Оборот наличных денежных средств предприятия в 2012 году

Бюджетные учреждения, как и другие организации, при осуществлении операций с наличными средствами с 01.01.2012 руководствуются Положением № 373-П. Для начала отметим, что порядок приема, выдачи наличных денег, а также документального оформления кассовых операций, содержащийся в новом документе, по сравнению с прежним порядком, в принципе, не изменился. Однако без новаций все-таки не обошлось. Отдельные моменты в работе с наличными средствами теперь более регламентированы, в отношении некоторых положений, наоборот, организациям дано больше самостоятельности.

В пункте 1.11 Положения № 373-П в отношении этого указано, что мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом (то есть учреждением) самостоятельно.

Таким образом, теперь в Положении № 373-П отсутствуют прямые указания:

- о проведении в бюджетных организациях проверки порядка ведения кассовых операций соответствующими финансовыми органами;

- о проведении проверки технической укрепленности касс и кассовых пунктов, а также обеспечении условий сохранности денег и ценностей (напомним, ранее такая проверка проводилась органами внутренних дел в пределах их компетенции, соответствующими финансовыми органами);

- о плановой и внеплановой ревизии кассы (напомним, раньше ревизия должна была проводиться в сроки, установленные руководителем учреждения, а при смене кассиров учреждения обязаны были производить внезапную ревизию кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Также не реже одного раза в квартал должна была проводиться проверка наличия учтенных дубликатов ключей от кассы).

Также в Положении № 373-П не говорится о том, что в кассе запрещено хранить какие-либо ценности (в том числе денежные средства), не принадлежащие учреждению (как было раньше), и что наличные средства, полученные учреждениями, должны расходоваться на цели, указанные в корешках чековых книжек, и не содержится других требований, за несоблюдение которых учреждение могло быть привлечено к административной ответственности.

Получается, что теперь организации (в том числе и бюджетные учреждения) самостоятельно определяют для себя обязательные мероприятия по обеспечению сохранности наличных средств.

Организация работы по ведению кассовых операций

Как и прежде, кассовые операции в учреждениях ведутся кассовым или иным работником (из числа штатных работников) с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми он должен быть ознакомлен под роспись (п. 1.6 Положения № 373-П). В отличие от прежнего порядка в Положении № 373-П отсутствуют нормы о заключении с кассиром договора о полной материальной ответственности.

К сведению

Письменные договоры о полной материальной ответственности, то есть о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере в результате недостачи вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85. Заметим, в этот перечень включены и кассиры.

В пункте 2.3 Положения № 373-П указано, что кассир должен снабжаться соответствующей печатью (штампом), подтверждающей проведение кассовых операций, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Такие штампы, как «Оплачено», «Получено», «Депонировано» и пр., применялись и ранее в зависимости от осуществляемой кассовой операции, а вот обязанность снабжать кассира образцами подписей – это новое требование по организации работы кассира.

Как и прежде, кассовые операции, проводимые бюджетным учреждением, оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001), расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием в них подтверждающих документов (расчетно-платежные ведомости (ф. 0504401)[2], платежные ведомости (ф. 0504403, 0301011)2, квитанция (ф. 0504510)2, заявления, счета, другие документы).

Согласно п. 2.5 Положения № 373-П кассовые документы, Кассовая книга (ф. 0504514)[2] могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение. Они также распечатываются на бумажном носителе. В случае ведения кассовой книги с применением технических средств должна обеспечиваться сохранность содержащихся в ней данных и должна быть исключена возможность несанкционированного изменения указанных данных.

Контроль за ведением кассовой книги по-прежнему осуществляет главный бухгалтер. Нововведением является то, что при отсутствии главного бухгалтера обязанность осуществлять такой контроль возлагается на руководителя (п. 2.6 Положения № 373-П).

Так же как и раньше, внесение исправлений в кассовые документы не допускается. Бюджетные учреждения должны обеспечивать хранение таких документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле РФ.

Для справки

Кассовые документы и книги хранятся пять лет при условии проведения проверки (ревизии) (п. 362 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»).

Порядок приема и выдачи наличных денег

В Положении № 373-П по сравнению с прежним порядком ведения кассовых операций более подробно прописан регламент приема и выдачи наличных денег. Рассмотрим его по порядку.

Порядок приема наличных денег. При получении Приходного кассового ордера (ф. 0310001) кассир должен проверить (п. 3.2 Положения № 373-П):

- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии – наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;

- соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом таким образом, чтобы вносящее их лицо могло наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.

При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир подписывает его и Квитанцию к приходному кассовому ордеру (ф. 0504510), а также проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных денег вносящему их лицу выдается указанная квитанция.

Если кассиром обнаружено несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. В случае если вносящее лицо отказалось довнести недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. При этом приходный кассовый ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю для его оформления на фактически вносимую сумму наличных денег.

Порядок выдачи наличных денег.

Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в Расходном кассовом ордере (ф. 0310002) (Расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), Платежной ведомости (ф. 0504403, 0301011)), при предъявлении документа, удостоверяющего личность, либо доверенности и документа, удостоверяющего личность. Перед выдачей наличных денег кассир должен проверить:

- наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера – наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам;

- соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;

- наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном

- кассовом ордере;

- соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в расходном кассовом ордере, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность (доверенности).

Перед выдачей наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и сначала передает расчетно-кассовый ордер получателю наличных денег, который, в свою очередь, указывает в нем получаемую сумму (рубли – прописью, копейки – цифрами) и подписывает его. Если получатель наличных средств является доверенным лицом, то в кассовых документах перед подписью этого лица кассир делает надпись «по доверенности». Сама доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости).

