Как провести совещание и устранить все блокирующие ситуации, приводящие к его срыву

Совещания бывают удачные и неудачные. Источниками удач и неудач, могут служить:

• Личностные особенности участников.

• Отношения участников между собой.

• Организация самого процесса совещания.

Большинство блокирующих ситуаций типично. Их можно выявить, исследовать, систематизировать и найти возможности их нейтрализации.

Способы нейтрализации участников, играющих блокирующие роли

Общий принцип, о котором здесь следует помнить: блокирующие роли не являются результатом осознанного желания "провалить" совещание (это случается редко). Они зависят от личностных особенностей участников. Изменить эти особенности в ходе совещания мы не в силах, но нейтрализовать участников, играющих блокирующие роли, можем. Рассмотрим эти роли и способы нейтрализации.

Агрессор. Этот участник совещания критикует всех подряд. Он принижает статус участников, не соглашается с тем, что предлагается. Способы нейтрализации:

• На любое критически-агрессивное высказывание или опровержение немедленно реагировать вопросом: "А вы что предлагаете?"

• Напоминать о том, что излишняя критика гасит конструктивные идеи.

• В крайнем случае пообещать, что, если данный участник совещания не изменит своего поведения, вы лишите его слова.

Выпавший. Не участвует в обсуждении, рассеян, отвлекается, разговаривает с соседями на личные темы. Способы нейтрализации:

• Предложить высказаться по существу обсуждаемого вопроса в одном из вариантов: либо в жестком ("А вы что думаете по поводу..."; "А какие предложения у вас есть?"), либо в мягком ("После выступления Ивана Ивановича мы дадим слово вам..").

• Поручить вести протокол в качестве "шутливого" наказания за рассеянность.

Ищущий признания. Этот участник совещания хвастается, много говорит и пытается демонстрировать или утвердить свой статус. Участие в совещании для него — повод для самоутверждения. Способы нейтрализации:

• Задавать вопросы, показывающие, что высказывания этого участника совещания — высказывания о себе, а не о деле. ("Можно ли использовать для решения обсуждаемого вопроса то, что вы нам сейчас сообщили?")

• Возвращать к теме обсуждения вопросом: "Какие конкретные предложения вытекают из сказанного вами? Пожалуйста, сформулируйте их..."

Прыгающий с темы на тему. Этот участник совещания постоянно меняет тему разговора, возвращаясь к обсуждению тех вопросов, которые уже обсудили, и т. д. Способы нейтрализации:

• Останавливать его вопросами типа "А разве мы уже закончили обсуждение проблемы?" или "Этот вопрос мы уже обсудили, не так ли?".

• "Поддержать" его, отреагировав примерно так: "Это очень интересная тема, но она не относится к нашей повестке дня".

Доминирующий. Потребность в доминировании есть одна из потребностей общения. Удовлетворяя ее, стремящийся к доминированию участник совещания постоянно пытается захватить власть (инициативу) и манипулировать присутствующими в своих интересах. Способы нейтрализации:

• Спокойно, но уверенно останавливать высказывания встречными репликами типа "Ваше предложение — только один из возможных вариантов. Давайте послушаем и другие мнения".

• Использовать поддерживающий прием: "Вы взяли на себя инициативу в обсуждении проблемы. Как видно, вы к ней неравнодушны. Вот вам мы и поручим отвечать за выполнение принятого решения, а теперь дадим высказаться другим".

Разрушитель. Иногда сотрудника, играющего эту роль, называют "адвокатом дьявола". Он специально задает острые вопросы, ведущие в тупик; к провалу совещания. Способы нейтрализации:

• Оценивайте остроту вопросов: "Ваш новый вопрос не обостряет анализируемую проблему, а уводит нас от нее".

• Обращайте внимание на провокационность вопросов, говоря на языке "Я-сообщений".

• Переадресовывайте вопрос тому, кто его задал: "Мы хотели бы получить ваш вариант ответа на заданный вами вопрос".

Чем раньше вы выявите участников совещания, играющих блокирующие роли, тем легче будет их нейтрализовать.

Поговорим теперь о некоторых типичных ситуациях, связанных с самим ходом обсуждения.

Способы нейтрализации блокирующих ситуаций

1. Явные искажения, ошибочные или нечестные заверения, введение в заблуждение кого-то из участников (или группы участников).

Выход. Не стоит грубо обличать, можно сделать это психологически грамотно:

• потребуйте предъявить обоснования и факты, подтверждающие сказанное: "Вы не продали бы мне автомобиль в ответ на мое голословное утверждение, что у меня есть деньги. Будьте любезны — предъявите факты";

• предложите провокаторам самим оценить свою тактику: "Что будет, если подтвердится, что это не так, как вы говорите?";

• предположите: "Вы, конечно же, проверили все факты, о которых здесь говорите?".

2. Кто-то "застрял" на объяснении причин или выявлении виновных.

Выход. Скажите, что понять причины важно, но найти пути выхода из создавшегося положения еще важнее, и предложите не тратить время на то, что в данный момент представляется менее важным.

3. Применяются приемы психологического давления (выпады, угрозы, обвинения).

Выход:

• дайте агрессору выговориться и любезно осведомитесь: "У вас все?";

• получив положительный ответ, раскройте его тактику, ведь он может не догадываться, что ведет бой и агрессивен;

• нейтрализуйте его поведение положительными эмоциями;

• переключите его энергию в сознательное русло. Например: "То, что вы говорите, очень важно. Вероятно, вы видите нечто скрытое от нас. Будет более понятно, если вы спокойно объясните, что вам не нравится...";

• признайте свои ошибки, если таковые имеются. Это лучший способ обезоружить агрессора.

4. Совещание превращается в разговор на темы, не относящиеся к обсуждаемой проблеме.

Выход:

• все высказывания, уводящие в сторону и не относящиеся к теме обсуждения, немедленно останавливаются вопросом: "Как это относится к обсуждаемому вопросу?";

• отреагируйте на отклонение от темы с помощью реплики: "Поскольку это заслуживает специального разговора, то давайте сначала закончим разговор о...".

5. Делается попытка опровергнуть то, о чем говорится на совещании.

Выход:

• не принимайте опровержения без доказательства. Потребуйте ясных аргументов;

• бессмысленно опровергать опровержение. Лучше придать делу иной поворот при помощи фразы: "Да! Но..." или "Все это так, но...".

Необходимо также знать одно обстоятельство: чем бы совещание ни закончилось и с каким бы успехом оно ни прошло, менеджер должен проанализировать содержание и ход проведенного мероприятия. Ниже приводится перечень вопросов, на которые можно ответить, делая после окончания совещания его анализ.

Итоговый анализ совещания

• Был ли оптимальным состав участников?

• Были ли правильно определены места для участников совещания?

• Достаточно ли заинтересованными были его участники?

• Удалось ли ослабить противоречия между участниками совещания (сблизить их позиции)?

• Появлялись ли непредвиденные блокирующие ситуации и как они нейтрализовались?

• Стало ли ясным представление о проблеме (проблемах) после ее (их) обсуждения?

• Принято ли оптимальное решение и спрогнозирован ли риск его реализации?

Такой план поможет внести коррективы в ваш стиль проведения совещаний и сделать их более продуктивными.