Новости бизнесаСтатьиНоу ХауАналитикаДеньгиБизнес технологииКурс валют
Главная > Новости бизнеса > Hi-Tech > Как оптимизировать работу с электронной почтой — обсуждение на LinkedIn

Как оптимизировать работу с электронной почтой — обсуждение на LinkedIn

Вторник, 11 октября 2016 г.

Следите за нами в ВКонтакте, Facebook'e и Twitter'e



Пользователь сервиса LinkedIn Бетти Лиу поделилась секретом работы с почтой, которому ее научил знакомый руководитель. В комментариях к записи пользователи соцсети рассказали о своих методах, которые помогают им увеличить продуктивность. Редакция vc.ru выбрала наиболее интересные ответы из дискуссии.

Руководительница компании Radiate Бетти Лиу рассказала о проблеме, возникшей после решения монетизировать свой подкаст. «Я стала очень занятой. Кроме того, количество людей, с которыми мне нужно вести дела, удвоилось. Я не успевала отвечать всем вовремя».

Затем она открыла для себя метод Тома Паттерсона, основателя компании Tommy John, которая производит нательное белье для мужчин: «Он рассказал мне, что по мере роста его бизнеса, количество входящих писем увеличилось со 150 до 400, а деловая переписка стала отнимать большую часть рабочего времени. Тогда он принял простое решение: не отвечать на них. По крайней мере — не сразу».

Паттерсон установил автоответчик: «Обычно я проверяю почтовый ящик два раза в сутки: первый раз до девяти утра, и второй — после пяти вечера. Поэтому скорее всего ответ на ваше обращение задержится. Но если у вас что-то срочное, то вы можете позвонить мне или отправить SMS».

По его словам, результат превзошел все ожидания: «Я стал свободнее, чтобы сфокусироваться на компании и ее стратегии. Я смог снова заняться рабочими делами и стал эффективнее. Кроме того, эта ситуация вынудила меня делегировать полномочия и возможность принимать решения другим сотрудникам». Том Паттерсон

Те вопросы, которые казались срочными, решались сами собой, а по-настоящему безотлагательные дела стали решаться по телефону и занимали не более пяти минут: «Получая сообщение автоответчика, мои адресанты переставали беспокоиться, дошло ли их письмо, не попало ли оно в папку «спам».

По словам Паттерсона, такой подход к организации рабочего времени позволил ему избавиться от «email-зависимости», пишет Лиу: «Остается только догадываться, какой хаос творится в его почтовом ящике в конце дня. Но если он пользуется своим методом уже несколько месяцев, значит система работает».

Публикация Бетти Лиу собрала несколько сотен комментариев, где руководители и сотрудники поделились собственными секретами email-продуктивности. Дэйв Уолцер и другие владельцы небольших компаний упрекнули метод в отсутствии гибкости:

Ситуация такова, что наши клиенты ожидают быстрой реакции на обращения. Кроме того, существуют вопросы, которые требуют нашего прямого вмешательства, как руководителей. Мы не можем перекладывать их на подчиненных. Да, сегодня существует проблема с управлением почтовым ящиком, но здесь требуется более оперативное решение. — Дэйв Уолцер

Глава аутсорс-агентства Mullins Group Час Муллинс отметил, что в этом случае можно бегло изучить текст письма и делегировать задачу компетентному сотруднику: «С одной стороны, это достаточно оперативный подход, с другой стороны, руководителю тем проще принимать решения, чем уже круг задач, требующих его вмешательства».


Консультант по продажам Андрей Дорохов согласился, что около 80% входящей корреспонденции не требует ответа. «Поэтому я держу свой почтовый ящик в чистоте. Я удаляю все ненужное, оставляя только те письма, которые требуют от меня действий».

Такие письма он советует держать на виду, а не раскладывать по отдельным папкам: «Если письмо попадает в папку, значит оно уже отработано и нужно только для архива. В разделе «входящие» у меня лежат только те письма, на которые я не дал ответ. К концу недели я полностью его очищаю». Маршалл Смит

Дорохов и другие предприниматели признались, что чаще всего игнорируют письма, которые не адресованы им напрямую. Маршалл Смит из NASA приучил сотрудников разделять срочные и текущие задачи.

Я сказал своей команде, что ответ на все письма, где я стою в копии они, возможно, получат не раньше, чем через пару дней. Если они не могут принять решение без меня, или считают, что именно я должен ознакомиться с этой информацией, то пусть тогда и пишут мне напрямую.

Кроме того, я попросил их звонить мне, если они собираются написать письмо длиннее одного абзаца. Раньше мне было тяжело с этим бороться, но когда я раз за разом отказывался читать «полотна» текста и говорил людям: «Извините, я не прочитал дальше первого абзаца. Расскажите мне, в чем суть, и впредь не пишите длинные письма», они быстро усвоили это правило.

