Четыре упражнения по стратегическому планированию, которые следует делать ежегодно

Стратегическое планирование, осуществляемое руководителями компании, как правило, существует для того, чтобы еще раз подтвердить устоявшиеся корпоративные цели, наметить новые, ставить текущие задачи, распределять ресурсы и подробно формулировать направление, тактику и деятельность, которыми будет заниматься вся организация.

Глубоко обоснованные стратегические планы свойственны давно и успешно работающим организациям; их планы отличаются от бизнес-планов, которыми пользуются стартапы, так как последним приходится совершать свои первые шаги.

Понятно, что это отличие происходит от того, что стратегические планы основываются на истории компании, накопленном багаже и коллективном опыте сотрудников этих компаний. В конечном итоге эти факторы приводят к надежному и четкому видению, как будут разворачиваться события в компании в предстоящем году.

Когда стратегический план компании выполнен, возможны два сценария.  В одном случае план просто приняли на веру все сотрудники, а затем положили его на полку собирать пыль.

В другом случае план стал живым документом и на него ссылались на ежемесячных и ежеквартальных заседаниях, а потом на собрании в конце года, когда он был доработан во время еще одного итогового пересмотра.

Вот этот последний вид плана, очевидно, является наиболее эффективным. Чтобы научиться разрабатывать такой план и воплощать его в жизнь, предлагаются четыре упражнения, для выполнения которых следует задействовать команду ваших руководителей и, для большего эффекта, вовлечь всех остальных членов вашей организации.

1. SWOT-анализ, проводимый на основе исследования каждого отдела поочередно

Время: 30 минут на каждый отдел

Участники:  руководители организации

Вполне возможно, что вы сами впервые познакомились с инструментами управления бизнесом через систему  SWOT (сильные стороны, слабые стороны, возможности и угрозы, стоящие перед бизнесом), которая обычно представляет собой сетку в два на два квадрата, куда вписываются сильные и слабые стороны, возможности и угрозы для последующего детального рассмотрения.

Для того, чтобы получить всестороннюю информацию, необходимо провести SWOT-анализ для каждого отдела. Например, анализ SWOT, проведенный в финансовом отделе будет сильно отличаться от группы специалистов АйТи. Как вы сами знаете, возможности отдела продаж отличаются от тех, которые используются персоналом из отдела обслуживания клиентов.

Задействовав всю руководящую команду, вы создадите атмосферу для последующего здорового диалога о каждом отдельном подразделении.

2. Правило «Пуск, остановка, продолжение»

Время: 60 минут на каждый отдел

Участники: Малые группы в каждом отделе

Почти в каждой организации сотрудники могут  интуитивно определить, какие процессы в компании работают, а какие нет. Для достаточно объективного выяснения этих параметров, следует провести сеанс под названием «Правило Пуск, останов и продолжение». Эта упражнение лучше всего проводить в течение часа, посвящая по 20 минут каждому подразделению отдела.

Начинаем с "Пуска". Проведите мозговой штурм обо всех тех мероприятиях, которые вам следует провести, и об инструментах и технологиях, о которых вам необходимо узнать для плодотворной работы. Скорее всего, ваши работники затребуют  новейшие технологии, передовые программные средства и новые должности. Необходимо учитывать любые предложения.

Для осуществления этих новых инициатив необходимо выделить время в рабочем процессе. Перейдите к пункту "Остановка", который представляет собой список тех видов деятельности, вредных привычек и проблем, по-поводу которых все согласны, что их следует немедленно прекратить делать. Сюда можно отнести остановку работы над осуществляемым проектом, который все считают бессмысленным настолько, что нет необходимости даже тратить время на его обсуждение. Завершите упражнение на светлой ноте, определив те мероприятия, в которых сотрудники участвуют наиболее активно и являются для всех наиболее значимыми.

Во время части упражнения под названием "Продолжение", руководству компании следует выразить признательность каждому сотруднику за отличную работу, поставить новые задачи перед ними, и указать, что эти новые задачи потребуют большей отдачи сил.

В нашей компании главным параметром мы определили высокое качество исполнения заказа, и, таким образом, заложили фундамент для непрерывного совершенствования. Именно эта мысль  побуждает нас стремиться к большим высотам.

3. Исследование участия сотрудников в работе компании

Время: 60 минут на человека

Участники: вся компания

Ежегодно мы запрашиваем обратную связь по всей компании в анонимном опросе об участии сотрудников в рабочем процессе организации. Делается это с помощью методики оценивания стратегического движения компании под названием CORE (CORE = климат, организация, отношения, сотрудники), разработанной для облегчения стратегического планирования фирмы.

Данное исследование включает в себя более ста вопросов, в которых требуется оценить, насколько участник согласен или не согласен с заявлением, поставленном в вопросе. Вопросы сгруппированы по темам, таким как обучение, оборудование, управление, финансовое состояние, возможности карьерного роста и многое другое.

После того, как вы узнаете мнения ваших сотрудников и руководящей команды, вы сможете невероятно глубоко понять суть всего происходящего в работе вашей компании. Крайне важно обсудить с сотрудниками полученные результаты, обобщить ключевые выводы и неуклонно добиваться исправления проблем, четко указанных всеми, кто участвовал в исследовании.

Никогда не уходите от обсуждения недостатков, вскрытых в результате опроса, особенно если проблема выявляется многократно. Окружающие вас сотрудники увидят, что вы пытаетесь исправить конкретную проблему в конкретной области, потому, что именно они сами указали вам на нее.

Поэтому вам остается только признать наличие проблемы и сделать все необходимое к положительным переменам.

4. Оформление вашего плана

Наконец, пришло время обнародования вашего стратегического плана в виде документа Word, Google Doc или файла Apple Pages. Вооружитесь полученными данными и начните набирать текст. Вам потребуется от 40 до 100 часов, чтобы сделать все правильно. Теперь все зависит от того, насколько хорошо вы излагаете свои мысли на бумаге.

С помощью методики SWOT вы узнали свои сильные и слабые стороны, угрозы, которым подвергается ваш бизнес и возможности компании. Будьте открыты для всех новых инициатив, прекращайте бестолковые проекты и увеличивайте приложенные усилия в хорошо работающих областях. Ни на минуту не забывайте принимать во внимание полезные предложения сотрудников.

Повторяя эти процессы ежегодно, вы  превратите вашу организацию из той, где существует один и тот же давно установленный порядок, в такую, которая вовлекает в участие всех сотрудников и легко идет на перемены там, где их необходимость была заявлена, обсуждена и принята всеми работниками компании.