Эффективное управление проектами. Рекомендации Европейского центра менеджмента

Современные организации скромнее по размерам и более гибкие, чем они были когда-либо в прошлом. Это означает, что сегодня люди работают от проекта к проекту и при этом зачастую меняется не только география их работы, но и выполняемые ими функции. Чтобы добиться успеха в новых условиях, они должны приобретать новые знания и навыки, необходимые для работы над проектом, выходящие за рамки традиционных обязанностей.

Представляем практические советы Эдуардо Казэса (Eduardo Casais), разработчика программы "Основы проектного менеджмента" Европейского центра менеджмента (Management Centre Europe).

1. Убедите команду в важности вашей новой бизнес-идеи

Вы начинаете проект, чтобы произвести нововведения, чтобы добиться результата, который существенно изменит ваш бизнес. Самый первый вопрос, который вы должны задать себе: "Почему этот проект важен? Что нового он привнесет?". Когда вы найдете ответ на эти вопросы, сообщите его команде проекта. Убедите команду в актуальности и важности вашей новой бизнес-идеи, заложенной в проекте. Аргументированно заставьте людей поверить в нее. Ваша команда должна быть вашим единомышленником, сотрудники должны поверить в вашу идею, принять ее, загореться ее реализацией.

2. Позвольте лидеру быть лидером

Руководство - это ключ к успеху проекта. Работа руководителя проекта намного сложнее, чем работа руководителя, выполняющего свои повседневные функции по управлению. Стандартные инструменты управления руководителей непроектной системы, такие как планирование, организация, руководство и контроль, оказываются крайне недостаточными в проектном управлении. Вот почему вы должны распознавать, постоянно поощрять и способствовать развитию ваших самых талантливых руководителей. Присматривайте за ними, обучайте и направляйте их, доверяйте им и дайте лидерам руководить.

3. Устраняйте препятствия

Проект - это рискованное предприятие. Вы просто не в состоянии предугадать все сюрпризы, которые может преподнести вам будущее. В то время как группа работает над проектом, остальной штат организации параллельно занимается повседневными делами, реализует обычный, основной бизнес компании. Следовательно, вам нужна структура поддержки, чтобы позволить группе не отвлекать свое внимание и силы на то, что находится вне их проектной сферы деятельности и вне их сферы контроля. Команда должна сконцентрироваться на проекте. Спонсоры, топ-менеджеры играют здесь решающую роль. Они наблюдают за всей организацией "с высоты полета", и именно они могут устранить возникающие препятствия, расставить приоритеты, разрешить конфликт ресурсов, оценить результативность деятельности и утвердить изменения. У них должно быть желание и время выполнять эту роль.

4. Сделайте ставку на командную работу

Фактически, работа над проектом ведется в команде. Однако слаженной работы команды добиться непросто - настолько это сложная химия. Подразумевается, что группа сильных личностей, с разными интересами и мнениями, разделяет общие цели, ответственность и некие общие взгляды. Они не теряют свою индивидуальность, но подстраиваются друг под друга с тем, чтобы добиться более высокого уровня коллективного действия. Чтобы создать хорошую команду, вам следует отобрать лучших людей и попросить их разработать лучший план проекта. Вы можете оспаривать их предположения, но вы должны также научиться доверять их суждениям и выводам. Затем вы следите за деятельностью команды и поддерживаете ее, помогая советом и одобрением.

5. Семь раз отмерь...

Не одобряйте необдуманный, скороспелый план. Перед тем как принять план проекта или реализацию его отдельных этапов, тщательно изучите его; проверьте, верны ли предположения, реалистичен ли он; посмотрите, не попытались ли незаметно обойти молчанием некоторые темы. Задайте множество вопросов по типу "а что если...". Обсудите с командой все возможные этапы развития проекта, как позитивные, так и негативные. Это самый лучший способ научить команду проекта предугадывать возможные неожиданности, творчески мыслить, эффективно проводить планирование и добиваться лучших результатов своей работы.

6. Предоставьте команде схему планирования и контроля

Разработайте формат проектного плана для вашей команды и требуйте, чтобы проект выполнялся согласно этому стандарту. Вы можете потребовать, чтобы план проекта включал, по меньшей мере, главные цели, перечень задач (схему распределения рабочих обязанностей), структурно-организационную диаграмму, график работы с обозначением основных этапов, необходимые ресурсы и бюджет проекта. Сформируйте комплекс основных правил для проверки и составления отчета по осуществлению проекта. Обязательно ознакомьте и обсудите данный документ со всеми сотрудниками проекта.

7. Закон Мерфи, или Как избежать потери контроля над ситуацией

Во время работы над планом вашего проекта здраво оцените, сколько времени и ресурсов потребуется для выполнения конкретных задач; не пытайтесь добиться того, чтобы каждый этап проекта был на 100% застрахован от риска. Практика показывает, этого практически нельзя добиться. Как только вы сделаете первый предварительный план, определите, какие непредвиденные обстоятельства вы должны предусмотреть и какие резервы заложить в своем проекте, чтобы преодолеть возможные нарушения графика или дефицит ресурсов. По ходу реализации проекта вносите конструктивные изменения в план проекта. Вы должны не просто контролировать изменения, но и быстро и конструктивно реагировать на них.

8. Планируйте, принимайте решение и оценивайте

Что вы можете предпринять, когда вы не уверены в будущих результатах? Очень просто: вы составляете план, по ходу осуществления проекта сравниваете полученные результаты с первоначально запланированными. Вносите изменения в существующий план только после того, как получите убедительные доказательства необходимости изменений. Если они оправданы, не бойтесь необходимости внести изменения. Внесение изменений - это не провал, это рабочая необходимость. Эффективная работа над проектом основывается именно на этом. Этот процесс "корректировки" проекта требует понимания людьми того, что ни один самый лучший план не может быть верным на 100%. Сотрудники вашей команды не должны ни бояться докладывать о несоответствии плана, ни быть вынужденными использовать "косметические средства" и хорошо выглядеть любой ценой, реализуя старую утвержденную модель проекта.

9. Следите за переменами

Организация должна выработать некоторые базовые правила относительно того, как управлять изменениями. Например, как следует выдвигать предложения об изменении, кому их следует направлять, кто должен отвечать за их утверждение, как они должны храниться, кто должен реагировать на предложения. Следует четко прописать процедуры введения и утверждения новых предложений по проекту.

10. Фокус на манере работы

Проекты терпят крах в результате плохого менеджмента, а не технических трудностей - и тому есть множество примеров. Как главный руководитель, забудьте о технической стороне дела и сфокусируйте свое внимание на поведенческом аспекте менеджмента проекта. Сделайте акцент на определении, развитии и вознаграждении того стиля работы, который подходит организации для осуществления проекта. Просто делайте это постоянно и последовательно. Выработайте четкий стиль руководства проектом и воплощайте его в жизнь.