Командировочных оставят без наличных
Командировочные и представительские расходы должны перечисляться на банковские корпоративные карты — законопроект о закреплении такой практики готовит зампредседателя комитета Госдумы по финансовому рынку и президент Ассоциации региональных банков России (Ассоциация «Россия», АСРОС) Анатолий Аксаков. Также письмо с соответствующими предложениями он направил в Центробанк (есть у «Известий»). Минфин уже поддержал предложение депутата.
По словам Аксакова, предложение подготовлено в рамках стимулирования безналичного оборота. Изменения могут быть внесены в закон «О национальной платежной системе» и Трудовой кодекс. Собеседник пояснил, что за рубежом уже несколько десятков лет назад начали отказываться от бумажных операций в пользу безналичного выделения командировочных средств.
— Командировочные и представительские расходы, затраты на хозяйственное обеспечение — неотъемлемая часть практически любого бизнеса, — сказал Аксаков. — Зачастую расчет и отчет по этим расходам превращается в достаточно хлопотную и длительную процедуру. Так, например, направляя сотрудника в командировку, бухгалтерия запрашивает стоимость перелетов, гостиниц, рассчитывает суточные по городам и странам. Только потом происходит выдача денег под отчет. По завершении поездки сотрудник предоставляет чеки, квитанции и накладные, отчитываясь о потраченных деньгах. Еще больше затягивается процесс, если нужно вернуть лишнее или получить то, что в расчет не входило, но было истрачено за время поездки. И если сотрудник забыл какую-то квитанцию в месте пребывания, у бухгалтера появляются сложности с «закрытием» отчета. Но есть способ сделать процедуру расчета таких затрат намного удобнее и проще: для этого нужно завести для сотрудников банковские корпоративные карты.
Такими картами, в частности, являются Visa Business и MasterCard Business — и новый проект может стать как минимум моральной компенсацией для Visa и MasterCard за последнее давление. Корпоративные карты привязаны к счету юрлица и выпускаются на имя уполномоченных сотрудников организации и предназначены для оплаты командировочных, представительских и хозяйственных расходов. Корпоративная карта не может использоваться для перечисления зарплаты или соцвыплат. В течение семи рабочих дней со дня открытия или закрытия счета в банке по обслуживанию корпоративных карт необходимо уведомить об этом налоговую инспекцию (ст. 23, 6.1 НК РФ). За нарушение этого срока предусмотрен штраф в размере 5 тыс. рублей по ст. 118 НК РФ.
В АСРОС отмечают, что главный плюс корпоративных карт — снижение операционных затрат по сравнению с практикой выдачи-приема сотрудниками денежных средств под отчет. С картой все расчеты сотрудника детализированы с точностью до копеек. Отпадает необходимость пересчета и возврата неиспользованных средств или, наоборот, доплаты.
Кроме того, корпоративные карты сокращают затраты на получение наличных денежных средств через кассу банка. Открывать валютный счет или покупать иностранную валюту при откомандировании сотрудника за пределы России не надо, конвертация будет происходить автоматически.
— Корпоративные карты удобны и тем, что на каждую из них можно установить индивидуальный лимит: у водителя — один, у гендиректора — другой, — говорит Аксаков. — При этом в случае необходимости всегда есть возможность увеличить расходный лимит по карте. Дело в том, что управление расходами существенно облегчается: контроль оборота наличности упрощен настолько, что бухгалтер может следить за расходованием средств по каждой карте — где, когда и на какую сумму произошел расчет. Чеки и платежки с печатями не нужны. Сотруднику не надо перевозить крупные суммы наличных денег, что существенно снижает риск их потери или кражи. Карта может быть легко заблокирована, в то время как наличные в случае утраты уже не вернуть. Кроме того, с корпоративной картой не нужно рассчитывать аванс на командировочные расходы, и сотрудник не попадет в ситуацию, когда он будет вынужден тратить собственные средства.
Годовое обслуживание одной корпоративной карты в российских банках в среднем стоит 1–2 тыс. рублей. Банки могут устанавливать по карте неснижаемый остаток по счету, он составляет обычно в диапазоне 3–10 тыс. рублей.
