Метод управления затратами

«Простым» способом удержания нормы прибыли является процедура сокращения расходов, проводимая под лозунгом «приведение расходов в соответствие с доходами». Такой подход, ввиду его очевидности, применяется первым в числе «безотлагательных» мер повышения эффективности компании, хотя более действенным, но и более сложным является увеличение доходов. Отдавая должное важности решения задачи увеличения доходов, мы тем не менее попытаемся рационализировать процедуру сокращения затрат так, чтобы ее по праву можно было назвать методом управления затратами.

Предпосылки метода

В основе предлагаемого метода управления затратами лежит ряд посылок. Данные посылки имеют очевидный характер и тем не менее требуют явного описания, так как игнорирование этих посылок при конструировании или модификации метода может не только снизить эффективность метода, но и вовсе носить деструктивный характер.

Первая посылка: взаимоувязка доходов и расходов. Примем, что все, чем мы располагаем – это наши доходы, и мы не можем себе позволить тратить сверх полученного дохода.

Вторая посылка: эффективность имеет две стороны – производительность и способность к производству. Эта посылка позволяет избавиться от однобокого понимания эффективности как результата: чем больше производишь – тем выше эффективность. Эффективность есть результат, но результат зависит от средств (ресурсов), позволяющих получить этот результат. В частности, внеоборотные активы, запасы, вообще активы – это средства (ресурсы), позволяющие получить результат – прибыль. Сокращая расходы, мы заботимся о прибыли, однако, «упорствуя» в сокращении расходов, можно остаться без ресурсов.

Стремясь к быстрой отдаче оборотного капитала, стремясь к мгновенному результату, мы можем уменьшить оборотный капитал, а уменьшающийся оборотный капитал имеет уменьшающиеся возможности приносить доход. И уже рост оборачиваемости не способен компенсировать падение нормы рентабельности. С другой стороны, заботясь только о капитале, только о ресурсах можно остаться без результата – прибыли. Задача состоит в том, чтобы добиться баланса между результатом и средствами, производящими результат.

Третья посылка: задача согласования результативности и способности приносить результат должна состоять не только в максимизации результата, но и в максимизации способности приносить результат. Под результатом же будем понимать прибыль. Прибыль хороший, но не единственный показатель, характеризующий результативность и эффективность фирмы. Например, в качестве результата можно выбрать выручку или иной показатель. Мы остановились на прибыли в силу того, что это ясный и простой показатель, характеризующий эффективность коммерческого предприятия.

Безоглядное сокращение расходов может поставить под угрозу жизнеспособность компании, подорвать способность фирмы приносить результат. Чтобы не допустить этого, требуется процедура сокращения расходов, позволяющая увязать прибыль (результат деятельности фирмы) и способность фирмы генерировать прибыль не только в краткосрочной, но и в долгосрочной перспективе. Наш критерий – прибыль – в какой то мере содержит обе стороны – и результативность, и способность генерировать результат. Мера соотношения сторон определяется временным горизонтом: чем меньше расчетный интервал времени, тем сильнее игнорируется способность к производству.

Четвертая посылка характеризуется своей очевидностью: затраты следует сокращать с учетом их значимости, изменяя уровень затрат с учетом их структуры, с учетом влияния затрат на прибыль, с учетом влияния затрат на способность генерировать прибыль.

Идея построения

Задача согласования параметров входа и выхода некоторой системы – типичная кибернетическая задача. Она решается путем конструирования регулятора, измеряющего доход и санкционирующего затраты. Санкционирование – это, в частности, и классификация, и оценка целесообразности затрат. В итоге регулятор должен рассчитать соответствующие уровни расходов в зависимости от их назначения и влияния как на прибыль, так и на жизнеспособность предприятия.

Пусть кибернетическая система – наша фирма, выручка – выход системы, затраты (расходы) – вход системы. Подсистема управления, измеряя выручку, санкционирует расходы, сообразуясь либо с текущим уровнем выручки, либо с уточняемым время от времени прогнозом выручки (рис. 1).

Рис. 1. Схема управления затратами с контуром обратной связки

Степень жесткости связи входа и выхода, то есть степень жесткости связи затрат и выручки зависит от того, имеет ли предприятие отличные от выручки источники финансирования. Наличие подобных источников финансирования, например, целевое финансирование или государственная поддержка не устраняет, а сглаживает связь «вход-выход». Если фирма имеет единственный источник финансирования – собственную выручку, то «жесткость» связи «вход-выход» максимальна.

Схема предприятия, изображенная на рис. 1, имеет входом затраты, выходом – выручку. Но возможен и иной взгляд на нашу систему: если выручка определяет затраты, то почему бы не считать выручку входом системы, а затраты – выходом. Раз так, то перечертим схему рис. 1, поменяв местами вход и выход. Заодно дополним новую схему процессом распределения выручки. Окончательный вид схемы приведен на рис. 2.

Рис. 2. Схема распределения выручки для финансирования затрат

Выручка, поступающая на вход, распределяется либо для финансирования некоторой группы затрат, либо для проведения выплат, не классифицируемых как затраты (например, для возврата кредитов или выплаты дивидендов). Величина распределенной выручки учитывается в специальном фонде, представляющем собой источник финансирования затрат и иных выплат.

Порядок образования фонда определяется процедурой распределения выручки, а порядок использования фонда есть ничто иное, как выплаты и оплата затрат.

В тексте статьи нам приходится использовать термины «выручка», «доходы», «затраты», «расходы». С тем, чтобы избежать разночтений терминов, укажем, что мы придерживаемся определений, данных  Здесь же мы ограничимся короткой справкой.

Выручка – все поступления, связанные с расчетами за реализованные товары, работы, услуги, имущественные права в денежной или натуральной форме.

