Пять советов планирования проектов, которые помогут достичь цели

Предприниматели, особенно те, кто только начинают свою деятельность, чаще всего не расставляют свои проекты в порядке приоритетности. Вместо этого, они пытаются сделать все сразу. Это не очень конструктивная идея. Она увеличивает стресс, уменьшает вероятность того, что вы доведете до конца то, что задумали, и затрудняет ваше эффективное продвижение к главной бизнес-цели вашего предприятия.

Чтобы помочь вам избежать этой участи, вот пять основных советов по планированию проектов, как начать и как управлять ими:

1. Как можно точнее определите практический смысл проекта

Первое и самое главное в планировании проекта - необходимо выяснить, с какими именно проектами вы имеете дело. Во-первых, что такое проект? Все, что требует больше, чем выполнения нескольких простых заданий, с моей точки зрения называется проектом. Настраиваете новое программное обеспечение для ваших продаж? Это проект. Работаете над расширением сети продаж? Да, это тоже проект. Планируете работу над ростом вашего бизнеса? Это целая серия проектов!

Необходимость осуществления некоторых ваших проектов будет довольно очевидна, но будут и такие, которые неясно вырисовываются на горизонте. Чтобы правильно определить смысл всех ваших проектов, запишите, над чем вы в настоящее время работаете и над чем вы хотите работать дальше. Затем сгруппируйте записанное вокруг конкретных целей.

Это, вероятно, приведет вас к созданию списка проектов. Вы можете иметь от 10 до 20 (или даже больше) проектов в этом списке, но, чтобы они были эффективными, необходимо выбрать от двух до пяти наиболее важных, и сосредоточиться на них и применять на них мои оставшиеся советы.

2. Назначьте вашим проектам даты начала и окончания

Вы должны знать (или решить), когда каждый проект должен начинаться и заканчиваться. Это позволит вам упорядочить проекты по их приоритетности в зависимости от дат их начала и завершения. Даты начала и окончания также позволяют планировать проекты внутри ваших собственных деловых циклов и предотвратить задерживание выполнения проекта на более длительный срок, чем тот, когда он должен быть завершен.

3. Напишите весь план проекта на одной странице

Сокращение подробного плана до одной страницы требует определенных усилий, и это впоследствии будет способствовать успеху проекта. Для создания плана на одной странице, запишите свои ответы или замечания по каждому из следующих вопросов:

Какую проблему будет решать проект?

Какая от проекта польза для вашей организации?

Какие специалисты и какой бюджет вам потребуется для его осуществления?

Каковы его основные этапы?

Каковы потенциальные препятствия?

Какие риски могут возникнуть при осуществлении этого проекта?

Какой у вас рабочий план (список задач или подпунктов, необходимых для завершения проекта и какие сроки)?

Каковы конкретные параметры, по которым вы определите, что проект успешен?

По каким данным вы определите, что проект выполнен?

Обратите внимание: если вы собираетесь придерживаться плана в одну страницу, ваши ответы на вопросы должны быть соответственно краткими!

4. Установите процедуры контактов между участниками проекта

Для любого проекта, который включает в себя несколько членов команды, установите процедуры связи между ними заранее. Будет ли кто-то сообщать о прогрессе еженедельно? Или один раз в месяц? Будет ли повторяющийся звонок-вызов в одно и то же время всем участникам для проверки состояния проекта? Кто несет ответственность за проверку выполнения ключевых этапов?

5. Вы должны точно знать, есть ли необходимость выйти в определенный момент из проекта и когда это лучше сделать

В то время как лучший вариант - довести до конца то, что вы начинаете, но иногда необходимо прекратить начатое. Если перед вашими глазами есть список всех ваших проектов, с датами начала и окончания, и четкий одностраничный план, в котором обозначены этапы осуществления проекта и указаны способы связи между участниками - у вас есть вся необходимая информация, которую нужно знать, чтобы выйти из проекта.

Конечно, не всегда легко бросить начатое, особенно если вы уже потратили много времени, энергии и эмоций. Но если проект затягивается, вот некоторые вопросы, которые могут помочь вам продумать, стоит ли от него отказаться или нет:

Важна ли по-прежнему цель этого проекта для моей организации?

Какова была плановая рентабельность инвестиций (ПРИ) для этого проекта? Какова ПРИ сейчас?

Каковы издержки в работе над этим проектом? Смогу ли я скорее достичь своих целей, если переключусь на другие проекты?

Какова будет эмоциональная нагрузка в случае продолжения этого проекта?