В Центробанке, куда обратился Аксаков, отказались от комментариев. В Минфине поддержали законопроект:
— Стимулирование безналичного оборота Минфином России поддерживается, в том числе данные законодательные инициативы соответствуют поручению президента РФ по итогам совещания по экономическим вопросам от 12 марта 2012 года. Сообщаем о готовности рассмотреть данный законопроект в части установления обязательства по перечислению на банковские корпоративные карты командировочных и представительских расходов. При этом отмечаем, что сотрудникам Минфина России в настоящее время предоставлена возможность получения корпоративной карты, на которую могут быть перечислены командировочные, — сообщили в ведомстве.
— С технической точки зрения претворить этот процесс в жизнь труда не составит. Если же в месте командировки нет возможности расплатиться картой, можно предварительно снимать деньги в банкомате, тогда для отчетности потребуются, правда, те же чеки, — говорит руководитель блока банковских карт Бинбанка Дамир Баттулин. — Но не совсем ясно, почему в данном случае рассматриваются только корпоративные карты. Перечислять командировочные можно на любые банковские карты, к примеру, зарплатные — они по умолчанию уже есть у сотрудников компании, не потребуется выпуск дополнительных карт. Кроме того, считаю, что принуждать никого не нужно — у предприятия должен быть выбор, каким образом выплачивать командировочные.
Руководитель службы внутреннего контроля Абсолют Банка Елена Букина говорит, что одновременно необходимо внести поправки в налоговое законодательство.
— При перечислении командировочных на пластиковые карты компания по-прежнему должна будет заполнять достаточно большое количество документов, — отмечает Букина. — Для того чтобы сделать процесс еще более удобным для бизнеса, стоило бы также упростить систему подтверждения расходов для налоговой.
Главный бухгалтер МТС Банка Алексей Елтышев напоминает, что для удаленных регионов выпуск и доставка карт может занимать от 20 до 30 дней, а авансы на командировки могут потребоваться срочно. Он также согласен с Букиной и говорит, что использование корпоративных карт не уменьшит количества документов, предъявляемых в бухгалтерию, а, напротив, увеличит.
Некоторые аналитики ставят под сомнение эффективность проекта.
— Предлагаемые меры довольно-таки существенно увеличивают операционную нагрузку на соответствующий персонал — особенно если речь идет о небольших частных компаниях с нераздутым штатом сотрудников, — говорит начальник аналитического управления Национального рейтингового агентства Карина Артемьева. — И карту им надо завести, и договор на обслуживание с банком заключить (и оплатить все расходы, конечно, в этом же весь смысл), и анкеты сотрудников собирать, и лимиты на сотрудников устанавливать, и массу другой работы выполнять.
Представители бизнес-сообщества также раскритиковали предложение депутата.
— Это вмешательство в предпринимательскую деятельность, что является нарушением 55 статьи Конституции. С новацией сильно поспешили— сначала нужно было стимулировать привычки людей пользоваться картами и развитие того же эквайринга. Смысл инициативы очевиден — заставить бизнес платить банкам дополнительные средства. Это очередное ограбление коммерсантов, — отметил сопредседатель «Деловой России» Антон Данилов-Данильян.
По мнению руководителя Центра экспертизы и аналитики проблем предпринимательства «Опоры России» Ивана Ефременкова, компании должны самостоятельно выбирать, как им перечислять командировочные сотрудникам — наличными или на банковскую карты.
— Нельзя обязывать небольшие предприятия переходить в этом вопросе на пластик, для них это существенные расходы. Нельзя также сбрасывать со счетов, что в регионах слабое проникновение банковских услуг, не везде есть банкоматы, что создает определенные сложности в оплате проживания и питания. А если сотрудник потеряет карту, то он останется вовсе без средств, — считает он.
Юристы указывают, что новация выгодна исключительно банкирам.
— Введение всеобщей обязанности осуществлять командировочные расходы только через банковские карты, очевидно, выгодно в первую очередь банкам, — отмечает управляющий партнер адвокатской группы «Левченко и партнеры» Данил Левченко. — Банки получат новую услугу, а бизнес — новую обязанность. Крупному бизнесу такая модель работы с командировочными расходами может быть выгодна, поскольку командируемые работники лишаются возможностей махинаций с возмещаемыми расходами, а бухгалтерия предприятия уходит от проблем с последующим отнесением таких расходов на затраты. Однако ничто не мешает таким компаниям уже сейчас использовать эту схему работы с командировочными расходами. Если для крупных предприятий такая инициатива может пройти незаметно, то мелкий и средний бизнес может отнестись к ней негативно, так как она связана с дополнительными расходами. Логично изменить налоговое законодательство в части механизма отнесения командировочных расходов на затраты и отменить обязанность подтверждать командировочные расходы документально — составлением авансового отчета.