Доход – это увеличение экономических выгод, не связанных с выплатами в пользу третьих лиц. Например, если к выплатам в пользу третьих лиц относятся только НДС и акциз, то доход – это выручка за минусом НДС и акциза.

Затраты – это потребленные ресурсы или деньги, которые нужно заплатить за товары или услуги.

Расходы – это затраты, отражаемые в отчете о прибылях и убытках, или, иными словами, расходы – это затраты, относимые на финансовый результат. Следовательно, затраты более общий термин, чем расходы.

Характеристика фондов

Можно не распределять выручку и считать ее единым источником оплаты затрат, выплат дивидендов, возврата кредитов, займов и капитала. Это простой, но не информативный способ управления предприятием. Информация о том, сколько и на какие нужды можно и следует потратить, вызывает потребность в распределении выручки между видами выплат. Распределение выручки будет формировать индивидуальные источники финансирования соответствующих групп затрат и иных выплат. Мы уже договорились фиксировать величину располагаемых средств с помощью учетной категории, называемой фондом. Цель же образования фонда, специфика его использования дадут наименование фонду.

Любой фонд можно представить как приходно-расходную бухгалтерскую книгу. Приходу отвечает образование сумм фонда, расходу – использование фонда. Остаток, выводимый как разница приходов и расходов, будет говорить о наличии источников средств. Впрочем, не только о наличии средств: остаток фонда будет свидетельствовать о потребности в финансировании и об обязательстве произвести выплаты с тем, чтобы обеспечить предприятие необходимыми ресурсами. Сила потребности определяется значимостью затрат.

Итак, распределяемая выручка будет пополнять образованные фонды, а произведенные выплаты будут уменьшать сумму средств фонда. Положительный остаток фонда будет говорить о неиспользованных возможностях, а отрицательный остаток – о выплатах, произведенных сверх источника финансирования. Условимся называть отрицательный остаток фонда дефицитом, а положительный – профицитом. Если фонд один, то дефицит, вероятно, невозможен, но если фондов несколько, то дефицит одного из фондов возможен за счет профицитов других фондов.

Это позволяет сформулировать утверждение: в системе с несколькими фондами для одного фонда, рассматриваемого изолированно, исчезает жесткая связь между величиной фонда и величиной выплат этого фонда.

Иными словами жесткая связь заменяется «мягкой» связью, определяемой следующим правилом: выплаты по всем фондам не должны превышать наличности и располагаемого кредита.

Отсюда вытекает еще одно утверждение: при условии сплошной и полной регистрации всех поступлений и выплат сумма располагаемых средств будет равна сумме остатков фондов.

Тем самым мы сформулировали два важных момента, позволяющих санкционировать контролируемый дефицит по тому или иному фонду, по тому или иному виду затрат.

Сколько и каких следует иметь фондов? В принципе, мы имеем полную свободу в определении и числа, и характера фондов. Но лучше подобной свободой не злоупотреблять. Во-первых, не следует образовывать слишком много фондов, ограничив себя числом 7±2, помня о том, что данное число характеризует объем краткосрочной памяти человека и, в том числе, человека, принимающего решение. Это количественная сторона дела. Качественная сторона определяется характером фондов. Для определения характера фондов мы предлагаем применять маржинальный подход.

Как известно, маржинальный подход дифференцирует расходы на переменные (себестоимость продукции) и постоянные (расходы на общее функционирование фирмы). Стоимость переменных расходов непосредственно переносится на стоимость выпуска или на стоимость реализуемых товаров. Не сильно погрешим против истины, если скажем: нет переменных расходов – нет выручки. Переменные расходы непосредственно связаны с производительностью фирмы и тем самым, определяют «производительную» сторону эффективности.

Постоянные расходы определяют жизнеспособность предприятия. Тем самым, в постоянных расходах получает свое воплощение другая сторона эффективности предприятия – способность к производству. Безусловно, возникают некоторые сложности с распределением расходов по видам – постоянные и переменные, – но в рамках предлагаемого похода подобные сложности не столь уж важны. Нам важна полнота учета расходов и некоторая неточность в распределении расходов не будет влиять на характер принимаемых решений.

Итак, образуем три фонда – фонд переменных расходов, фонд постоянных расходов и фонд прибыли.

Фондов может быть больше. Можно образовать фонд налогов, фонд финансовых резервов, фонд капиталовложений, фонд займов и кредитов, но нам пока достаточно трех фондов. Уточним лишь специфику третьего фонда – фонда прибыли. Этот фонд будет иметь еще одно, расширенное название – фонд прибыли и резервов. Помимо прибыли, к данному фонду мы будем относить все выплаты и затраты, которые не попали в фонды переменных и постоянных расходов. Для краткости мы иногда будем опускать «и резервов», именуя фонд просто – фонд прибыли. Назначение фонда прибыли и резервов будет состоять в резервировании как прибыли, так и некоторой доли выручки, направляемой на финансирование «неожиданных» выплат.

Вообще, создание резервов – хороший инструмент парирования случайностей: случайных выплат, случайно непогашенной дебиторской задолженности, случайно просроченной кредиторской задолженности. Наличие фонда прибыли и резервов позволит, пусть не гарантировать, то хотя бы обеспечить прибыль. Резервирование выручки под неожиданные выплаты лишь усиливает подобные меры обеспечения прибыли. В свою очередь, прибыль предприятия, вкупе с резервами, является числовым выражением эффективности предприятия.

Устройство регулятора

Описание регулятора начнем с простого случая, постепенно переходя от частного к общему. Для начала рассмотрим гипотетическое торговое предприятие и предположим, что в начале его функционирования в составе активов предприятия числится только товар. Более того, стоимость складских запасов в точности равна сумме собственного капитала, то есть товарные запасы сформированы за счет капитала. Чтобы избежать учета дебиторской и кредиторской задолженности, примем, что все расходы и доходы предприятия имеют денежную форму.

