IT-стратегии для малого бизнеса

The Cloud (Облачный сервис)

В сравнении с крупным капиталовложением, покупка «облака» может дать малому бизнесу доступ к корпоративным решениям, которые в других условиях доступны только для крупных компаний. В наши дни большинство бизнес-приложений могут быть запущены через «облако».

MedicAnimal, онлайн магазин товаров для животных, сохранил около 10,000 фунтов за год, переместив свой сайт на «облачный» сервер от Rackspace. "Мы росли на 40% каждый месяц, как только начали использовать «облачный сервис». В конце концов, мы поняли, что вкладывать деньги в оборудование – значит держаться лишь на одном уровне, а не планировать рост", сказал Иван Ретзигнас, основатель сервиса и доктор медицинских наук.

Вместо того чтобы платить огромную сумму денег в качестве аванса, Ретзигнас подписал контракт на 1500 фунтов в месяц, который также устранил проблемы с арендой зданий и расходами на техническое обслуживание.

Ретзигнас не верит, что расходы на инфраструктуру являются хорошим инвестиционнием в бизнес. "С точки зрения бизнеса в это не стоит вкладывать деньги, так как инфраструктура слишком быстро обесценивается. И вы в любом случае должны регулярно её обновлять. Сама идея обладать чем-то – очень примитивна. Лично для меня, фактическое обладание техникой не даёт чувства защищённости – наоборот, беспокоит меня ещё больше ".

Удаленный доступ (УД)

УД позволяет сотрудникам обмениваться сообщениями через единую систему, что позволяет предприятиям свободно работать удалённо.

Роберт Мэй, управляющий директор IT-поддержки компании Ramsac, рассказал, что это позволило его компании вести дела в обычном режиме, когда работники застряли дома из-за снегопада в начале этого года. «Подавляющее большинство сотрудников не могут приезжать на работу, но когда они входят в систему, я могу проконтролировать, работают они или нет». Хотя разница цен непринципиальна, УД позволяет сохранить деньги во время простоя, добавил он.

Также удалось сэкономить благодаря сокращению стоимости расходов на техническое обслуживание. "Эта система позволят нам покрывать большие пространства, вы часто сталкиваетесь с тем, что компания, приобретающая телефонную линию, после имеет проблемы со свободным расширением. Но, используя УД, вы можете начать с 20 человек и легко превратить их в 200000", - отметил Мэй.

Open source (Открытое программное обеспечение)

Open source или открытое программное обеспечение - свободное ПО, обладающее специальной лицензией Open source, которая предоставляет пользователям доступ к исходному коду. Это позволяет компаниям, имеющим общую базу информации, разрабатывать свои собственные программы. Согласно опросу, проведенному Accenture, ожидается активное развитие Open source в течение следующих 12 месяцев.

Глен Конибера, коммерческий директор компании, предоставляющей программное обеспечение, Cognitive Match, использует «бизнес-аналитику» при обработке данных для клиентов. Это сохранило компании время, которое было необходимо для создания заказанный проект с нуля, и деньги на покупку уже существующих программ для стандартного программного пакета.

«В Open source вы имеете огромное количество бесплатных тренингов от других пользователей. Все что вам нужно сделать, это зайти на форум и спросить, сталкивался ли кто-то с подобной ситуацией. Если программа обладает большой базой пользователей, вы наверняка найдёте кого-то. Люди готовы потратить своё время, потому что они знают, что если у кого-то из них возникнет проблема, им обязательно помогут», - рассказал он.

Анализатор Pentaho – это одно из приложений программного пакета Pentaho BI Suite. По словам Конибера, он заплатил чуть меньше 20,000 фунтов компании Pentaho за начальное обслуживание и поддержку, тогда как в их районе покупка аналогичного продукта у частной фирмы обошлась бы в шестизначную сумму. "Ключевой момент нашего бизнеса заключается в том, что клиент ожидает хорошего качества и не хочет тратить большую сумму денег. Так что эффективность, как и то, что мы можем помочь нашим клиентом сэкономить, являются важными характеристиками нашей работы ".

VoIP

VoIP обеспечивает голосовую связь через Интернет вместо привычных нам наземных телефонных линий. Кэролайн Уитток, директор охранного предприятия IdentiDot, сократила в два раза телефонные счета, начав использовать VoIP. Ранее компания использовала систему офисных телефонов, в которой следовало набирать '9' для звонка на внешнюю линию, а затем сменила существующую систему на «облачный» сервис VoIP. "Раньше мы тратили около 280 фунтов в месяц за подключение к интернету и телефонные звонки, теперь же около 120, что является большой экономией для такого малого бизнеса, как наш", - заявила она.

CRM («управление взаимоотношениями с клиентами»)

Системы «управления взаимоотношениями с клиентами» систематизируют информацию о клиентах в общей базе данных. CRM-системы могут повысить эффективность групп сбыта, так как они ускоряют поиск и сохраняют информацию о клиентах, определяя приоритеты при покупке и возможности для продажи более дорогого товара.

