Что же такое системы управления проектами?

Долгое время использование систем управления проектами ограничивалось традиционными областями - крупными строительными, инженерными или оборонными проектами и требовало профессиональных знаний.

Однако, за последнее десятилетие ситуация в области использования систем для управления проектами резко изменилась. Руководители различного уровня заговорили о маркетинговых, инвестиционных, организационных проектах, проектах внедрения новых систем и технологий. В то время как одни организации планировали проекты выхода из кризиса, другие осуществляли программы расширения сфер бизнеса.

Причинами столь значительного повышения интереса к проектному менеджменту являются как новые проблемы сфере администрирования бизнеса, связанные с развитием технологий вообще, так и новые возможности по повышению гибкости систем управления, предоставляемые развитием информационных технологий.

Применение для управления проектных методов является одним из элементов перехода организаций к плоским структурам управления , самоуправляемым командам , саморегулирующимся организационным структурам и другим новым управленческим решениям.

Да и само программное обеспечение для управления проектами претерпело значительные изменения. Сегодня можно сказать, что, несмотря на успех традиционных систем для управления проектами, применение данного названия только к данному типу систем практически устарело. Современная дисциплина управления проектами включает в себя значительное число различных аспектов, от формирования команды проекта и процедур заключения контрактов до задач управления рисками и качеством результатов. Вокруг традиционных систем для управления проектами (систем построенных на базе алгоритмов сетевого планирования ) появился целый класс систем обеспечивающих поддержку сопутствующих процедур и задач управления.

В то же время, усиленная современными сетевыми технологиями, традиционная система управления проектами начала трансформироваться из системы для моделирования деятельности в систему действительно поддерживающую процессы координации и управления в реальном масштабе времени.

Итак, из узко-профессиональных кругов проектный менеджмент вдруг переместился во все сферы бизнеса. Во многих организациях системы управления проектами, наряду с традиционными текстовыми редакторами, электронными таблицами и средствами подготовки презентаций, сегодня являются элементом стандартной конфигурации рабочего места каждого сотрудника.

Однако, новые возможности и перспективы по распространению и использованию систем для управления проектами связаны и с новыми проблемами. Все еще остается ряд технических проблем, связанных с реализацией отдельных функций систем. Появились новые технические проблемы, связанные с интеграцией систем между собой. Но главная проблема систем управления проектами кроется в противоречии между повышающимися возможностями и сложностью систем и их массовым распространением и использованием.

Используя современные недорогие системы управления проектами для ПК, практически любой пользователь (даже с нулевыми знаниями в данной области) может быстро и в большом количестве получать внешне профессиональные и убедительные отчеты и диаграммы. Однако, ценность и достоверность информации, содержащейся в подобных диаграммах, часто вызывает серьезные сомнения. А как гарантировать правильное применение методов управления проектами в организации, где каждый из сотрудников имеет возможность вносить свои данные в базу корпоративных проектов?

Все большее число пользователей систем управления проектами сознательно ограничивают сферу применения систем созданием внешне убедительных отчетов для создания впечатления о профессиональном подходе у начальства (партнеров, инвесторов и т.д.). В результате серьезные системы и методологии превращаются в игрушки в руках непрофессионалов, что в конечном итоге ведет к дискредитации самих подходов к управлению на основе проектнов. Это актуально во всем мире, это особенно актуально сегодня в России.

Целью данной серии статей является, не только повысить осведомленность читателей об областях применения, рынке, достоинствах и слабых сторонах подобных систем, но и дать некоторые практические рекомендации по выбору системы и ее эффективному внедрению в организации.

Управление проектами - управление в условиях хаоса.

Одним из наиболее характерных условий, сопровождающих ведение дел практически во всех областях бизнеса, последние десятилетия является постоянное ускорение динамики изменений, вызванных развитием технологий, изменениями в политической, экономической и социальной сферах. Современная организация, функционируя в условиях изменяющегося бизнес-окружения, испытывает постоянную необходимость во внесении соответствующих изменений в собственный бизнес. Применение лишь традиционной системы управления, основанной на осуществлении контроля за повторяющимися операциями и неизменным бизнес-процессом, становится недостаточно для эффективного управления компанией.