Задача предприятия состоит в обеспечении заданной рентабельности операций и в поддержании текущего уровня товарного запаса как гарантии достаточного уровня продаж. Построим регулятор, решающий данную задачу.

Заметим, что выручка уже «содержит» в себе постоянные, переменные расходы и операционную прибыль (рис 3.). Эту исторически сложившуюся структуру выручки можно принять за основу распределения выручки по фондам. Если же структура выручки неудовлетворительна, то выдвинем некоторое нормативное распределение выручки. Нормативная структура выручки будет играть роль целевой.

Рис. 3. Структура выручки

Структура выручки – это ничто иное, как процентное распределение выручки по фондам. Зафиксировав один раз процент распределения выручки по фондам, мы будем применять этот процент к выручке, невзирая на то, что фактическая и исторически сложившаяся структура выручки не соответствует целевой. Несоответствие нормативной и фактической структуры выручек ставит вопрос об очередности распределения выручки – какой фонд получает причитающуюся ему долю выручки первым, а какой последним. Однако в случае процентного распределения это неважно – все фонды получат причитающуюся долю выручки. Но будет ли достаточна сумма? Этот вопрос особенно занимателен по отношению к фонду постоянных расходов. Занимателен, но не более того, поэтому мы пока не будем останавливаться на этом вопросе.

Определим следующий порядок распределения выручки по фондам:

а) фонд переменных расходов,

б) фонд прибыли и резервов,

в) фонд постоянных расходов.

Подобный порядок распределения выручки по фондам можно объяснить следующим. Мы не можем, не манипулируя ценами, влиять на долю переменных расходов, зато долей постоянных расходов можно манипулировать, правда, в известных пределах. Более того, доля постоянных расходов изменяется под воздействием двух факторов: абсолютной суммы постоянных расходов и абсолютной суммы выручки.

В учете финансовый результат определяется как остаток после вычета расходов. В предлагаемой методике порядок иной: вначале вычитаем из выручки переменные расходы, заботясь о поддержании способности функционирования, а затем операционную прибыль (можно использовать показатель EBITDA), рассчитанную как процент выручки. Этим мы придаем переменный характер операционной прибыли. И только после вычитания операционной прибыли остаток выручки направляется на финансирование постоянных расходов. Этим мы ограничиваем долю постоянных расходов в выручке. С другой стороны, мы действуем против природы постоянных расходов, делая их переменными. И такие действия не пройдут бесследно, нам придется вводить корректировки фонда постоянных расходов.

Возвращаясь к вопросу расчета доли прибыли в выручке и исповедуя осторожный подход к распределению выручки, предусмотрим возможность резервирования доли выручки на покрытие расходов внереализационного характера, на выплату процентов и плату за капитал, на некоторые налоги возможно, еще на что-либо. То есть так как норматив операционной прибыли не учитывает подобные выплаты, то для создания финансовых резервов следует увеличить процент распределения выручки в фонд прибыли.

И, наконец, не все расходы могут учитываться при распределении выручки. Так, могут не учитываться расходы немонетарного характера (например, амортизация), что впрочем, требует лишь некоторого уточнения доли выручки, направляемой в фонд прибыли.

Конструкция регулятора. Имея выручку дня (или иного периода), приступаем к ее распределению (рис. 4).

Рис. 4. Схема распределения выручки

1. Отделим и направим часть выручки в фонд переменных расходов в соответствии с установленным нормативом (процентом). В нашем гипотетическом предприятии фонд переменных расходов предназначен для пополнения складских запасов по мере их продаж. Следовательно, распределяя выручку, мы решаем финансовыми методами задачу поддержания складских запасов, страхуя себя от «нецелевого» использования соответствующей доли выручки.

2. Резервируем операционную прибыль и создаем резервы – направляем часть выручки в фонд прибыли и резервов.

3. Оставшуюся часть выручки направляем в фонд постоянных расходов. Эта часть выручки является той суммой, которой располагает руководство как для поддержания жизнедеятельности предприятия, так и для поддержания «комфортного» существования. Сумма средств, поступающих в данный фонд, никогда не будет отрицательной, если процент распределения неотрицателен.

Определенность суммы постоянных расходов, ее тесная связь с выручкой побуждает руководство более взвешенно относиться к затратам, соотносить потребности и желания с возможностями предприятия. Тем не менее, если поток выручки в силу фундаментальных причин не достаточен для покрытия постоянных расходов, то никакой регулятор не способен обеспечить выживание фирмы.

Отчет о дефицитах

Распределяя выручку по фондам, мы надеемся, что расходы будут производиться в пределах остатка фонда. На практике, под тем или иным предлогом, ссылаясь на важность, срочность, значимость приходится идти на перерасход средств фонда. Хотелось бы иметь в каждый момент времени картину дефицита и профицита по каждому фонду. Для решения этой задачи разработаем отчет, информирующий о состоянии фондов. Как назвать подобный отчет? Его можно было бы назвать: «Отчет об использовании выручки», «Отчет об источниках финансирования», «Отчет о состоянии фондов», «Отчет о финансовых возможностях», «Отчет о дефицитах». В качестве рабочего мы выбрали последнее название, короткое и побуждающее к действию.

Для каждого периода, например – для каждого месяца, сформируем лист отчета, имеющий вид, изображенный на рис. 5.

Рис 5. Лист отчета о дефицитах

Порядок заполнения отчета следующий. Пополнение фонда, – позиции W1 – W3, – заполняются в соответствии с правилами распределения выручки по фондам. Сумма W = W1 + W2 + W3 вводится в отчет для проверки корректности распределения: сумма W должна быть равна выручке. Ниже мы упомянем о возможных корректировках сумм распределения, которые могут нарушить упомянутое правило.

