Простые способы сделать совещания продуктивными

Я не знаю, как у вас, но на моей голове достаточно седых волос, а еще одно совещание не сделает так, чтобы они пропали. Так, что же делать?

Во-первых, совещания проводятся для какой-то цели, но, как правило, эта цель нивелируется более сильными личностями по миллиардам причин: У них нет никакой памятки с планом совещания, они полагают, что могут вести совещание так, как этого хочется им (а не с точки зрения того, что более полезно для организации), либо попросту не знают, как это сделать лучше.

Есть много причин, почему совещания идут не так, как хочется, но не так много, чтобы сделать их лучше. Давайте изменим это.

Вот 5 способов сделать ваше следующее совещание успешным, а самому не стать старше, чем вы есть на самом деле:

1. Расскажите о повестке дня

В идеале, это нужно сделать задолго, чем 5 минут до начала совещания. Присутствующим нужно знать, о чем будет это совещание, чтобы они могли к нему хорошо подготовиться. Совещания становятся бесполезными тогда, когда люди не знают, что принести с собой, а вам приходится устраивать другое совещание, чтобы доработать то, о чем так и не начали говорить на предыдущем.

У вас должен быть готовый план, по крайней мере, за 72 часа до совещания. Конечно, всегда будут какие-то детали, которые всплывут в самом конце, их вы можете просто отметить и записать в план совещания на следующую неделю.

2. Определите цель

Лично я люблю писать цель совещания на доске или перекидном плакате, чтобы все могли ее видеть. Таким образом, когда разговор начинает отклоняться от главной цели, любой присутствующий может посмотреть на первоначальную цель и задать вопрос: "Соответствует ли то, что мы обсуждаем сейчас цели нашего совещания?" Это ненавязчивый способ напомнить людям, что любые посторонние темы можно обсудить позже.

3. Приглашайте нужных людей

Многие совещания становятся бессмысленными, потому что в комнате собраны не те люди. А именно: те, кто несет ответственность за принятие решений и не может присутствовать, присылают вместо себя свою "правую руку", которая, в ситуации, когда на совещании нужно принять решение, боится решить, потому что он или она - не тот, кто несет ответственность за принятие решений. Если на совещании не те люди, то результат тоже будет "не тот".

4. Установите временные ограничения

Установка временных рамок совещания помогает достичь 3 целей: Во-первых, это заставляет людей сосредоточиться на продуктивности. Во-вторых, это порождает доверие потому, что по мере того, как идет время, присутствующие понимают, что могут вам доверять, видя, что вы придерживаетесь своего и уважаете время других, не отклоняясь от плана. В-третьих, это дает людям возможность смотреть в будущее с надеждой, в случае если совещание окажется не самым лучшим, что произошло в течение дня (шутка....)

5. Интересуйтесь

На совещаниях присутствуют три типа людей: те, кто активно участвует, те, кто присутствует и те, кто занимает место и дышит воздухом. Вот разница:

• Те, кто активно участвует, внимательно слушают и задействованы в дискуссиях. Они всегда думают на 3-4 шага вперед выступающего, потому что они движимы своими целями и стараются произвести впечатление.
• Те, кто присутствует, находятся здесь только потому, что они должны быть и будут принимать участие только тогда, когда их что-то спросят, но они не так активны, как первая группа.
• От третьей группы ждать нечего, кроме красивых глаз (или некрасивых), изображающих интерес к происходящему и как только эти люди покинут зал совещаний, все о чем говорилось, будет забыто еще до того, как он или она зайдет на Facebook (что скорее всего произойдет в течение первых 5 минут).

Из всех трех типов присутствующих вторая и третья группы - те, кто присутствует и те, кто просто занимает место - те, у кого вам необходимо поинтересоваться прошедшим совещанием. Благодаря этому вы добьетесь большей ответственности с их стороны и большего внимания во время следующего совещания.

Совещания не должны стать бедствием для каждого. Они могут веселыми, информативными и целенаправленными. Они не только сближают людей на личном уровне, но также создают чувство общности в достижении будущих целей.