Малые изменения для больших дел, или как увеличить продуктивность своей работы

Все мы верим в силу труда. Ведь неслучайно существует пословица: “Без труда не вытащишь и рыбки из пруда”.

Но мы могли бы работать не только по 12 часов в сутки, но и подумать головой. Своими советами поделилась Белла Бет Купер, контент менеджер в Buffer, компании, поставляющей инструменты для социальных исследований.

1. Пересмотрите список дел

Это нелогичный, но самый эффективный способ улучшить производительность труда. Выделите от одного до трех самых важных заданий на день. Это могут быть какие-то архиважные дела, срочные задания, которые необходимо сделать до отъезда домой или что-то подобное.

Лео Бабаута предлагает сделать эти дела в начале дня, чтобы оставшуюся часть посвятить менее важным заданиям. В противном случае есть риск пропустить все самое важное из-за второстепенных дел.

Остаток списка на день лучше заполнить тем, что можно легко сделать. Убедитесь, что все критические важные задачи выполнены и можете приступать к более лёгким. Так вы почувствуете себя более продуктивным в конце рабочего дня.

Есть еще один простой прием, который сделает настрой рабочим в течение дня: нужно писать список дел вечером перед сном. Обычно, человек думает, что он будет делать завтра. Эти мысли будут долго отвлекать его ото сна. А если материализовать мысли в виде списка, то сон придет намного быстрее. Кроме того, это экономит время на следующий день.

Еще один совет: сосредоточьтесь именно на нынешнем дне. Это, пожалуй, лучший совет. Отделите дела на сегодня от того, что нужно сделать вообще. Например, я часто волнуюсь о том, что мне предстоит сделать. Тогда я просто пишу это в отдельное место, но не добавляю в список дел. Иначе он будет выглядеть более загруженным, чем это есть на самом деле.

В конечном итоге у меня получается так: большой список дел, которые нужно сделать, и небольшой список дел на день, который я ежедневно редактирую, добавляя новые дела и вычеркивая старые. Наиболее важные задачи я помечаю отдельным цветом.

Благодаря этому, у меня есть возможность сосредоточиться на важных заданиях, но в то же время я не забываю о других делах. Я не трачу энергию попусту - это важное преимущество данной схемы работы.

2. Оценивайте результаты, а не время

Идея работает лучше тогда, когда было потрачено много времени на ее создание и реализацию. Мы хотим больше отдыхать, поэтому стремимся работать меньше и оцениваем труд по затрачиваемому времени.

Именно по этой причине нужно оценивать не время работы, а полученный результат. Так, можно заметить разницу.

Например, имеется один глобальный проект. Попробуйте разбить его не несколько более простых задач, выполнить которые будет на порядок проще. Имея такой набор малых и несложных дел можно не только оценить прогресс выполнения, но и собственную производительность. Некоторые люди, выполняя очередную задачу проекта, получают небольшой прилив положительных эмоций, которые помогают идти дальше.

Кроме того, можно записывать трудовые достижения в течение всего дня. Так, можно легко отследить объем выполненных дел. Сделайте так, и Вы удивитесь тому, как сильно Вы будете мотивированы. Одним словом, сосредоточьтесь на результатах, а не времени.

3. Заводите привычки, которые помогают начать работу

Обычно, когда я не знаю с чего начать, я начинаю откладывать на потом. Как правило, это происходит по утрам. У других людей это может быть другое время, но в целом, начать дело - это проблема для всех. И один из простых способов решения проблемы - завести привычку. Эта привычка может быть простой, например, выпить чашку кофе. Я обычно проверяю новости - это и есть мой звонок к началу трудового дня.

Или же можно просто убрать все, что отвлекает от работы - телефон и другие вещи. Можно оставить музыку, которая помогает войти в рабочее настроение.

Эта техника работает и на выходных. Наш директор отметил, что работать по выходным у него получается почти так же, как в будние дни. И чем больше он отвлекался на выходных, тем больше времени требовалось, чтобы войти в рабочий режим.

Привычки это не знак скучного офисного работника. Скорее, это признак того, что человек знает и умеет как добиться цели.

4. Следите за тем, как Вы тратите свое время

Если Вы хотите работать более продуктивно, то возможно стоит сменить свои привычки или поискать другие способы организации работы, чтобы найти решение проблемы.

В первую очередь найдите время, которое тратится попусту. Последите за тем, что Вы делаете с утра перед тем, как начать работу. Можно легко обнаружить, что время уходит на мелочи, такие как выбор одежды. Например, наш соучредитель постоянно одевает свои джинсы и белую футболку каждый день и работает лучше.

Продолжайте в том же духе. Следите за тем, что Вы делаете в течение дня. Для этого даже существуют специальные приложение, такие как RescueTime. Возможно, Вы себя подловите на том, что слишком много сидите в социальных сетях. Например, Вы можете превратить двух-минутную работу в 10-минутный чат.

Установив источники потери времени, постарайтесь устранить их. Нарабатывайте соответствующие привычки.

Раньше я часто проверял любимые сайты на предмет новостей. Но я изменил свои привычки, и теперь после чашки кофе я начинаю работать без отлагательств.

5. И, наконец, выработайте привычки, как остановиться после работы

Может показаться странным, но некоторым из нас проще начать работать, чем остановиться.

Некоторые люди не останавливаются, если не выполнили поставленную задачу. Сначала час, потом два, и вот уже время отправиться на боковую. Но есть несколько способов предотвратить такую ситуацию.

Уходите пока можете. У Хеммингуэя есть замечательные слова на этот счет: “Лучший способ остановиться - знать, что ты сможешь продолжить”. Если Вы будете уверены, что завтра продолжите, то легко сможете остановиться. И это правило применяется к любым видам работ.

Жестко нормируйте свой день. Шон Огл писал об этом. У него есть четкое время, после которого он перестает работать - 5 часов вечера. Но Огл встает довольно рано, поэтому, до обеда у него есть те же 5-6 часов рабочего времени. Он строг в отношении перерывов, поэтому ему приходится с умом расставлять приоритеты. Кроме того, давление от приближающегося “дедлайна” у Вас повышается мотивация выполнить работу.

Есть еще один простой способ ограничить время своей работы: отключите шнур питания ноутбука. Тогда Вам придется работать пока есть зарядка.

Придумайте развлечение, чтобы отвлечься после работы. Например, Шон планирует встречи с друзьями во время обеда, что позволяет ему легче отрываться от рабочего процесса. То же и для конца рабочего дня. Можно запланировать ужин или семейную встречу.

Выработайте привычку, которая позволит Вам остановиться после рабочего дня. Это особенно важно, если вам сложно остановиться. Наш директор, например, уходит на прогулку.

Заведите журнал. Это отлично расслабляет, равно как и разговор с коллегой или другом. Можно порассуждать, как Бенджамин Фраклин на тему “Что хорошего я сделал сегодня?”. А эту информацию можно найти в журнале. А если Вы имеете привычку планировать свой день накануне, то журнал может быть отличной памяткой. Согласуйте записи в журнале со списком дел.