Использование средств фонда отражается в позициях Р1 – Р3. Затраты по графе Р1 и расходы по графе Р3 очевидны. Выплаты по графе Р2 подчиняются следующему правилу: все, что не может быть отнесено в графы Р1 и Р3, отражаются в графе Р2. В частности, в графе P2 отражаются выплаты дивидендов, выплаты процентов, внереализационные расходы, капиталовложения, ремонт основных средств, восстановление нематериальных активов.

Текущий остаток фонда F1 – F3 формируется арифметическим путем: начальный остаток плюс пополнение и минус использование фонда.

Отрицательный остаток фонда говорит о дефиците, положительный – о профиците. Положительный остаток фонда свидетельствует о потребности в расходах по данной группе затрат. Потребность определяется тем, что расходы необходимы для сохранения прибыльности предприятия. Отрицательный остаток фонда может свидетельствовать о потребности в доходах для покрытия дефицита. Сумма остатков всех фондов свидетельствует или об общем дефиците или о профиците предприятия и имеет связь с наличными средствами организации. Экономическая и деловая интерпретация остатков фондов зависит от фонда.

Так, дефицит фонда переменных расходов свидетельствует о недостаточном финансировании складских запасов. Нехватка товара влияет на операционную способность капитала (физическую производительность капитала [2]), в большинстве случаев снижая производительность фирмы.

Дефицит фонда резервов и прибыли свидетельствует об отсутствии и резервов, и нераспределенной прибыли. Заметим, что дефицит фонда прибыли не обязательно говорит об убытке. Если полученная прибыль была либо выплачена владельцам, либо реинвестирована, то дефицит фонда говорит лишь об отсутствии нераспределенной прибыли.

Дефицит фонда постоянных расходов свидетельствует либо а) о возросших расходах на содержание фирмы, либо б) о недостаточности выручки для поддержания функционирования предприятия.

Для любого фонда справедливо: дефицит фонда есть следствие того, что средства фонда используются сверх меры. Так как распределяется 100% выручки, то дефицит одного фонда возможен за счет средств какого-либо другого фонда. Поэтому следует оценивать «критичность» дефицита – смотреть: за счет каких фондов сформирован рассматриваемый дефицит. Так, если дефицит фонда постоянных расходов сформирован за счет фонда закупок товара, то возникает угроза недофинансирования закупок товара, а значит под вопросом и будущие выручки. Если же дефицит фонда постоянных расходов создан за счет фонда прибыли и резервов, то в большинстве случае достаточно обратить внимание на необходимость покрытия дефицита, с тем чтобы достичь планового размера прибыли.

Начальные остатки фондов заполняются либо на основании отчета предыдущего периода, либо путем инвентаризации наличных средств и распределения их по фондам. Также с начальными остатками связаны позиции С1 – С3, введенные в отчет для отражения процедуры перераспределения текущих остатков фондов. Например, остаток фонда прибыли может быть направлен на покрытие дефицита постоянных расходов. Такое перераспределение и отражается в графах С1 – С3. Так как перераспределение осуществляется в пределах текущих остатков фондов, то сумма С1 – С3 должна быть равна нулю. Важно отметить, что позиции С1 – С3 это не только технический прием, но и управление структурой капитала. Раскроем это утверждение.

Технически, записывая в ячейку С1 некоторую сумму, балансируя ее отрицательными суммами в С2 и С3, мы тем самым покрываем дефицит фонда переменных расходов. В финансовом смысле мы устанавливаем более высокий уровень складских запасов. В самом деле, хотя в прошлом периоде была оплачена большая партия товара, во всяком случае, большая, нежели была реализована, в будущих периодах этот факт не будет учтен, и закупки останутся на уровне продаж. Наоборот, изымая остаток фонда переменных расходов, мы фиксируем более низкий целевой уровень склада.

По-другому видятся корректировки фонда постоянных расходов. Прежде чем изымать остаток фонда постоянных расходов, следует понять – в силу чего образовался данный остаток. Если остаток фонда образовался в результате превышения плановой выручки при сохранении планового уровня расходов – то изъятие остатка фонда лишь фиксирует возросшую прибыльность компании вследствие роста масштаба операций. Если же остаток фонда образовался в результате экономии расходов, то прежде чем уменьшать фонд, следует обосновать такое уменьшение – недофинансирование может сказаться на функционировании фирмы.

Изъятие остатка фондов прибыли и резервов определяется тем, какая часть фонда – резерв или прибыль используется для изъятия. Если изымается резерв –то такое изъятие соответствуют назначению резервов. Если изымается прибыль – то следует подготовиться к объяснениям с владельцами (акционерами) предприятия.

Для полноты картины следует упомянуть еще одну причину возникновения остатков и дефицитов – неправильное распределение выручки по фондам. И тогда перераспределение по позициям С1 – С3 позволяет устранить расчетные перекосы.

Управление фондами, а посредством этого и управление структурой оборотного капитала возможно не только путем изъятия или пополнения фондов, но и путем корректировки граф «пополнение» и «расходование».

Допустим, мы хотим уменьшить складские запасы. Для этого следует перераспределить часть выручки, которая идет на пополнение складских запасов. Это можно сделать, уменьшив W1 («отрицательное» пополнение фонда), одновременно увеличив W2 (пополнение фонда прибыли). Либо же увеличить Р1 (отразив фиктивное расходование) и синхронно уменьшить Р2, уменьшая тем самым расходование фонда прибыли на фиктивную сумму. Корреспонденция сумм, другими словами, синхронное отражение сумм не столь обязательно, сколь желательно. Прием синхронного отражения позволяет сохранить «балансовые» уравнения: а) сумма пополнений фондов должна быть равна выручке, б) сумма выплат из фондов должна быть равна общей сумме выплат.