Затем кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.

Получатель наличных денег также полистно, поштучно пересчитывает под наблюдением кассира полученные им наличные деньги. Если получатель наличных денег не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги, в дальнейшем кассир не принимает от него претензии по сумме наличных денег.

И уже после выдачи наличных средств кассир подписывает расходный кассовой ордер.

Лимит остатка наличных денег в кассе

Бюджетные учреждения, как и прежде, обязаны хранить денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных средств (лимита остатка кассы) на счетах в банках (лицевых счетах в финансовых органах), за исключением дней выплаты заработной платы (подробнее об этом поговорим ниже).

Напомним, ранее лимит остатка кассы устанавливался банками (финансовыми органами) по согласованию с руководителями учреждений ежегодно и при необходимости пересматривался.

Теперь в соответствии с п. 1.2 Положения № 373-П учреждение самостоятельно устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе. При этом лимит остатка наличных средств утверждается внутренним распорядительным документом (приказом, распоряжением), который хранится в определенном в учреждении порядке. Заметим, в данном положении, в отличие от прежнего порядка, не указано, с какой периодичностью должен пересматриваться (устанавливаться) лимит остатка кассы.

Обратите внимание

Обособленные подразделения (филиалы) учреждения, которым для совершения операций открыты отдельные счета в банках (финансовых органах), также самостоятельно устанавливают лимит остатка наличных средств согласно Положению № 373-П. Если обособленные подразделения входят в состав учреждения (не имеют отдельного счета в банке), лимит остатка наличных денег определяется головным учреждением с учетом наличных денег, хранящихся в кассах обособленных подразделений (п. 1.2, 1.3 Положения № 373-П).

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формулам, приведенным в приложении к Положению № 373-П, в зависимости от объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, выбранного расчетного периода и периодичности сдачи в банк наличных средств, а при отсутствии поступлений – от объема выплат, выбранного расчетного периода и периодичности получения средств по денежному чеку в банке. Формулы определения лимита остатка кассы представлены в таблице.

Рассмотрим порядок определения лимита остатка кассы в соответствии с Положением № 373-П на примерах.

Пример 1

В кассу бюджетного учреждения периодически поступает выручка за оказанные платные услуги. За II квартал 2011 г. отмечен наибольший объем поступлений наличных денег в кассу, который составил 620 000 руб. Данный расчетный период равен 62 раб. дн. Периодичность сдачи наличных денег в банк – 3 дн.

На основании этих данных в учреждении произведен расчет лимита остатка кассы на 2012 г.

Допустимый лимит остатка наличных средств в кассе учреждения равен 30 000 руб. (620 000 руб. / 62 дн.) х 3 дн.

Пример 2

В кассу бюджетного учреждения выручка за выполненные работы наличными средствами не поступает. При этом осуществляются следующие кассовые операции с наличными средствами:

- поступление наличных средств в кассу с лицевого счета в ОФК по чеку;

- выдача заработной платы работникам и другие аналогичные выплаты;

- выплаты наличных средств под отчет на командировочные расходы и нужды учреждения;

- внесение неизрасходованных наличных средств из кассы на счет в банк.

Наибольший объем выплат наличными средствами (за исключением расходов на оплату труда и иных аналогичных выплат) произведен в декабре 2011 г. и составил 150 000 руб. Данный расчетный период равен 21 раб. дн. Периодичность получения наличных средств по чеку – 7 дн.

На основании этих данных в учреждении произведен расчет лимита остатка кассы на 2012 г.

Допустимый лимит остатка наличных средств в кассе учреждения равен 50 000 руб. (150 000 руб. / 21 дн.) х 7 дн.

Обращаем ваше внимание, что в соответствии с п. 1.4 Положения № 373-П накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выдачи заработной платы, стипендий, иных аналогичных выплат, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения учреждением в эти дни кассовых операций.

Согласно п. 4.6 Положения № 373-П срок выдачи наличных денег на выплаты заработной платы, стипендий и иные выплаты определяется руководителем, указывается в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).

Заметим, согласно прежнему порядку ведения кассовых операций организации не имели права накапливать в кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда. Они могли хранить в кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до пяти дней), включая день получения денег в банке.

Таким образом, в настоящее время в соответствии с Положением № 373-П сроки выплаты заработной платы увеличены для всех учреждений до пяти дней. Кроме того, в эти дни допускается накопление (ранее допускалось только хранение) наличных средств в кассе сверх установленного лимита.

Обеспечение порядка ведения кассовых операций

Согласно п. 6.1 Положения № 373-П юридические лица (в том числе и бюджетные учреждения) самостоятельно организуют ведение кассовых операций, установленных данным положением. В совокупности это заключается в следующем:

- внесение в Кассовую книгу (ф. 0310004) всех записей, которые должны быть сделаны на основании приходных кассовых ордеров (ф. 0310001) и расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) (полное оприходование в кассу наличных денег);

- недопущение накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег, за исключением случаев, установленных в п. 1.4 Положения № 373-П (в дни выдачи зарплаты, стипендий и иных аналогичных выплат);

- хранение на банковских счетах свободных денежных средств, за исключением указанных выше случаев

Напомним, что согласно п. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся, в частности, в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств и накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.

Таким образом, несмотря на то что теперь бюджетные учреждения самостоятельно определяют порядок сохранности наличных средств, равно как и лимит остатка кассы, не стоит забывать об административной ответственности за несоблюдение кассовой дисциплины.