О ценности независимой фасилитации

В ежедневной практике бизнеса топ-менеджеры испытывают необходимость инициировать в своих организациях групповые обсуждения управленческих, производственных, коммерческих вопросов и проблем. Совещание, заседание, рабочая сессия, собрание – состав участников таких мероприятий может быть самым различным: от избранного круга высшего руководства до широкой аудитории ключевых сотрудников и линейных менеджеров компании. Поскольку реализация некачественных решений приносит компаниям огромные потери, организациям важно обеспечить максимальную результативность и эффективность таких мероприятий.

Для того чтобы прийти к конструктивным решениям, процессом обсуждения необходимо управлять и координировать действия участников встречи. Такую функцию осуществляет профессиональный фасилитатор, который своим присутствием обеспечивает некую объективность происходящего, помогает вовлечь всех членов коллектива в дискуссию, избежать ненужных и наносных «политических» моментов. Он структурирует работу группы, находит и поддерживает баланс между «говорливыми» и «молчунами», между начальниками и робкими подчиненными, между представителями ключевых функционалов и скромными начальниками бэк-офисов, используя для этого опыт, образование и творчество участвующих в обсуждении сотрудников.

В то же время неорганизованные групповые обсуждения, отнимая много времени, как правило, оказываются деструктивными. Люди из разных подразделений не могут договориться, соединить воедино различные точки зрения. Нормальному диалогу часто мешают скрытые или явные конфликты внутри коллектива, проблемы межличностного восприятия. Участники встречи вместо того, чтобы высказывать конструктивные идеи, предпочитают играть «защитную роль»: критикуют, отмалчиваются, иронизируют, «тянут одеяло на себя». Кто-то высказывается много, но «не по делу», а чьи-то ценные предложения не услышаны; обсуждение постоянно уходит в сторону от темы и повестки дня. В результате сотрудники расходятся, чувствуя усталость и неудовлетворенность от «переливания из пустого в порожнее». Таким образом, несмотря на затраченные материальные ресурсы и время, поставленная цель рабочей сессии или совещания оказывается недостигнутой: необходимое решение так и не было выработано.

Чтобы избежать этих рисков самым эффективным выходом для организаторов корпоративных мероприятий является использование профессиональной технологии фасилитации, позволяющей устранить разногласия и непонимание между участниками, создать положительную синергию группового взаимодействия. Задача участвующего в корпоративной встрече фасилитатора – сработать на основной результат: прояснение и достижение поставленных командой целей. При этом фасилитатор максимально нейтрален, не представляет ничьих интересов и отвечает лишь за процесс, соблюдение которого и должно привести к результату.

Как показывают опросы, значительное число управленцев, вынужденные лично проводить подобные коллективные мероприятия, неизбежно сталкиваются с проблемой «функционального раздвоения». С одной стороны, руководитель психологически настроен на достижение желаемого «запрограммированного» результата встречи, с другой стороны, в интересах развития компании он стремится выработать оптимальное решение и непременно «услышать» каждое мнение, без которого это решение может оказаться ущербным. Совмещать эти две противоположные функции во время обсуждения топ-менеджеру крайне сложно. Фасилитатор забирает «блокирующую» функцию у руководителя, помогая ему свободно выступить в дискуссии в привлекательном для коллектива качестве «первого среди равных», эксперта, который лучше других разбирается в данной проблеме.

Очевидно, что желание руководителя выработать оптимальное решение отнюдь не всегда совпадает с желанием всех членов коллектива, поскольку мотивы поведения каждого участника встречи абсолютно разные. В любой группе найдутся сотрудники, внутренняя цель которых – не позволить вовлечь весь коллектив в реальное обсуждение ключевых вопросов, воспрепятствовать принятию решений. Некоторые открыто бросают вызов лидеру, перебивая коллег и стараясь привлечь на свою сторону других членов команды. Их внутренний мотив – опасение оказаться профессионально несостоятельными в изменившихся обстоятельствах, лишиться привилегий, удобных для них условий работы. Поэтому частью работы фасилитатора является прояснить такие мотивы и полностью или частично нейтрализовать их.

В то же время фасилитатор имеет возможность с присущей ему непосредственностью «вытаскивать» мнение тех участников, к которым в коллективе сформировалось уже устойчивое отношение как к «неспособным сказать что-либо дельное», на которых не следует тратить время. Тем самым значительно повышается мотивация таких сотрудников, и это может серьезно изменить внутренний климат в коллективе в среднесрочной перспективе

Как правило, несмотря на все усилия, руководству компании все же не удается в ходе рабочего совещания вовлечь и заинтересовать участников, раскрыть их потенциал, поскольку коллектив по привычке воспринимает такие мероприятия как «игру в демократию», в конце которой все идет по обычному авторитарному сценарию: «мы посовещались, и Я решил». Еще менее способен эффективно управлять процессом обсуждения сотрудник компании, официально назначенный модератором мероприятия – остальные расценивают все его усилия как стремление направить дискуссию в нужное «начальству» русло.