Отчет о дефицитах легко реализовать с помощью электронных таблиц. На отдельных листах электронной книги можно организовать представление дневных оборотов в разрезе доходов и расходов и связать формулами ячейки листа основного представления с ячейками листов детализации. Тем самым отчет о дефицитах будет иметь дневные расшифровки сумм, что улучшит понимание причин текущего финансового состояния, представлением которого и является отчет о дефицитах.

Для демонстрации приема детализации сумм приведем следующий пример. Пусть у нас есть лист, который мы назовем «Выручка». Этот лист будет содержать дневные выручки и распределение выручки по фондам. Данный лист можно организовать так, как показано на рис. 6 (цифры – условные).

Рис 6. Вид листа «Выручка»

Аналогично листу «Выручка» могут быть сформированы листы, объясняющие расходы (рис. 7). При этом лист расходов может быть структурирован по видам расходов.

Рис. 7. Вид листа «Расходы»

Например, каждый вид расходов может быть представлен своей колонкой отчета.

Другой подход к детализации сумм может базироваться на представлении банковской выписки электронной таблицей. Вводя в шаблон суммы банковской выписки, то есть все поступления и выплаты денежных средств, мы получаем источник данных для формирования сумм поступления в фонды и суммы использования фонда. Включение листа «Банковская выписка» позволяет, помимо прочего, получить целостную систему представления денежных потоков с отображением остатков средств на каждую дату. Заметим, что для полного описания денежных потоков необходимо учесть и отображение движения денежных средств, учитываемого в кассовых книгах предприятия.

О кассовом характере отчета о дефицитах

Поступления и выплаты денежных средств, отражаемые в банковской выписке и кассовой книге в части наличных средств, не зачисляемых на расчетный счет – основной объект учета в отчете о дефицитах. Этот факт предопределяет кассовую природу отчета о дефицитах, сближая его с отчетом о движении денежных средств. Но это же порождает трудности в сопоставлении отчета о дефицитах и отчета о прибылях и убытках. В связи с этим возникает вопрос: может ли отчет о дефицитах использоваться для оценки прибыли компании?

В роли прибыли в отчете о дефицитах могут выступать а) суммы поступлений в фонд прибыли минус суммы использования прибыли для покрытия дефицитов других фондов, б) суммарный дефицит или профицит фондов, скорректированный на суммы прибыли, распределенной в пользу владельцев компании. Но и после корректировки мы имеем лишь приблизительное представление о прибыли. Точное же сопоставление отчетов может потребовать изощренной техники расчетов.

Причины расхождения отчета о дефицитах и отчета о прибылях и убытках следующие.

1. Способ учета НДС. Все статьи отчета о прибылях и убытках содержат суммы без учета НДС. Если при планировании платежей опираться только на отчет о прибылях и убытках, то отсутствие НДС порождает трудности с планированием платежей – по каждой статье нужно рассчитать поправку на НДС, с тем чтобы получить сумму выплат. Так как поступления и выплаты содержат в себе НДС (там, где он есть), то включение НДС в состав сумм отчета о дефицитах оправданно не только с «калькуляционной», но с управленческой точки зрения.

2. «Разновременность» сумм доходов (выручек), отражаемых в отчете о дефицитах и в отчете о прибылях и убытках. Причина «разновременности» состоит в том, что отчет о прибылях и убытках формируется с использованием метода начисления и часть доходов не имеет денежного покрытия в отчетном периоде. В отчете о дефицитах часть поступлений относится как к доходам прошлых периодов (погашение дебиторской задолженности), так и к доходам будущих периодов (авансы). Детально вопрос «разновременности» доходов и расходов рассмотрен в работе [4].

3. Немонетарные доходы и расходы: товарообменные операции, операции зачета встречных требований, расходы по амортизации и т.п.

4. Выплаты и поступления, не связанные с доходами и затратами. Примерами подобных операций являются вклады или выкуп уставного капитала, поступления или возврат кредитов и займов. Следует упомянуть и о потоках, связанных с перемещением денежных средств между расчетным счетами, кассами, операции конвертации денежных средств как в различные валюты, так и в различные денежные инструменты.

Изложенные причины затрудняют сопоставление отчета о дефицитах и отчета о прибылях и убытках, но важно ли подобное сопоставление с точки зрения управления предприятием?

Отчет о дефицитах недвусмысленно и прозрачно свидетельствует о дефицитах и располагаемых средствах. Иметь данную информацию под рукой просто необходимо и отчет ее предоставляет. Будет ли достаточно данной информации? Достаточность определяется характером решений – стратегических, тактических или оперативных. Всегда существует промежуток времени, для которого информация отчета о дефицитах достаточна и такой промежуток времени отвечает задачам оперативного управления. Таким образом, опираясь на потребности оперативного управления, мы будем стремиться к кассовому характеру отчета о дефицитах, добиваясь сближения отчета о дефицитах и отчета о движении денежных средств.

Учет дебиторской и кредиторской задолженности

До сих пор мы полагали, что доходы и расходы соответствуют денежным потокам. Снимем это допущение и введем в отчет о дефицитах учет кредитных отношений, фиксируемых с помощью дебиторской и кредиторской задолженности.

Добавим в отчет о дефицитах регистры учета дебиторской и кредиторской задолженности. Для определенности примем, что в составе дебиторской задолженности числится только задолженность клиентов, а в составе кредиторской задолженности – задолженность поставщикам товара. Вид регистров учета задолженности приведен на рис. 8.