По словам Аксакова, предложение подготовлено в рамках стимулирования безналичного оборота. Изменения могут быть внесены в закон «О национальной платежной системе» и Трудовой кодекс. Собеседник пояснил, что за рубежом уже несколько десятков лет назад начали отказываться от бумажных операций в пользу безналичного выделения командировочных средств.
— Командировочные и представительские расходы, затраты на хозяйственное обеспечение — неотъемлемая часть практически любого бизнеса, — сказал Аксаков. — Зачастую расчет и отчет по этим расходам превращается в достаточно хлопотную и длительную процедуру. Так, например, направляя сотрудника в командировку, бухгалтерия запрашивает стоимость перелетов, гостиниц, рассчитывает суточные по городам и странам. Только потом происходит выдача денег под отчет. По завершении поездки сотрудник предоставляет чеки, квитанции и накладные, отчитываясь о потраченных деньгах. Еще больше затягивается процесс, если нужно вернуть лишнее или получить то, что в расчет не входило, но было истрачено за время поездки. И если сотрудник забыл какую-то квитанцию в месте пребывания, у бухгалтера появляются сложности с «закрытием» отчета. Но есть способ сделать процедуру расчета таких затрат намного удобнее и проще: для этого нужно завести для сотрудников банковские корпоративные карты.
Такими картами, в частности, являются Visa Business и MasterCard Business — и новый проект может стать как минимум моральной компенсацией для Visa и MasterCard за последнее давление. Корпоративные карты привязаны к счету юрлица и выпускаются на имя уполномоченных сотрудников организации и предназначены для оплаты командировочных, представительских и хозяйственных расходов. Корпоративная карта не может использоваться для перечисления зарплаты или соцвыплат. В течение семи рабочих дней со дня открытия или закрытия счета в банке по обслуживанию корпоративных карт необходимо уведомить об этом налоговую инспекцию (ст. 23, 6.1 НК РФ). За нарушение этого срока предусмотрен штраф в размере 5 тыс. рублей по ст. 118 НК РФ.
В АСРОС отмечают, что главный плюс корпоративных карт — снижение операционных затрат по сравнению с практикой выдачи-приема сотрудниками денежных средств под отчет. С картой все расчеты сотрудника детализированы с точностью до копеек. Отпадает необходимость пересчета и возврата неиспользованных средств или, наоборот, доплаты.
Кроме того, корпоративные карты сокращают затраты на получение наличных денежных средств через кассу банка. Открывать валютный счет или покупать иностранную валюту при откомандировании сотрудника за пределы России не надо, конвертация будет происходить автоматически.
— Корпоративные карты удобны и тем, что на каждую из них можно установить индивидуальный лимит: у водителя — один, у гендиректора — другой, — говорит Аксаков. — При этом в случае необходимости всегда есть возможность увеличить расходный лимит по карте. Дело в том, что управление расходами существенно облегчается: контроль оборота наличности упрощен настолько, что бухгалтер может следить за расходованием средств по каждой карте — где, когда и на какую сумму произошел расчет. Чеки и платежки с печатями не нужны. Сотруднику не надо перевозить крупные суммы наличных денег, что существенно снижает риск их потери или кражи. Карта может быть легко заблокирована, в то время как наличные в случае утраты уже не вернуть. Кроме того, с корпоративной картой не нужно рассчитывать аванс на командировочные расходы, и сотрудник не попадет в ситуацию, когда он будет вынужден тратить собственные средства.
Годовое обслуживание одной корпоративной карты в российских банках в среднем стоит 1–2 тыс. рублей. Банки могут устанавливать по карте неснижаемый остаток по счету, он составляет обычно в диапазоне 3–10 тыс. рублей.
В Центробанке, куда обратился Аксаков, отказались от комментариев. В Минфине поддержали законопроект:
— Стимулирование безналичного оборота Минфином России поддерживается, в том числе данные законодательные инициативы соответствуют поручению президента РФ по итогам совещания по экономическим вопросам от 12 марта 2012 года. Сообщаем о готовности рассмотреть данный законопроект в части установления обязательства по перечислению на банковские корпоративные карты командировочных и представительских расходов. При этом отмечаем, что сотрудникам Минфина России в настоящее время предоставлена возможность получения корпоративной карты, на которую могут быть перечислены командировочные, — сообщили в ведомстве.
