"Единая Европа" внедрила СЭД
"Корус Консалтинг" завершил первый этап автоматизации внутреннего документооборота компании "Единая Европа - Холдинг", дистрибьютора парфюмерии и косметических продуктов.
На первом этапе, завершившимся в конце августа, были автоматизированы процессы осуществления платежей контрагентам и сотрудникам "Единой Европы". Новая система на базе Documentum охватила объединенную бухгалтерию, а также финансовый отдел, бренд-менеджмент и администрацию холдинга.
Заявки на оплату и осуществление платежей формируются сотрудниками компании по факту выставленного счета за оказание услуг, для оплаты командировочных расходов или при покупке товаров для нужд компании. Раньше ситуация выглядела следующим образом: сотрудник составлял заявку, в которой указывал статью и причину расходов, сам проверял, не превышает ли эта сумма лимиты по статьям расходов, а затем отправлял заявку на рассмотрение в бухгалтерию "Единой Европы - Холдинг". "Этот длительный процесс, сильно подверженный человеческим рискам, - объясняет Алексей Семидетнов, менеджер проекта со стороны „Корус Консалтинг“. - Заявка может затеряться, в нее могут вкрасться ошибки - все это тормозит бизнес-процессы компании и расчеты с основными контрагентами. Например, если счет выставляется по факту оказания услуг, от задержек по оплате страдает компания-поставщик услуг, а если договор с поставщиком предусматривает предоплату, то задержки в согласовании заявок вредят компании-заказчику. Иными словами, от ошибок в составлении заявок на оплату, хаотичности процессов их согласования и бюрократизма страдают все".
Решение "Корус Консалтинг", разработанное на базе Documentum для розничных сетей и дистрибуторов, позволило "Единой Европе - Холдинг" избавиться от этих проблем. За несколько месяцев проектной группой, в которую вошли 3 специалиста "Корус Консалтинг", была создана единая инфраструктура из 50 подсистем, связанных информационными потоками посредством платформы Documentum Content Server 5i. Автоматизированы процессы создания, согласования и отклонения заявок на оплату. Система также позволяет контролировать статус исполнения заявки, предоставление в бухгалтерию необходимых документов и согласование плана проведения платежей.
Особенностью проекта стало то, что система автоматизации внутреннего документооборота была интегрирована с ERP-системами "Единой Европы - Холдинг". "Мы провели интеграцию Documentum с „1С:Корпоративные финансы“ и „1С:Бухгалтерия“ для того, чтобы исключить необходимость осуществлять повторный ввод информации, а также для того, чтобы пользователи системы имели доступ к общим справочникам, - говорит Алексей Семидетнов. - Интеграция позволяет автоматически передавать информацию о заявке и ее статусе напрямую из Documentum в „1С“, а из „1С“ в Documentum - периодически обновляемые данные о контрагентах, ЦФО, статьях БДДС и т.д.".
Система дала компании возможность сократить до 15 минут время прохождения платежа от момента составления заявки до платежного поручения и выполнять все функции по заявкам в течение одного рабочего дня. Составление заявки на оплату теперь занимает несколько минут. Расчет лимитов по статьям расходов и заполнение ряда полей производится автоматически, а функция контроля ввода корректных данных, практически исключает возможность ошибок при заполнении формы. Созданные заявки моментально передаются по маршруту согласования, а составитель может проследить статус выполнения заявки и у кого она находится в данный момент. "Система ежедневно формирует отчеты по проходящим заявкам и заносит данные в учетную систему - это исключает возможность потери заявки или ее неисполнения и повышает эффективность работы бухгалтерии", - говорит Алексей Семидетнов.
На первом этапе, завершившимся в конце августа, были автоматизированы процессы осуществления платежей контрагентам и сотрудникам "Единой Европы". Новая система на базе Documentum охватила объединенную бухгалтерию, а также финансовый отдел, бренд-менеджмент и администрацию холдинга.
Заявки на оплату и осуществление платежей формируются сотрудниками компании по факту выставленного счета за оказание услуг, для оплаты командировочных расходов или при покупке товаров для нужд компании. Раньше ситуация выглядела следующим образом: сотрудник составлял заявку, в которой указывал статью и причину расходов, сам проверял, не превышает ли эта сумма лимиты по статьям расходов, а затем отправлял заявку на рассмотрение в бухгалтерию "Единой Европы - Холдинг". "Этот длительный процесс, сильно подверженный человеческим рискам, - объясняет Алексей Семидетнов, менеджер проекта со стороны „Корус Консалтинг“. - Заявка может затеряться, в нее могут вкрасться ошибки - все это тормозит бизнес-процессы компании и расчеты с основными контрагентами. Например, если счет выставляется по факту оказания услуг, от задержек по оплате страдает компания-поставщик услуг, а если договор с поставщиком предусматривает предоплату, то задержки в согласовании заявок вредят компании-заказчику. Иными словами, от ошибок в составлении заявок на оплату, хаотичности процессов их согласования и бюрократизма страдают все".
Решение "Корус Консалтинг", разработанное на базе Documentum для розничных сетей и дистрибуторов, позволило "Единой Европе - Холдинг" избавиться от этих проблем. За несколько месяцев проектной группой, в которую вошли 3 специалиста "Корус Консалтинг", была создана единая инфраструктура из 50 подсистем, связанных информационными потоками посредством платформы Documentum Content Server 5i. Автоматизированы процессы создания, согласования и отклонения заявок на оплату. Система также позволяет контролировать статус исполнения заявки, предоставление в бухгалтерию необходимых документов и согласование плана проведения платежей.
Особенностью проекта стало то, что система автоматизации внутреннего документооборота была интегрирована с ERP-системами "Единой Европы - Холдинг". "Мы провели интеграцию Documentum с „1С:Корпоративные финансы“ и „1С:Бухгалтерия“ для того, чтобы исключить необходимость осуществлять повторный ввод информации, а также для того, чтобы пользователи системы имели доступ к общим справочникам, - говорит Алексей Семидетнов. - Интеграция позволяет автоматически передавать информацию о заявке и ее статусе напрямую из Documentum в „1С“, а из „1С“ в Documentum - периодически обновляемые данные о контрагентах, ЦФО, статьях БДДС и т.д.".
Система дала компании возможность сократить до 15 минут время прохождения платежа от момента составления заявки до платежного поручения и выполнять все функции по заявкам в течение одного рабочего дня. Составление заявки на оплату теперь занимает несколько минут. Расчет лимитов по статьям расходов и заполнение ряда полей производится автоматически, а функция контроля ввода корректных данных, практически исключает возможность ошибок при заполнении формы. Созданные заявки моментально передаются по маршруту согласования, а составитель может проследить статус выполнения заявки и у кого она находится в данный момент. "Система ежедневно формирует отчеты по проходящим заявкам и заносит данные в учетную систему - это исключает возможность потери заявки или ее неисполнения и повышает эффективность работы бухгалтерии", - говорит Алексей Семидетнов.
Ещё новости по теме:
18:20