Регистр дебиторской задолженности

Регистр кредиторской задолженности

Рис. 8. Регистры учета дебиторской и кредиторской задолженности

В регистрах рис. 8, в позициях D2 и К1 стоят денежные суммы, которые переносятся на лицевую сторону отчета о дефицитах: сумма D2 заносится в позицию W1, сумма К1 – в позицию Р1. Использование регистров дебиторской и кредиторской задолженности упрощает учет операций с расчетами неденежными средствами: бартер, зачет встречных требований и т.д.

Достаточно просто скорректировать дебиторскую и кредиторскую задолженности на сумму немонетарной операции. Правда, в силу связи между регистрами и фондами, суммы немонетарных операций влияют на остаток фонда. И если использование фонда за счет немонетарных операций не вызывает возражений, то пополнение фондов на основании отгрузок, не обеспеченных денежными потоками, настораживает.

С другой стороны, материальные ценности отпущены и сигнализировать об этом надо. И если мы проведем пополнение фондов, то тем самым отразим обязательство произвести расходы, с тем, чтобы обеспечить организацию ресурсами, необходимыми для ее функционирования. В этом проявляется взгляд на затраты, как ресурсы, обеспечивающие в будущем экономическую выгоду (добавленную стоимость) и у нас есть причина для отступлений от отчета о движении денежных средств.

Имея регистры дебиторской и кредиторской задолженности, можно ввести в отчет о дефицитах еще одну таблицу – складской регистр, с тем, чтобы иметь под рукой информацию о состоянии склада и динамике его изменения. Вид складского регистра приведен на рис. 9.

Складской регистр

Рис. 9. Вид складского регистра

Операции, изменяющие состояние склада и не затрагивающие регистров дебиторской и кредиторской задолженности (например, потери, естественную убыль) можно учесть путем корректировки остатков соответствующего периода.

Организуя регистры дебиторской и кредиторской задолженности для каждого фонда (если это необходимо), мы сближаем отчет о дефицитах с учетными данными бухгалтерской системы. В силу этого появляется возможность сопоставления данных отчета о дефицитах и данных бухгалтерских систем, что положительно сказывается на достоверности представляемых отчетом данных. Все же следует помнить, что увеличение объема данных и усложнение структуры отчета о дефицитах оправдано лишь до определенного предела. Отчет о дефицитах не должен подменять собой бухгалтерскую подсистему, и трудозатраты на его формирование должны быть пренебрежимо малы по сравнению с трудозатратами бухгалтерской подсистемы, регистрирующей те же факты хозяйственной жизни.

Фонд внеоборотных активов

Значимость и существенность операций с внеоборотными активами (основными средствами, нематериальными активами и т.д.) может потребовать введения отдельного фонда для финансирования подобных операций. Устройство данного фонда, а также таблицы для его представления аналогичны рассмотренным ранее фондам, поэтому мы не будем подробно останавливаться на характеристике фонда внеоборотных активов.

Пополнение фонда внеоборотных активов возможно за счет следующих операций: амортизации, выручки от реализации внеоборотных активов, распределения (реинвестирования) прибыли, вложений в капитал участников предприятия.

Некоторую сложность представляет распределение прибыли, понимаемое как реинвестирование. Впрочем, данная сложность может быть преодолена либо путем отражения соответствующих сумм в ячейке С2, либо путем задания соответствующих начальных остатков фонда прибыли и фонда внеоборотных активов.

Использование фонда внеоборотных активов в основном исчерпывается операциями приобретения, модернизации, восстановления и ремонта внеоборотных активов. Возможно, сюда могут быть отнесены операции по обслуживанию внеоборотных активов. Однако не следует увлекаться скрупулезным учетом подобных операций, ограничившись очевидными ситуациями.

Остаток фонда внеоборотных активов свидетельствует о недостаточных вложениях во внеоборотные активы. Если подобное недофинансирование обоснованно, то остаток фонда внеоборотных активов следует перераспределить в пользу других фондов с тем, чтобы зафиксировать отсутствие потребности в финансировании внеоборотных активов.

Фонды операций с заемным и собственным капиталом

Многие предприятия привлекают кредиты и займы, в связи с чем возникает задача обеспечения своевременного возврата кредитов и займов. Решение данной задачи осуществляется путем планирования денежных потоков и резервирования сумм для погашения задолженности. А раз так, то может пригодиться фондирование выручки для обеспечения возврата кредитов и займов. Для чего создается фонд возврата кредита. Подобный фонд является краткосрочным, так как он закрывается после выполнения той задачи, во исполнение которой он был открыт.

Операции получения кредитных и заемных средств не требуют создания специальных фондов. Поступление заемных средств естественным образом учитывается как пополнение уже открытых фондов. Каких именно – зависит от целевого назначения кредита. В самом деле, если кредит выдан для закупок товара, то пополняется фонд закупок товара. Если же у займа отсутствует целевое назначение, то пополняется фонд постоянных расходов.

Операции возврата кредитов и займов требуют организации специального фонда для резервирования денежных средств, направляемых в погашение кредитной задолженности. Необходимость резервирования денежных сумм для погашения кредитных обязательств, в свою очередь, требует пересмотра структуры выручки – требуется выделить долю выручки, направляемую в фонд возврата кредитов и скорректировать распределение выручки для остальных фондов. Если не пересмотреть структуру выручки, то мы по ходу возврата кредита получим дефициты в фондах, которые в последующем потребуется сторнировать в той сумме, которая вызвана погашением кредитов.

Фонд возврата кредитов организуется с помощью открытия регистра, примерный вид которого приведен на рис. 10.

Рис. 10. Вид регистра фонда возврата кредита

В заключение данной темы зададимся вопросом: не следует ли создать фонд для операций с собственным капиталом, например, для учета выплат дивидендов и купонного дохода, выкупа акций и облигаций? Ответ на этот вопрос зависит от масштаба операций, хотя в обычных ситуациях, для учета операций с собственным капиталом достаточно использовать фонд прибылей.