Именно это стало причиной того, что применение проектных методов управления сегодня уже не ограничивается организациями, по характеру деятельности ориентированными на выполнение работ в виде проектов - строительными компаниями, предприятиями, занимающимися разработкой и реализацией индивидуальных заказов. Оказалось, что даже в организациях, занимающихся серийным производством, значительная часть деятельности должна планироваться на основе проектов. Например, деятельность по модернизация производства, развитие систем управления, трансформация сферы бизнеса или бизнес-процесса отвечают всем основным признакам проектов.

Итак, методы управления проектами, известные специалистам несколько десятилетий, сегодня вошли в повседневную деятельность огромной армии рядовых менеджеров. Наиболее бурное распространение данного подхода произошло в последнее десятилетие: вторая половина 80-х - начало 90-х годов. И ключевую роль в этом процессе сыграло развитие персональных компьютеров.

Управление проектами и информационные технологии.

В процессе реализации проекта менеджерам приходится оперировать значительными объемами данных, кроме того многие аналитические функции базируются на достаточно сложных для неавтоматизированного расчета алгоритмах. Поэтому большинство методов планирования и управления календарными графиками работ подразумевают использование компьютера. Таким образом, от момента зарождения и до наших дней развитие методов управления проектами и их практическое применение во многом определялось развитием информационных технологий.

Создание и рассчет математических моделей, легших в основу методов управления проектами, стали возможными лишь с появлением компьютеров. Известный метод критического пути (Critical Path Method - CPM), который составил часть методики сетевого планирования , был разработан в 1956 году в результате исследований направленных на повышение эффективности использования вычислительной машины Univac для планирования строительных работ.

Эра господства больших ЭВМ, дорогостоящего специализированного программного обеспечения для управления проектами и дорогостоящих экспертов, умевших использовать это программное обеспечение продолжалась до середины 80-х годов.

Использование методики для управления проектами было ограничено организациями и проектами, бюджет которых позволял оплатить от $500.000 до $1.000.000 за установку соответствующих систем и привлечение специалистов.

Темпы развития информационных технологий превзошли самые смелые прогнозы, и перевернули многие принятые подходы к ведению бизнеса и управлению. Это в полной мере относится и к области управления проектами. Благодаря повышению мощности и снижению стоимости персональных компьютеров, а также, при участии таких корпораций, как Microsoft и Symantec, буквально заваливших рынок дешевыми системами для управления проектами, программное обеспечение и методики управления, доступные раньше только состоятельным организациям, пришли на рабочие столы и вошли в повседневную практику менеджеров и сотрудников средних и малых компаний. А наиболее мощные из систем для персональных компьютеров, такие как Primavera и Artemis, позволили управлять проектами в таких областях где раньше управления без использования больших ЭВМ и не мыслилось.

Развитие систем управления проектами для персональных компьютеров также прошло через несколько этапов. С повышением мощности ПК улучшалась функциональность систем повышались их возможности. С появлением Windows, введением стандартов обмена данными между системами, распространением сетевых технологий появлялись новые возможности для дальнейшего развития систем поддержки процессов управления проектами и их более эффективного использования.

Реализация концепции распределенной интегрированной системы управления проектом (или комплексом проектов), сбор и распространение актуальной информации в режиме реального времени стали возможными благодаря современным технологиям, обеспечивающим связь между участниками проектов в локальных и глобальных сетях.

Теоретически руководители проектов сегодня могут получать детальные отчеты по проекту и выдавать задания не покидая офиса и без единого телефонного звонка. Таким образом, традиционные системы для управления проектами имеют шанс превратиться из систем для моделирования проектов в системы реально поддерживающие процессы управления.