— С технической точки зрения претворить этот процесс в жизнь труда не составит. Если же в месте командировки нет возможности расплатиться картой, можно предварительно снимать деньги в банкомате, тогда для отчетности потребуются, правда, те же чеки, — говорит руководитель блока банковских карт Бинбанка Дамир Баттулин. — Но не совсем ясно, почему в данном случае рассматриваются только корпоративные карты. Перечислять командировочные можно на любые банковские карты, к примеру, зарплатные — они по умолчанию уже есть у сотрудников компании, не потребуется выпуск дополнительных карт. Кроме того, считаю, что принуждать никого не нужно — у предприятия должен быть выбор, каким образом выплачивать командировочные.
Руководитель службы внутреннего контроля Абсолют Банка Елена Букина говорит, что одновременно необходимо внести поправки в налоговое законодательство.
— При перечислении командировочных на пластиковые карты компания по-прежнему должна будет заполнять достаточно большое количество документов, — отмечает Букина. — Для того чтобы сделать процесс еще более удобным для бизнеса, стоило бы также упростить систему подтверждения расходов для налоговой.
Главный бухгалтер МТС Банка Алексей Елтышев напоминает, что для удаленных регионов выпуск и доставка карт может занимать от 20 до 30 дней, а авансы на командировки могут потребоваться срочно. Он также согласен с Букиной и говорит, что использование корпоративных карт не уменьшит количества документов, предъявляемых в бухгалтерию, а, напротив, увеличит.
Некоторые аналитики ставят под сомнение эффективность проекта.
— Предлагаемые меры довольно-таки существенно увеличивают операционную нагрузку на соответствующий персонал — особенно если речь идет о небольших частных компаниях с нераздутым штатом сотрудников, — говорит начальник аналитического управления Национального рейтингового агентства Карина Артемьева. — И карту им надо завести, и договор на обслуживание с банком заключить (и оплатить все расходы, конечно, в этом же весь смысл), и анкеты сотрудников собирать, и лимиты на сотрудников устанавливать, и массу другой работы выполнять.
Представители бизнес-сообщества также раскритиковали предложение депутата.
— Это вмешательство в предпринимательскую деятельность, что является нарушением 55 статьи Конституции. С новацией сильно поспешили— сначала нужно было стимулировать привычки людей пользоваться картами и развитие того же эквайринга. Смысл инициативы очевиден — заставить бизнес платить банкам дополнительные средства. Это очередное ограбление коммерсантов, — отметил сопредседатель «Деловой России» Антон Данилов-Данильян.
По мнению руководителя Центра экспертизы и аналитики проблем предпринимательства «Опоры России» Ивана Ефременкова, компании должны самостоятельно выбирать, как им перечислять командировочные сотрудникам — наличными или на банковскую карты.
— Нельзя обязывать небольшие предприятия переходить в этом вопросе на пластик, для них это существенные расходы. Нельзя также сбрасывать со счетов, что в регионах слабое проникновение банковских услуг, не везде есть банкоматы, что создает определенные сложности в оплате проживания и питания. А если сотрудник потеряет карту, то он останется вовсе без средств, — считает он.
Юристы указывают, что новация выгодна исключительно банкирам.
— Введение всеобщей обязанности осуществлять командировочные расходы только через банковские карты, очевидно, выгодно в первую очередь банкам, — отмечает управляющий партнер адвокатской группы «Левченко и партнеры» Данил Левченко. — Банки получат новую услугу, а бизнес — новую обязанность. Крупному бизнесу такая модель работы с командировочными расходами может быть выгодна, поскольку командируемые работники лишаются возможностей махинаций с возмещаемыми расходами, а бухгалтерия предприятия уходит от проблем с последующим отнесением таких расходов на затраты. Однако ничто не мешает таким компаниям уже сейчас использовать эту схему работы с командировочными расходами. Если для крупных предприятий такая инициатива может пройти незаметно, то мелкий и средний бизнес может отнестись к ней негативно, так как она связана с дополнительными расходами. Логично изменить налоговое законодательство в части механизма отнесения командировочных расходов на затраты и отменить обязанность подтверждать командировочные расходы документально — составлением авансового отчета.