Встраивание в отчет о дефицитах платежного календаря

Наличие больших остатков денежных средств, зарезервированных, например, в целях предстоящего погашения кредита или для оплаты большой партии товара, побуждает попытаться решить задачу доходного размещения свободных остатков денежных средств. Данная задача имеет решение, если доходы от размещения свободных денежных средств с учетом рисков такого размещения превышают расходы на привлечение заемного капитала. В ином случае, если доходы от размещения меньше расходов по привлечению заемного капитала, предпочтительно оперировать заемным капиталам.

Имея отчет о дефицитах, можно предложить еще один способ управления временно свободными денежными остатками, заключающийся в управлении дефицитами фондов. Суть данного способа состоит в такой организации очередности платежей, при которой по некоторым фондам создается искусственный дефицит. Другой же фонд, как правило тот, по которому предполагается большой платеж, становится профицитным. Когда наступает срок платежа, весь денежный поток направляется в пользу данного платежа и профицит фонда погашается. Так как другие фонды уже получили опережающие финансирование, то фирма функционирует в нормальном режиме, не испытывая недостатка ресурсах.

Планирование искусственных дефицитов и профицитов можно проводить с помощью такого инструмента, как платежный календарь. Пусть платежный календарь – таблица предстоящих поступлений и выплат в разрезе видов и направлений расходования денежных средств, с операционной детализацией платежей. Необходимым условием совместной работы платежного календаря и отчета о дефицитах является согласование операций фондов и списка статей поступлений и выплат, с тем, чтобы иметь возможность однозначно соотносить денежные суммы платежного календаря и суммы, регистрируемые в фондах.

На основе платежного календаря можно составить плановую таблицу использования фондов. Сложность составления такой таблицы состоит в предвидении будущих поступлений денежных средств. В условиях стабильных или прогнозируемых потоков выручки, можно рассчитать либо вероятный денежный поток, либо, – для осторожных, – нижнюю оценку величины денежного потока.

Даже ничего не зная о выручке, можно оценить требуемую выручку в обеспечение всех расходов, иных выплат и плановой прибыли. В частности, постоянные расходы плюс плановая прибыль, деленные на норму маржинальной прибыли и есть требуемая выручка в обеспечение расходов и прибыли. Умножим эту выручку на процент переменных расходов в составе выручки и получим оценку затрат по поддержанию должного уровня складских запасов. Наличие прочих выплат обусловливает как более высокий уровень выручки, так и полное или частичное использование фонда прибыли вкупе с фондом переменных расходов. Правда, возможен еще один вариант – привлечение дополнительных финансовых средств. Опираясь на прогнозы, рассчитывая минимально необходимый уровень выручки, планируя привлечение заемного капитала, мы, в конечном итоге, получаем финансовую картину будущего компании.

Продолжая конструирование технологии планирования платежей, предложим следующую практику. Определим каждому виду платежей временной коридор платежа, так что вся выручка в пределах этого отрезка времени поступает в распоряжение соответствующего фонда. Например, налоговые платежи имеют фиксированные сроки уплаты и логично установить коридор для их оплаты, зафиксировав в платежном календаре направление использования выручки – «оплата налогов». Те же правила можно распространить на платежи по договорам с периодичными платежами, например по договорам аренды.

Более или менее свободные отрезки времени отводятся для выплат поставщикам, о чем информируются лица, отвечающие за управление товарным запасом. Имея ориентировку по предпочтительным срокам оплат, отдел управления товарным запасом может внести коррективы в дисциплину и условия заказа (например, в расчет точки заказа, расчет оптимального и экономически обоснованного объема заказа) с тем, чтобы выстроить свою работу в соответствии не только с располагаемыми денежными средствами, но и, что важно в предлагаемом способе, в соответствии с доступностью денежных средств.

После того как спланированы все периодические и регулярные платежи, остаются разовые, несистематические платежи, которые можно проводить в те дни, когда на расчетных счетах предприятия образуется свободная денежная масса.

Организация коридоров платежей – непростая задача, и можно возразить – к чему такие сложности? Не планируя, мы, к сожалению, не избавляемся от сложностей вообще, мы просто пассивно ожидаем их наступления. Планируя же, мы переносим сложности из будущего в настоящее и занимаем активную позицию. Более того, отсутствие планирования и управления событиями приводит к тому, что не только неблагоприятные, но и благоприятные события группируются, а не распределяются равномерно, как мы того наивно ожидаем: всегда будут возникать такие дни, когда нужно платить за все, а денег нет, и дни, когда денег много, а никто не предъявляет требований на оплату.

Зачастую такое течение событий представляется как некое знамение и наказание. А это всего лишь игра случая и… отсутствие менеджмента. Для того же, чтобы сделать течение событий равномерным и прогнозируемым, нужен менеджмент, нужны способности, определенные организаторские и технологические усилия. Обобщая, можно сказать, что характеристика случайности, выраженная, например, коэффициентом вариации или среднеквадратическим отклонением производственного показателя является мерилом менеджмента: чем выше вариация – тем меньше менеджмента на предприятии.

Оперативность и точность отчета о дефицитах

Вся ценность отчета о дефицитах – в оперативности его составления. Запаздывание сроков составления отчета, неряшливый подход в регистрации фактов хозяйственной жизни девальвирует и делает ненужным отчет о дефицитах. Заполнение же ненужного отчета – напрасная трата времени и сил.

Рассмотрим две характеристики отчета о дефицитах: оперативность и точность. Под точностью будем понимать отсутствие ошибок регистрации фактов хозяйственной жизни (не на ту статью отнесли), отсутствие пропусков данных и лишние записи. Мерой точности отчета может выступать число ошибок или сумма ошибочных операций. Под оперативностью отчета будем понимать задержку в подготовке отчета относительно даты, на которую подготовлен отчет.