Вся ценность независимой фасилитации состоит в том, что специалист, приглашенный для проведения ответственного заседания или совещания, является «третейским судьей» по отношению к коллективу, не испытывает симпатий и антипатий ни к одной из присутствующих групп, не выражает чьего-либо мнения, не встает на чью-либо сторону – а потому воспринимается участниками мероприятия с максимальным доверием. Фасилитатор не вовлечен в суть обсуждения, не участвует в прениях, не излагает свой взгляд на проблему и не предлагает своего способа решения проблемы, но помогает участникам самостоятельно находить ответы на вопросы, осваивать навыки «честной» дискуссии, выступает конструктивным катализатором выработки решения внутри самой команды.

Поскольку независимая фасилитация связана не с содержанием, а именно с формой обсуждаемых проблем, хорошо организованный рабочий процесс позволяет добиться необходимых результатов с любой группой и в самых сложных и специфических ситуациях. Это позволяет использовать данные услуги различным компаниям, независимо от сферы их деятельности.

Для достижения целей, запланированных компаниями-клиентами на ответственном совещании или заседании, профессиональные фасилитаторы используют специальные методы и технологии, которые позволяют:

организовать эффективное групповое взаимодействие, при котором каждый участник может высказаться и поделиться опытом;

преодолеть барьеры понимания;

выстроить общую процедуру обсуждения, согласования и принятия решения;

создать комфортную творческую атмосферу и дружелюбное рабочее пространство, стимулирующее совместную выработку идей.

Успех фасилитатора зависит от скрупулезной предварительной подготовки и поэтапной проработки своего участия в том или ином корпоративном мероприятии. Подготовительный этап начинается с прояснения целей и желаемого результата, которого предстоит достичь сотрудникам организации, а завершается составлением плана фасилитационной сессии для обеспечения процесса групповой работы и принятия оптимальных решений по актуальным для компании вопросам развития.

Очевидная польза использования независимой фасилитации для организаторов корпоративных мероприятий состоит в обеспечении качественных результатов одновременно по трем направлениям:

1. Оперативность. Успеваем сделать больше – в сжатое время.

фокусировка на ключевых вопросах,

снятие психологических преград и коммуникационных барьеров,

вовлечение каждого участника в процесс обсуждения проблем,

2. Творчество. Освобождаемся от формальностей, рутины и расширяем горизонты сознания:

стимуляция креативности участников,

совместное продвижение по проблемам и вариантам решений,

генерация продуктивных идей, отсутствие подхода «мы так делали всегда»,

организация свободной рабочей атмосферы для сотворчества.

3. Эффективность на основе заинтересованности. Организовываем более эффективный и результативный процесс обсуждения.

обеспечиваем вклад каждого участника в конечный результат,

предоставляем результаты проделанной работы как собственность коллектива,

создаем реальные практические планы работы.

решения перестанут имитироваться, а начнут действительно приниматься;

конфликты между людьми или отдельными подразделениями будут максимально нивелированы;

те, кто слишком активен, будут находиться под контролем – при этом рациональные зерно их выступлений не потеряется

удовлетворенность сотрудников принятыми решениями возрастает, как и их ответственность за реализацию этих решений

цели корпоративного мероприятия полностью достигаются

В каких случаях в настоящее время востребована независимая фасилитация?

По нашему опыту, сегодня руководители компаний все чаще используют услуги специалистов по фасилитации для проведения широкого круга корпоративных мероприятий:

сессии стратегического планирования;

управленческие конференции;

заседания конца года (подведение итогов и презентация новых планов);

антикризисные совещания (коллективный анализ проблем и выработка оптимальных решений по выходу из кризисной ситуации);

рабочие сессии по развитию компании и разработке новых проектов;

проектные совещания (распределение ответственности, планирование мероприятий по развитию проекта, разрешение конфликтов, согласование интересов и улучшение взаимодействия различных подгрупп и подразделений);

заседания рабочих групп и подразделений (оптимизация функционального взаимодействия компании с филиалами, продвижение различных программ и проектов, информирование персонала об изменениях и привлечение к их осуществлению, обсуждение корпоративных ценностей);

дилерские слеты (особенности продвижения новой продукции, разработка системы сбалансированных показателей, организация рекламных кампаний);

обучающие сессии (развитие корпоративных компетенций, навыков групповой работы);

креативные встречи (генерация идей, внедрение инноваций).