В моем ящике всего две папки: в одну попадают все письма, где я стою в копии, в другой я храню все те, что предназначаются лично мне. Ее я проверяю часто, и даю ответ как можно скорее. Такой подход экономит нам с сотрудниками массу времени: они не тратят его на написание длинных текстов, я — на их чтение. Все решения принимаются быстро. — Маршалл Смит, старший инженер NASA

По мнению старшего коммьюнити-менеджера Uber Оэна О"Салливана, любые техники управления почтой не должны влиять на баланс между работой и личной жизнью: «Метод Паттерсона хорош, но он предлагает проверять ящик утром и вечером. Зачем тратить на это личное время? Я разбираюсь с почтой тоже дважды в сутки — в первый и последний час на работе».

По словам О"Салливана, ему тоже пришлось потрудиться, чтобы приучить коллег и подчиненных к своему распорядку: «Зато теперь во время обеда никто не спрашивает меня, получил ли я его письмо утром. Если он отправлял его в период с восьми до девяти, значит получил и ответил. Если нет — значит отвечу вечером. Все срочные задачи мы решаем по телефону».

Консультант в области ИТ-безопасности Майк Морган ежедневно обрабатывает от двух до десяти тысяч писем. По его словам, это возможно благодаря механизму фильтрации, которым он пользуется уже двадцать лет: «Система отсеивает мусор и распределяет оставшиеся письма по папкам: письма от компаний идут в одну папку, письма от отдельных людей — в их именную папку. Я настроил сканирование по ключевым словам, поэтому алгоритм отбирает наиболее срочные сообщения».

Следите за нами в ВКонтакте, Facebook'e и Twitter'e


Просмотров: 278
Рубрика: Hi-Tech
(CY)

Архив новостей / Экспорт новостей

Ещё новости по теме:

14: 40
Переиздание Age of Empires выйдет 20 февраля |
14: 20
История New Balance: от ортопедических стелек до миллиардной выручки без рекламы от звёзд |
13: 00
Sony останется на рынке смартфонов, чтобы не пропустить то, что придёт после них |
13: 00
Обновленная Skoda Fabia: первое официальное изображение |
12: 40
Смартфон Honor View 10 научился распознавать пользователей по лицам |
12: 40
Честный обзор операционки MIUI 9 от Xiaomi. Неожиданные выводы |
12: 20
Антимонопольная служба Италии начала проверку компаний Apple и Samsung, связанную с замедлением смартфонов |
12: 20
Полицейские пытались выписать штраф слепленному из снега автомобилю |
11: 40
Samsung анонсировала 860 SSD EVO Series с памятью 3D V-NAND для массового потребителя |
11: 40
Китайцы сделали свой iPhone X с вырезом и двойной камерой |
11: 20
Ferrari выпустит электрический суперкар, чтобы составить конкуренцию Tesla |
11: 00
Samsung запатентовала смартфоны с дырками в дисплее |
11: 00
Обновленный контроллер Xbox Elite получит поддержку Windows 10 и разъем USB-C |
18: 00
Зачем новому iPhone требуется USB-C? Есть причины |
18: 00
Мозги джазовых и классических пианистов работают по-разному |
18: 00
Дрон спас двоих подростков посреди бушующего моря |
17: 20
В прошлом году в мире на мобильные приложения было потрачено 86 млрд долларов |
17: 20
TomTop снижает цену на брутальный смартфон Blackview BV9000 Pro с Face ID |
17: 20
Смартфон AllCall Mix2 наделили современным дизайном и возможностями |
17: 00
Nintendo выпустит картонные конструкторы для консоли Switch |
16: 40
Samsung и LG договорились о поставке гораздо большего количества телевизионных ЖК-панелей |
16: 20
Рынок технологий умных городов будет расти на 11% в год |
16: 20
Motorola готовится к релизу Moto X5 в стиле iPhone X |
16: 20
Пятисантиметровый космический телескоп начал следить за молодой экзопланетой |
16: 20
Частота процессора AMD Ryzen 5 2600 будет на 200 МГц выше, чем у Ryzen 5 1600 |
15: 40
Как исключить влияние ГМО на экологию: генетические эксперименты |
15: 40
Черная дыра, «скрытая» звездами |
15: 40
Почему техника Apple ненавидит влажные страны |
15: 40
Как сломать вертолет прямо на вертолетной площадке |
15: 20
YouTube пообещал удалять видео с поедателями капсул для стирки Tide |
15: 20
Новый троян для Android способен слушать вас и читать сообщения в WhatsApp |
Новости бизнесаСтатьиНоу ХауАналитикаДеньгиБизнес технологииКурс валют
Rating@Mail.ru
Условия размещения рекламы

Наша редакция

Обратная связь

RosInvest.Com не несет ответственности за опубликованные материалы и комментарии пользователей. Возрастной цензор 16+.

Ответственность за высказанные, размещённую информацию и оценки, в рамках проекта RosInvest.Com, лежит полностью на лицах опубликовавших эти материалы. Использование материалов, допускается со ссылкой на сайт RosInvest.Com.

Skype: rosinvest.com (Русский, English, Zhōng wén).

Архивы новостей за: 2017, 2016, 2015, 2014, 2013, 2012, 2011, 2010, 2009, 2008, 2007, 2006, 2005, 2004, 2003