5 способов, как не допустить выхода ИТ-проектов из-под контроля
Эксперты Silicon.com обнаружили, что перерасход бюджетов побил все рекорды и составил в среднем 200%, при этом в ИТ-секторе в 2-3 раза чаще встречаются проекты, где цены завышены намного больше, чем, например, в строительных компаниях, работающих с похожими крупными инфраструктурными схемами.
К тому же, ИТ-проекты в 20 раз чаще выходят из-под контроля, чем предполагают стандартные модели управления рисками. Исследователи прозвали их "белыми воронами": с ними происходят непредвиденные ситуации огромного масштаба, а ведь риски там очевидны с самого начала.
Профессор Бент Фливбьерг из Оксфордского университета считает, в ИТ-отрасли управлять проектами гораздо сложнее, а риски - гораздо выше. По словам специалистов, это происходит потому, что ИТ-проекты менее материальны, и к тому же они сложнее.
Исторически ИТ находились в руках высших руководителей компании, которые не понимали их стратегической важности, считая их просто служебными программами, что объясняет некоторые риски, связанные с ИТ. Но, к счастью, ситуация меняется. Топ-менеджмент начал понимать, насколько важна роль ИТ во всей организации, и что ими нельзя управлять на низшем уровне, а только на высшем.
Согласно исследованию, и государственный, и частный секторы экономики одинаково рискуют "войти в штопор" из-за неправильного применения технологий. Разница лишь в том, что госсектор получает гораздо больше внимания со стороны масс-медиа, потому что есть закон о свободном доступе к информации.
Однако существует еще риск несостоятельности, поскольку ИТ-проекты реализуются неравномерно. Эксперты не обнаружили ни одного госучреждения, которое бы вышло из бизнеса из-за провального ИТ-проекта, а вот в частном секторе таких компаний оказалось несколько.
Специалисты отметили, что во всех предыдущих исследованиях по ИТ-проектам существование подобных деструктивных "белых ворон" не учитывалось, только возросшие издержки, а это значительно искажает данные. Если вы просто посмотрите на показатели средней производительности, то не увидите там никаких "белых ворон", все выглядит вполне пристойно, ну есть около 30% перерасходов. Но дело вовсе не этом, просто тут не учитывается масса проектов, которые полностью вышли из-под контроля.
Так как менеджерам избежать подобных ситуаций? Для этого, по мнению Фливбьерга, CIO необходимо соблюдать пять несложных правил.
Оцените свой проект
Оценка ИТ-проекта крайне важна, поскольку она позволяет компании понять, плох он или хорош сам по себе, хотя исследование показало, что организации зачастую вообще не умеют оценивать свои проекты.
Без оценки невозможно узнать, каков средний перерасход средств или каковы возможные расхождения. Конечно, это чистой воды статистика, но она необходима. Как только компания пройдет этот этап, будет понятно, что происходит и куда двигаться дальше.
Откорректируйте экономическое обоснование
По данным исследования, экономические обоснования большинства ИТ-проектов "чрезвычайно тенденциозны". Расходы занижены, графики исполнения рассчитаны неправильно, а прибыль, наоборот, преувеличена. Если в вашем экономическом обосновании имеются все эти "перекосы", то совершенно очевидно, что вы будете принимать неправильные решения. Кстати, уже разработаны программы, позволяющие откорректировать экономические обоснования, графики, расходы и показатели возможной прибыли.
Снизьте уровень сложности
Компании часто попадают в одну и ту же ловушку, пытаясь заново изобрести колесо в ИТ, т.е. разработать новый продукт вместо того чтобы воспользоваться уже имеющимся.
Это сектор, в котором главные - технические специалисты. Они хотят получать удовольствие от работы, но продавать стандартный коммерчески доступный продукт им неинтересно, гораздо увлекательнее изобрести что-нибудь новенькое и эффектное. Но стандартная продукция уменьшает уровень сложности.
Еще один способ снизить уровень сложности и не допустить появления "белых ворон" - следует разбить ИТ-проект на легко контролируемые и реализуемые части, и использовать модульные или гибкие подходы к управлению ИТ-проектами.
Уменьшите размер
Главный фактор, который необходимо учесть, если вы не хотите, чтобы проект вышел из-под вашего контроля - это продолжительность проекта. Гораздо важнее не стоимость проекта, а его длительность.
Ограничение продолжительности проекта может значительно снизить риск того, что он выйдет из-под контроля. А проекты, которые превысят этот порог, лишь откроют компаниям путь к непредсказуемому развитию событий. Чем меньше "окно" вы себе оставите, тем меньшему риску вы себя подвергнете. Поэтому, разрабатывая ИТ-проект, постарайтесь соблюсти такую модульную структуру, чтобы каждый модуль был независим друг от друга и был реализован в срок не более 30 месяцев.
Найдите квалифицированного руководителя проекта
Чтобы избежать эффектного ИТ-провала, нужно найти квалифицированного специалиста, который будет курировать ваш проект, т.е. человека с отличным послужным списком, и который сможет вовремя реализовать ИТ-проект, не выходя за рамки заложенного бюджета и с обещанной прибылью.
Если взять человека, который никогда раньше не занимался такими вещами, без соответствующего опыта работы, без рекомендаций, то такой выбор вам может дорого обойтись. Лучше взять на работу квалифицированного архитектора, который хорошо знаком с подобными делами - он знает, как проводить оценку, как корректировать экономическое обоснование, как снизить уровень сложности, как уменьшить размер проекта и умеет использовать гибкие и модульные схемы управления проектами.
