В Совете Федерации запущено поточное сканирование документов
1 декабря 2004 года в отделе оформления, выпуска нормативных актов и архива Аппарата Совета Феде-рации введён в опытную эксплуатацию участок поточного сканирования документов. Бумажные документы, зарегистрированные в системе электронного документооборота верхней палаты парламента "ДЕЛО-ТСФ", проходят процедуры сканирования и распознавания. Полученные в результате этого электронные документы в автоматическом режиме заносятся в систему и незамедлительно направляются в соответствующие службы и подразделения Совета Федерации для дальнейшей работы с ними.
Организация участка поточного сканирования документов в Совете Федерации стала возможной на основе инте-грации системы "ДЕЛО-ТСФ", реализованной на базе версии 8.5.3 системы "ДЕЛО" компании ЭОС, встроенной оп-ции FineReader компании Abbyy и сканеров Fujitsu.
Ежегодно в Совете Федерации имеют хождение до 90 тысяч документов. Однако сканированию пока подлежат лишь наиболее важные из них, а именно материалы заседаний: постановления, обращения, заявления, распоряжения, протоколы, выписки из протоколов. Как правило, все они ставятся на контроль в Секретариате Руководителя Аппара-та верхней палаты. Ранее при сканировании бумажных оригиналов сотрудники Совета Федерации, работающие с сис-темой "ДЕЛО-ТСФ", пользовались ручным прикреплением образов документов к регистрационной карточке, что до-вольно трудоёмко по сравнению с поточным сканированием.
В отделе оформления, выпуска нормативных актов и архива 8 человек, каждый из них освоил поточное сканиро-вание. Наибольшая эффективность процесса достигается тем, что функции регистрации документов в системе "ДЕЛО-ТСФ" и непосредственного сканирования разделены.
В ходе регистрации каждого документа печатается реестр его передачи (со штрих-кодом), который укладывается поверх документа. Подготовленные таким образом комплекты в произвольной последовательности закладываются в высокопроизводительный сканер. Материалы автоматически сканируются в двухстороннем режиме и – в виде файлов графических и текстовых форматов – прикрепляются к регистрационным карточкам соответствующих документов системы. В обязанности сотрудников отдела входит также визуальный контроль корректности выполнения процедур ска-нирования и распознавания текстов документов. При этом нет необходимости выверять текст дословно. Файлы ин-дексируются, что позволяет в дальнейшем организовать атрибутивный и контекстный поиск документов по любым известным пользователям системы параметрам.
Бумажные же оригиналы документов направляются по назначению, следуя своими традиционными маршрутами.
Опытная эксплуатация участка поточного сканирования документов продлится до конца года. В дальнейшем же, после анализа её результатов, оценки эффективности процесса и его простоты с точки зрения освоения делопроизвод-ственным персоналом и специалистами технологических служб, будет введён в действие аналогичный участок из 2 рабочих мест (места оборудованы) в отделе приёма, учёта и отправки корреспонденции. Это позволит сканировать все входящие и исходящие документы, которые не являются конфиденциальными. Кроме того, в архиве Совета Федера-ции планируется установить ещё 2 рабочих места поточного сканирования документов – для перевода в электронный вид бумажного фонда верхней палаты.
Организация участка поточного сканирования документов в Совете Федерации стала возможной на основе инте-грации системы "ДЕЛО-ТСФ", реализованной на базе версии 8.5.3 системы "ДЕЛО" компании ЭОС, встроенной оп-ции FineReader компании Abbyy и сканеров Fujitsu.
Ежегодно в Совете Федерации имеют хождение до 90 тысяч документов. Однако сканированию пока подлежат лишь наиболее важные из них, а именно материалы заседаний: постановления, обращения, заявления, распоряжения, протоколы, выписки из протоколов. Как правило, все они ставятся на контроль в Секретариате Руководителя Аппара-та верхней палаты. Ранее при сканировании бумажных оригиналов сотрудники Совета Федерации, работающие с сис-темой "ДЕЛО-ТСФ", пользовались ручным прикреплением образов документов к регистрационной карточке, что до-вольно трудоёмко по сравнению с поточным сканированием.
В отделе оформления, выпуска нормативных актов и архива 8 человек, каждый из них освоил поточное сканиро-вание. Наибольшая эффективность процесса достигается тем, что функции регистрации документов в системе "ДЕЛО-ТСФ" и непосредственного сканирования разделены.
В ходе регистрации каждого документа печатается реестр его передачи (со штрих-кодом), который укладывается поверх документа. Подготовленные таким образом комплекты в произвольной последовательности закладываются в высокопроизводительный сканер. Материалы автоматически сканируются в двухстороннем режиме и – в виде файлов графических и текстовых форматов – прикрепляются к регистрационным карточкам соответствующих документов системы. В обязанности сотрудников отдела входит также визуальный контроль корректности выполнения процедур ска-нирования и распознавания текстов документов. При этом нет необходимости выверять текст дословно. Файлы ин-дексируются, что позволяет в дальнейшем организовать атрибутивный и контекстный поиск документов по любым известным пользователям системы параметрам.
Бумажные же оригиналы документов направляются по назначению, следуя своими традиционными маршрутами.
Опытная эксплуатация участка поточного сканирования документов продлится до конца года. В дальнейшем же, после анализа её результатов, оценки эффективности процесса и его простоты с точки зрения освоения делопроизвод-ственным персоналом и специалистами технологических служб, будет введён в действие аналогичный участок из 2 рабочих мест (места оборудованы) в отделе приёма, учёта и отправки корреспонденции. Это позволит сканировать все входящие и исходящие документы, которые не являются конфиденциальными. Кроме того, в архиве Совета Федера-ции планируется установить ещё 2 рабочих места поточного сканирования документов – для перевода в электронный вид бумажного фонда верхней палаты.
Ещё новости по теме:
18:20