвентаризации развлекательной компании TopGolf, описал, например, как, в его собственной компании, бизнес, казалось бы, процветал, имея четыре комплекса, разбросанных в разных частях США в Иллинойсе, Техасе и Виржинии, но в складской системе дела шли плохо. TopGolf не справлялся с учетом товаров, объясняет Харедж, и они боялись, что потеряют объекты.

"Мы не могли отследить точно, когда приходили заказы, и нам было трудно увидеть движение товаров, которые мы поставляли", - сказал Харедж. "Если на точке заканчивался товар, нас иногда информировали об этом за день, за два, когда товар уже невозможно было поставить клиенту в срок".

Для того, чтобы организовать контроль на складе, Харедж установил программное обеспечение управления движением товара. Теперь он больше не должен был гадать об использовании товарных запасов на каждой отдельной точке.

2. Работники не имеют нужной квалификации для учета движения товара

Ни у кого нет времени останавливать торговые операции по какой-либо причине, не говоря уже о времени для обучения; но для точной инвентаризации обязательно необходим менеджмент, нужны работники, которым вы доверяете, которые выполнят работу хорошо. По мере того, как вы принимаете меры для введения более эффективной системы контроля над товарными запасами, рассмотрите следующие предлагаемые решения, чтобы избежать неприятностей вам и вашим работникам.

Нанимайте специалистов, разбирающихся в учете товаров:

Ваша компания потенциально имеет громадные деньги, вложенных в товарный инвентарь. Разве не следует нанять профессиональных менеджеров инвентаризации или людей, у которых, в первую очередь, имеется солидный опыт работы с товарным инвентарем?

Менеджеры, ответственные за учет товаров, должны быть подотчетны:

Вы знаете, кто лично отвечает за инвентаризацию на вашем складе? Очень важно иметь доверенное лицо (или нескольких лиц) на местах, которые знают и полностью поддерживают ваши стратегические цели. Если это не так в вашей компании, ваши цели не могут быть выполнены.

Подчеркните важность обучения с самого начала:

Многие разработчики, предлагающие программное обеспечение и решения управления товарными запасами, проведут обучение на месте для ваших сотрудников. Не упустите эту возможность. Обучение, как правило, индивидуализировано для каждой компании, все должны учиться на лучших примерах с самого начала.

3. Если у вас не поставлено прогнозирование, нет возможности планировать

Согласно «Докладу о состоянии малого бизнеса 2015 года», 56% опрошенных малых предприятий признали желание улучшить уровень обслуживания клиентов. Может быть, ваша компания одна из них. Но вы не можете улучшить обслуживание клиентов, если по-прежнему пересматриваете отчеты о невыполненных задержанных заказах и ищете способы залатать проблемы, вместо того чтобы вложиться в долгосрочное решение.

Вы даже можете обнаружить, что вы не владеете информацией о важных вещах, таких как товарные запасы у вас на складах на местах в любое время. Это приводит в уныние ваших сотрудников, и если вы - и они - не могут удовлетворить потребности клиентов, эти клиенты уйдут к другим. Ваш бизнес никогда не будет отвечать сегодняшним быстро меняющимся требованиям рынка, если вы не будете планировать заранее.

Переход к автоматизированной системе управления запасами будет предоставлять данные в режиме реального времени, так что вы всегда будете знать, что имеется в наличии на складах или  что пользуется спросом вплоть до момента получения отчета. С постоянным доступом к точным данным вы всегда будете знать, что хотят ваши клиенты. А когда клиенты счастливы, вы будете счастливы тоже: в частности, вы будете собирать доход, а не пыль на всех этих товарах на полках на вашем складе.

4. Процесс инвентаризации в вашей компании не автоматизирован

Если вы используете Excel или другую «ручную» программу для отслеживания запасов, вы тратите свое драгоценное время и деньги на бесконечные копания в бумагах и исправление ошибок одной за другой. Ошибки обязательно будут - исследования показывают, что даже опытный оператор ввода данных делает одну ошибку на каждые 300 символов, вводимые им; и этот уровень неточности может привести к большим неприятностям, если ваш складской запас включает в себя сотни или тысячи товаров.

Excel и другие «ручные» программы не работают в режиме реального времени и не позволяют нескольким пользователям получать доступ к ним в одно и то же время. Автоматизированная система, в отличие от программ с ручными проводками, позволяет нескольким сотрудникам отслеживать товары в разных местах, все это одновременно с мониторингом заказов и поставок этих товаров.

5. Инвентаризация (учет остатков) проводится по старинке

Вы все еще останавливаете складские операции на несколько дней, чтобы фактически пересчитать товары и убедиться, что количество соответствует данным, хранящимся в программном обеспечении? Это абсолютно ненужное, затратное и устаревшее мышление.

Гораздо выгоднее проверять уровни запасов по одной секции в день. Когда у вас установлена автоматизированная система управления товарными запасами штрих-кодами, точные данные о ваших товарах можно быстро получить простым сканированием.