К тому же, ИТ-проекты в 20 раз чаще выходят из-под контроля, чем предполагают стандартные модели управления рисками. Исследователи прозвали их "белыми воронами": с ними происходят непредвиденные ситуации огромного масштаба, а ведь риски там очевидны с самого начала.
Профессор Бент Фливбьерг из Оксфордского университета считает, в ИТ-отрасли управлять проектами гораздо сложнее, а риски - гораздо выше. По словам специалистов, это происходит потому, что ИТ-проекты менее материальны, и к тому же они сложнее.
Исторически ИТ находились в руках высших руководителей компании, которые не понимали их стратегической важности, считая их просто служебными программами, что объясняет некоторые риски, связанные с ИТ. Но, к счастью, ситуация меняется. Топ-менеджмент начал понимать, насколько важна роль ИТ во всей организации, и что ими нельзя управлять на низшем уровне, а только на высшем.
Согласно исследованию, и государственный, и частный секторы экономики одинаково рискуют "войти в штопор" из-за неправильного применения технологий. Разница лишь в том, что госсектор получает гораздо больше внимания со стороны масс-медиа, потому что есть закон о свободном доступе к информации.
Однако существует еще риск несостоятельности, поскольку ИТ-проекты реализуются неравномерно. Эксперты не обнаружили ни одного госучреждения, которое бы вышло из бизнеса из-за провального ИТ-проекта, а вот в частном секторе таких компаний оказалось несколько.
Специалисты отметили, что во всех предыдущих исследованиях по ИТ-проектам существование подобных деструктивных "белых ворон" не учитывалось, только возросшие издержки, а это значительно искажает данные. Если вы просто посмотрите на показатели средней производительности, то не увидите там никаких "белых ворон", все выглядит вполне пристойно, ну есть около 30% перерасходов. Но дело вовсе не этом, просто тут не учитывается масса проектов, которые полностью вышли из-под контроля.
Так как менеджерам избежать подобных ситуаций? Для этого, по мнению Фливбьерга, CIO необходимо соблюдать пять несложных правил.
Оцените свой проект
Оценка ИТ-проекта крайне важна, поскольку она позволяет компании понять, плох он или хорош сам по себе, хотя исследование показало, что организации зачастую вообще не умеют оценивать свои проекты.
Без оценки невозможно узнать, каков средний перерасход средств или каковы возможные расхождения. Конечно, это чистой воды статистика, но она необходима. Как только компания пройдет этот этап, будет понятно, что происходит и куда двигаться дальше.
Откорректируйте экономическое обоснование
По данным исследования, экономические обоснования большинства ИТ-проектов "чрезвычайно тенденциозны". Расходы занижены, графики исполнения рассчитаны неправильно, а прибыль, наоборот, преувеличена. Если в вашем экономическом обосновании имеются все эти "перекосы", то совершенно очевидно, что вы будете принимать неправильные решения. Кстати, уже разработаны программы, позволяющие откорректировать экономические обоснования, графики, расходы и показатели возможной прибыли.
Снизьте уровень сложности
Компании часто попадают в одну и ту же ловушку, пытаясь заново изобрести колесо в ИТ, т.е. разработать новый продукт вместо того чтобы воспользоваться уже имеющимся.
Это сектор, в котором главные - технические специалисты. Они хотят получать удовольствие от работы, но продавать стандартный коммерчески доступный продукт им неинтересно, гораздо увлекательнее изобрести что-нибудь новенькое и эффектное. Но стандартная продукция уменьшает уровень сложности.
Еще один способ снизить уровень сложности и не допустить появления "белых ворон" - следует разбить ИТ-проект на легко контролируемые и реализуемые части, и использовать модульные или гибкие подходы к управлению ИТ-проектами.
Уменьшите размер
Главный фактор, который необходимо учесть, если вы не хотите, чтобы проект вышел из-под вашего контроля - это продолжительность проекта. Гораздо важнее не стоимость проекта, а его длительность.
Ограничение продолжительности проекта может значительно снизить риск того, что он выйдет из-под контроля. А проекты, которые превысят этот порог, лишь откроют компаниям путь к непредсказуемому развитию событий. Чем меньше "окно" вы себе оставите, тем меньшему риску вы себя подвергнете. Поэтому, разрабатывая ИТ-проект, постарайтесь соблюсти такую модульную структуру, чтобы каждый модуль был независим друг от друга и был реализован в срок не более 30 месяцев.
Найдите квалифицированного руководителя проекта
Чтобы избежать эффектного ИТ-провала, нужно найти квалифицированного специалиста, который будет курировать ваш проект, т.е. человека с отличным послужным списком, и который сможет вовремя реализовать ИТ-проект, не выходя за рамки заложенного бюджета и с обещанной прибылью.
Если взять человека, который никогда раньше не занимался такими вещами, без соответствующего опыта работы, без рекомендаций, то такой выбор вам может дорого обойтись. Лучше взять на работу квалифицированного архитектора, который хорошо знаком с подобными делами - он знает, как проводить оценку, как корректировать экономическое обоснование, как снизить уровень сложности, как уменьшить размер проекта и умеет использовать гибкие и модульные схемы управления проектами.
Ещё новости по теме:
18:20