"1С:Документооборот" ускоряет взаимодействие подразделений

Компания "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) успешно завершила работы по запуску системы электронного документооборота в сервисной компании "Альянс-Энерджи". "1С:Документооборот 8" позволил вдвое ускорить процесс обработки и согласования документации, а также наладить своевременный обмен данными между региональными подразделениями компании.

"Альянс-Энерджи" – сервисная компания, предлагающая комплексные решения в области мониторинга, эксплуатации, сервисного обслуживания и модернизации энергетических систем предприятий. Компания имеет разветвленную, постоянно развивающуюся сеть филиалов. Головной офис находится в Санкт-Петербурге, а филиалы – в Томской области (г. Стрежевой), Тюменской области (г. Нефтеюганск), Самарской области (г. Отрадный). Работа с большим объемом документов является одним из ключевых бизнес-процессов в "Альянс-Энерджи".

Уже через месяц после открытия сотрудники компании ощутили нехватку единой системы по работе с документами: терялись договоры, затруднялся обмен данными между региональными офисами, затягивалось согласование. Кроме того, руководство "Альянс-Энерджи" решило ввести международную систему менеджмента качества, что увеличило количество документов и усилило нагрузку на сотрудников. Необходимо было в короткие сроки упорядочить большой поток документов, обеспечить их безопасное хранение, а также наладить четкое взаимодействие всех офисов для быстрого согласования и обмена данными.

Инициаторами автоматизации выступили сами сотрудники "Альянс-Энерджи", многие из которых уже привыкли работать в системе электронного документооборота. Партнером по внедрению стала компания "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ). На выбор руководства повлиял опыт компании БИТ в реализации подобных проектов, в том числе при участии нынешних специалистов "Альянс-Энерджи" на прежних местах работы. Для реализации проекта был использован программный продукт "1С:Документооборот", который обладает необходимым функционалом и проверен на практике многими российскими компаниями.

Активная совместная работа специалистов БИТ и "Альянс-Энерджи" позволила внедрить "1С:Документооборот", уложившись в заданные сроки и бюджет. Сейчас в системе работают более 80 пользователей из региональных офисов.

Основные результаты:

1. Ускорилась обработка большого потока договоров. Так как в системе настроены готовые шаблоны для разных типов договоров, то на оформление одного документа у сотрудника уходит около двух минут. Раньше этот процесс занимал в несколько раз больше времени.
2. Между всеми филиалами компании установлен обмен данными в режиме он-лайн. За счет этого вдвое сократилось время согласования внутренних документов. Сотрудники каждого офиса компании "Альянс-Энерджи" вовремя получают информацию о распоряжениях руководства. Это значительно помогает топ-менеджменту в управлении предприятием.
3. Удалось устранить потери документации. Новая система обеспечивает надежное хранение всех данных, распределенных по отдельным папкам. При этом доступ сотрудников к той или иной папке может быть ограничен заданными правами доступа.
4. Интеграция "1С:Документооборот 8" и "1С:Бухгалтерии 8" позволила ускорить взаиморасчеты по договорам и в минимальные сроки проводить оплаты.

В ходе проекта специалисты компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) интегрировали систему электронного документооборота с программным решением "1С:Бухгалтерия 8", что позволило ускорить взаиморасчеты по договорам и в минимальные сроки проводить оплаты.

Александр Рыбников, генеральный директор компании "Альянс-Энерджи" о результатах проекта: "Итоги автоматизации превзошли наши ожидания. Мы не только привели в порядок всю документацию, но и смогли за короткое время построить в молодой компании грамотный и четкий документооборот. Для всех сотрудников ощутимо упростился процесс исполнения и контроля задач, а взаимодействие между всеми подразделениями стало происходить более оперативно".