Мэй из компании Ramsac приобрел приложение Microsoft Dynamics CRM за 30,000 фунтов. "Мы хотели улучшить систематизацию информации и упростить рабочий процесс. Теперь, когда мы назначаем цены, система автоматически информирует об этом наших сотрудников. А также, спустя 11 месяцев после совершения покупки, она напоминает о том, что нужно связаться с клиентом ", объяснил он.

Business Intelligence (Бизнес-аналитика)

Бизнес-аналитика позволяет компаниям обрабатывать данные, например, выручку от продаж, систематизируя её по виду продукции или отделу и составлять описания прошлых, настоящих деловых операций и прогнозировать будущие.

Джеймс Уокер, директор по маркетингу компании нижнего белья Kiniki, используемые «бизнес-аналитику» для обработки данных о клиентах и сокращения расходов на рекламу.

"Наша компания работает вот уже 35 лет и имеет около 600000 клиентов в базе данных. В прошлом не было никакой возможности вычислить модель покупательского поведения. Но теперь мы можем обратиться к данной программе и даже выяснить, кто покупает синее нижнее белье по четвергам, например", - рассказал он.

Раньше компания рассылала рекламу всем клиентам и теряла много денег на печати. Теперь при использовании «бизнес-аналитики» можно определить предпочтения каждого покупателя и всей целевой аудитории. На данный момент система Safewire Arx BI сэкономила компании 35,000 фунтов.

Уолкер заявил, что он сознательно потратил время на изучение системы, как только её установили, иначе компания могла бы утонуть в потоке информации. "Мы поняли, что нам нужно только создать характеристику на каждого покупателя, поэтому нам потребовалось шесть месяцев, чтобы привыкнуть к ней. И до сих пор она не разочаровала нас ", сообщил он.

Видеоконференции

Сокращение транспортных расходов и бесполезной траты времени в процессе переездов может быть особенно полезно, если клиенты компании разбросаны по городу или региону. Видеоконференция позволяет компании оставаться на связи с клиентами, сохраняя при этом приятное впечатление от общения лицом к лицу.

Крис Роук, управляющий директор компании, тестирующей продукцию, имеет возможность общаться по конференцсвязи с клиентами по всему миру. По его словам, расходы, связанные с этой технологией, незначительны, пока есть такие сайты, как Mikogo, предоставляющий бесплатный сервис. "Вместо того, чтобы на всех порах мчаться к клиенту, мы можем работать удаленно. Мы тестировали продукты китайской компании, и, если бы не эта технология, нам пришлось бы потратить около 3000 фунтов на дорожные расходы».

Виртуализация

Эта технология позволяет компаниям управлять большим количеством серверов с одного компьютера. Для фирм, желающих сократить расходы на эксплуатацию техники, но не готовых полностью отказаться от использования серверов, виртуализация – настоящая находка. Согласно опросу от AMI, 31% владельцев среднего бизнеса планируют перейти на виртуализацию. Это сфера для инвестиций, которая будет непременно расти.

Мэй из компании Ramsac сообщил, что данная технология позволило его компании резко сократить расходы: "Это лучший вариант, поскольку виртуализация делает компанию более гибкой ".

Печать и хранение

Печать документов может стоить компании несколько тысяч фунтов. Но малый бизнес может сэкономить деньги, арендуя аппаратуру или покупая энергосберегающие копировальные аппараты с функцией двухсторонней печати.

Хранение информации на электронных носителях также существенно сэкономит деньги. Дэвид Грин, управляющий директор компании Гауэрс, предоставляющей бухгалтерские услуги, сохранил 25,000 фунтов, переместив информацию в Интернет. "Мы купили сканер от Kodak, который позволила компании работать с документацией на компьютере", рассказал он.

Для Гауэрс затраты был минимальными. "Вы можете приобрести систему управления документами, в которой программное обеспечение обновляется ежегодно, но за очень большую цену. Наш сканер стоил около 600 фунтов".

ERP (планирование ресурсов предприятия)

Планирования ресурсов предприятия – это комплексная система, используемая для управления такими показателями предприятия, как финансы, материалы и человеческие ресурсы. Хотя изначально оно являлось программой для крупных организаций, в настоящее время ERP становится все более популярным среди владельцев среднего бизнеса.

Доступно большое количество программных пакетов от Sage, Infor, SAP – но все они довольно сложны в использовании. «Такие востребованные системы, как NetSuite ERP, более доступны для малого и среднего бизнеса», - сообщил Боб Тарзи, аналитик из Quocirca, - "Вы платите взнос за каждого пользователя для доступа к данной технологии, и это снижает стоимость для небольших организаций и позволяет извлечь максимальную пользу: использовать функции управления запасами, планирования, расчета затрат и т.п.".

Есть множество систем и сервисов, которые могут помочь компании сэкономить деньги. Эти примеры показывают, что обратив внимание на небольшие компании в сфере IT технологий, вы можете сохранить деньги и повысить потенциал бизнеса.