Оперативность отчета и его точность входят в противоречие друг с другом, и следует чем-то жертвовать, либо оперативностью в ущерб точности, либо наоборот. Мы предлагаем жертвовать некоторой степенью точности в пользу оперативности отчета.

Если мы выбрали оперативность, то следует оценить затраты на достижение максимальной оперативности отчета. Предположим, что мы можем оценить дополнительный доход, извлекаемый благодаря высокой оперативности. Тогда мы можем соотнести получаемый доход с затратами, обеспечивающий данную оперативность. Даже если нам недоступны точные количественные данные, мы все же можем вынести качественные суждения и выработать экономически обоснованные требования к оперативности. Если затраты на оперативность меньше дохода от оперативности (на сколько меньше – определяется нормативом рентабельности затрат), мы будем иметь «экономически обоснованную» оперативность. И если подобный уровень оперативности не устраивает руководство, то следует направить усилия на совершенствование технологии управления, документооборота, совершенствование бизнес-процессов, методик и способов построения учетных систем, в общем, на совершенствование системы управления предприятием.

Консолидация отчетов о дефицитах

Имея отчеты о дефицитах в каждой бизнес-единице, возникает желание построить отчет о дефицитах для всей группы компаний. С тем чтобы ответить на вопрос – имеет ли смысл консолидация – следует рассмотреть формальную и содержательную стороны процедуры консолидации.

Формальная сторона процедуры консолидации затрагивает вопросы единообразия форм отчета о дефицитах и вытекающего из этого факта удобства или неудобства объединения этих отчетов. Единообразие форм отчетов, основанное на стандартизации адресов ячеек электронных таблиц, позволяет выполнять консолидацию быстро и технологично, просто суммируя ячейки. Иногда и отсутствие единообразия не сильно усложняет дело, особенно, если объем данных невелик и ручной ввод необременителен.

Содержательная сторона консолидации связана с вопросами интерпретации консолидированного отчета о дефицитах: имеет ли смысл консолидированный дефицит группы компаний, имеется ли содержательная интерпретация остатков консолидированных фондов? Сложности интерпретации консолидированного отчета вызваны несколькими причинами. Во-первых, финансовая структура группы компаний не однородна и содержит как центры прибыли, так и центры затрат. Во-вторых, при консолидации некоторые трансакции становятся внутренними.

Отличительная черта внутренних трансакций состоит в том, что у одних компаний они фиксируются на стороне выплат, у других – на стороне поступлений. Простое суммирование отчетов, да и то при условии согласования по дате и сумме внутренних трансакций, увеличивает обороты, хотя и сохраняет остатки фондов. Завышенная оценка финансовых потоков не позволяет оценить внешние потоки группы компаний. Правда, мы по-прежнему будем иметь справедливое представление о дефиците группы компаний. Удаление (элиминирование) внутренних транзакций исправляет положение, но является технически сложной задачей, к тому же не лишенной ошибок.

Если имеет место не согласованное или ошибочное отражение внутренних трансакций, то искажаются и обороты, и представление о суммарном дефиците. Характер подобных искажений следующий. Мы имеем две ситуации. Первая, если отражаются ожидаемые поступления, но не отражаются соответствующие им требования к выплатам – маскируется дефицитность. Тем самым могут быть приняты решения о выплатах, необеспеченных поступлениями. Вторая ситуация – если отражены требования к выплатам и не отражены соответствующие им поступления, то искажается представление о распределении дефицитов и профицитов между компаниями внутри группы.

Таким образом, консолидация отчетов может являться технически сложной задачей, а консолидированный отчет о дефицитах с трудом поддаваться интерпретации. С другой стороны, небезрезультатна и попытка построения консолидированного отчета о дефицитах. Невозможность построения консолидированного отчета выявляет недостатки в организации финансирования внутри группы.

Если не удается получить содержательный консолидированный отчет, суммарный дефицит группы не поддается интерпретации, в структуре имеются центры затрат, венчурные центры или центры инвестиций, имеющие хронический дефицит, с которым все уже смирились и махнули рукой – мы имеем проблемы, и возможно, серьезные с организацией финансовой работы внутри группы компаний. Это первое. Второе – отчет о дефицитах позволяет по-иному взглянуть на экономическую целесообразность как центров затрат, так и иных групп затрат

 Можно попытаться проанализировать, является ли каждый центр затрат причиной экономической добавленной стоимости (EVA), существует ли альтернатива данному центру затрат, чему равна стоимость работ и услуг центра затрат, как соотносится данная стоимость со стоимостью аналогичных работ и услуг, предлагаемых рынком.

Окончательное решение о полезности консолидации отчетов о дефицитах может быть принято лишь после ответа на вопрос: как будет использоваться данный отчет в управлении группой. Лишь затем анализируются возможности процедуры консолидации, затраты на подготовку консолидированных отчетов и выгоды, которые вытекают из принимаемых решений на основе данного отчета.

Заключение

Предлагаемый метод предполагает наличие в отчете о дефицитах следующих регистров:

регистры учета фонда переменных расходов, фонда постоянных расходов и фонда прибыли и резервов,

регистры учета дебиторской и кредиторской задолженности,

складской регистр,

регистр фонда внеоборотных активов,

платежный календарь.

Данные регистры позволяют отразить дефицит или профицит фондов. Что свидетельствует о достаточном или недостаточном финансировании затрат, а также о достаточности или недостаточности прибыли. Правда, о прибыли можно судить, принимая во внимание обороты и остатки фонда прибыли и резервов.

Использование информации, предоставляемой отчетом о дефицитах, способствует обоснованному принятию решений как по сокращению затрат, так и по обеспечению прибыльности компании при наличии долгосрочных оснований для прибыльной работы компании.